Такие инструменты, как Slack и Microsoft Teams, были на подъеме ещё до глобальной пандемии; ну а теперь они стали неотъемлемой частью информационного взаимодействия сотрудников крупных организаций, независимо от того, работают ли те в офисе, на дому или в смешанном режиме.
Несмотря на множество преимуществ этих новых коммуникационных платформ, у них имеется и немало недостатков, особенно когда речь идет об обеспечении сохранности и сбора данных в ходе расследований и судебных разбирательств.
Технологии непрерывно эволюционируют и применяются всё шире. В результате у организаций нет уверенности в том, к чему им следует готовиться, или как им следует управлять данными, создаваемыми в рамках совместной работы. То же самое касается можно сказать и о судах. Насколько они на данный момент понимают особенности таких данных?
Три проблемы, связанные с создаваемыми в рамках совместной работы данными и э-раскрытием
Первая проблема связана не с самой технологией, а с тем поведением, которому она способствует. Обмен сообщениями на платформах для совместной работы характеризуется повышенной степенью неформальности. Это новый аналог разговоров во время чаепития на всё более дистанционном рабочем месте. Однако неформальность может привести к тому, что сотрудники будут менее осмотрительны в своих сообщениях, - и это может нанести ущерб репутации организации, если такие сообщения когда-либо станут достоянием общественности. Совет о том, что Вы никогда не должны писать ничего такого, что Вы не захотели бы услышать прочитанным в суде, применим к чату так же, как к служебным запискам и электронным письмам. Но когда Вы отвечаете на сообщения, используя смайлики, GIF-файлами и мемы, помнить об этом совете становится труднее.
Вторая проблема связана с тем, как крупные организации управляют создаваемыми в рамках совместной работы данными на этапах процесса э-раскрытия. Эти сообщения не похожи на электронную почту. Они неструктурированы, и обмен ими может идти по нескольким каналам. Также может быть сложно определить, кто в этом случае является ответственным хранителем. Хорошо известные операции поиска, сортировки и отсеивания также выглядят несколько по-новому. Если отложить эти, казалось бы, рутинные процессы до того момента, когда судебное разбирательство становится неизбежным (и когда, в соответствии с законодательством США, у организации возникает обязанность обеспечить сохранность, а впоследствии и раскрытие относящихся к спору электронных материалов – Н.Х.), то юридическим группам придётся ломать голову над тем, как обрабатывать огромными массивы создаваемых в рамках совместной работы данных.
Наконец, само определение «совместной работы» становится более широким, заставляя специалистов по э-раскрытию постоянно отслеживать используемые их организациями облачные SaaS-инструменты. Помимо Teams и Slack, многие организации сейчас сотрудничают на таких платформах, как Jira, Confluence, Trello и Asana, при этом постоянно появляются новые платформы и функциональные возможности. Разнообразие новых инструментов для совместной работы может создать еще более специфические для конкретных ситуаций сложности, когда речь идет о создаваемых ими данных.
Как организации могут решать проблемы, связанные с данными, создаваемыми в рамках совместной работы
Создание защитимых политик стратегического управления данными - отличный первый шаг в управлении растущими объемами и распространением создаваемых в рамках совместной работы данных до начала судебного разбирательства. Организации должны стремиться к введению практичных, гибких и простых для понимания политик управления данными, позволяющих людям привыкнуть к новым политикам заранее, а не в середине судебного разбирательства.
Еще одним шагом является использование защитимых инструментов обеспечения сохранности и сбора электронных материалов. Когда дело доходит до э-раскрытия, одной из самых больших проблем, связанных с ростом объёмов создаваемых в рамках совместной работы данных, является избыточное раскрытие. В отсутствие возможности фильтровать сообщения или каналы не относящиеся к делу сообщения, привилегированные сообщения (т.е. те которые не требуется раскрывать ввиду того, что их конфиденциальность защищена законом – например, адвокатской тайной – Н.Х.), а также слишком неформальные и ненужные сообщения, которые часто загромождают каналы совместной работы, в конечном итоге направляются группам проверки и отбора, - что является делом дорогостоящим и трудоемким. не говоря уже о том, что добавляется дополнительный риска для неприкосновенности частной жизни вследствие ненужной отправки данных компании за пределы организации.
Несмотря на эти проблемы, инструменты для совместной работы никуда не денутся - на самом деле, они по-прежнему находятся «на подъёме». С расширением платформ для совместной работы корпоративным юридическим группам необходимо научиться справляться с увеличением объемов и «расползанием» контента создаваемых в рамках совместной работы данных, поскольку они распространяются по различным системам, - а также научиться тому, как обеспечивать сохранность, сбор и представление этих данных в рамках э-раскрытия, и желательно раньше, чем позже. В конце концов, Вам же не хочется учиться тому, как управлять огромными объемами новых источников данных, в разгар связанного с серьёзными последствиями расследования или судебного дела…
Джим Гилл (Jim Gill)
Источник: блог компании Hanzo
https://www.hanzo.co/blog/challenges_with_collaboration_data_and_the_ediscovery_process
Комментариев нет:
Отправить комментарий