Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме

Минюст России приказом от 14 декабря 2022 года №397 утвердил «Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам», который вступил в силу с 11 января 2023 года.
 
Содержание документа: 

I.    Хранение нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной системе нотариата

II.    Технические требования к форматам электронных нотариальных документов и электронных образов нотариальных документов

III.    Использование квалифицированной электронной подписи при хранении электронных нотариальных документов и электронных образов нотариальных документов

IV.    Доступ к нотариальным документам в электронной форме, электронным образам нотариальных документов

V.    Обеспечение неизменности и целостности переданных на хранение в ЕИС электронных нотариальных документов и электронных образов нотариальных документов, использование квалифицированной электронной подписи при их хранении

Нотариальный документ, созданный в электронной форме (электронный нотариальный документ), считается переданным на хранение в единую информационную систему нотариата (ЕИС) после подписания усиленной квалифицированной электронной подписью (п.1):

• нотариуса (нотариусов);
  
  
• лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса,

и внесения сведений в реестр ЕИС в соответствии с «Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок», утвержденным приказом Минюста России №225 от 30.09.2020 года.
 
Копия нотариального документа на бумажном носителе, содержащегося в номенклатурном деле, хранится в составе записи ЕИС в виде электронного образа (электронный образ нотариального документа) (п.2).

До передачи электронного образа на хранение в ЕИС нотариус заполняет сведения о передаваемом документе в соответствующей записи ЕИС, включающей его электронный образ, подписанный УКЭП нотариуса (п.3).

Электронный образ считается переданным на хранение в ЕИС после подписания его УКЭП нотариуса или работника нотариального архива нотариальной палаты субъекта РФ (п.4).

Работник архива заполняет сведения о передаваемом документе в соответствующей записи ЕИС, включающей его электронный образ, подписанный УКЭП работника архива, и присоединяет доверенность, подтверждающую полномочия работника архива, в машиночитаемой форме в формате XML, подписанной УКЭП лица, имеющего право без доверенности действовать от имени нотариальной палаты (п.5).

Запись ЕИС должна содержать следующие сведения о нотариальном документе (п.6):

• Регион совершения нотариального действия;
  
  
• Реестровый номер;
  
  
• Дату совершения нотариального действия;
  
  
• Индекс номенклатурного дела;
  
  
• Фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса или наименование государственной нотариальной конторы;
  
  
• Вид нотариального действия;
  
  
• Сведения о заявителе, от имени или по поручению которого совершено нотариальное действие (при наличии в нотариальном документе):
  
  
• Физическом лице - фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, страховой номер индивидуального лицевого счета;
  
  
• Об индивидуальном предпринимателе - фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя;
  
  
• О юридическом лице - полное наименование в соответствии с нотариальным документом, основной государственный регистрационный номер или идентификационный номер налогоплательщика, регистрационный номер юридического лица в стране его регистрации (для иностранного юридического лица или международной организации, имеющей права юридического лица);
  
  
• Электронный образ нотариального документа.

Копии нотариальных документов на бумажном носителе, содержащихся в наследственном деле, в виде их электронных образов хранятся в составе записи о наследственном деле ЕИС (п.7).

Запись о наследственном деле ЕИС должна содержать (п.8):

• Уникальный регистрационный номер наследственного дела, присвоенный в соответствии с Порядком ведения реестров ЕИС;
  
  
• Электронные образы нотариальных документов, подписанные УКЭП нотариуса или работника архива.

При принятии на хранение наследственного дела, не внесенного в реестр наследственных дел ЕИС, работник архива его регистрирует реестре и заполняет сведения о принятом наследственном деле (п.9).
 
Технические требования к форматам электронных нотариальных документов и электронных образов нотариальных документов
 
Электронный нотариальный документ изготавливается нотариусом в соответствии с «Требованиями к формату нотариально оформляемого документа в электронной форме», утвержденными приказом Минюста России №227 от 30.09.2020 года (п.10).

Электронный образ должен обеспечивать визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1 (п.11), он формируется в виде одного файла в формате PDF/A (п.12).

Если нотариальный документ состоит из двух и более страниц, его электронный образ формируется в виде одного многостраничного электронного файла.

Сканирование нотариального документа, созданного на бумажном носителе, производится с разрешением 300 dpi (точек на дюйм) в оттенках серого цвета, глубина цвета 8 бит на пиксель (п.13).

Мой комментарий: Обращаю внимание на то, что в электронном архиве нотариата хранятся только нотариальные документы, а вся остальная документация, связанная с осуществлением нотариальных действий, в этом архиве размещаться не будет - он будет храниться только на бумажных носителях.

Все эти документы подписываются усиленными электронными подписями и имеют весьма длительные сроки хранения.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=434520