Системы структурированных данных существуют у нас в течение последних 50 лет (если не дольше). Мы же, как представители профессии специалистов по управлению документами, всё ещё делаем вид, что эти системы не являются документными
Мой комментарий: Напомню, что в современной терминологии, продвигаемой ИСО, к документным относятся любые системы, создающие/получающие документы и управляющие ими, будь то деловые информационные системы или специализированные системы для управления документами:
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь»
3.4.4. Документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение установленного периода времени.
Как подобная точка зрения соотносится с точками зрения других профессиональных групп?
- Скажут ли деловые люди: «Мы не можем полагаться на эту систему управления финансами, ведь это структурированные данные»?
- Скажут ли адвокаты судье «это не доказательства, - это структурированные данные»?
- Скажут ли банкиры: «О нет, мы не должны Вам этих денег, ведь наша основная банковская система использует структурированные данные»?
- Скажут ли государственные служащие: «Я не буду принимать решение на основании этого - наша система управления запросами на оказание услуг использует структурированные данные»?
А вот скажут ли специалисты по управлению документами, что «это не документная система - она использует структурированные данные»? Да, именно так мы и поступаем. Почему?
Лично я считаю, что подобное отношение демонстрирует одно из основных ограничений управления документами и того, для чего он было создано.
В сфере управления документами неявно предполагается, что сотрудники организации будут выполнять свою работу, а затем служба управления документами возьмёт на себя ответственное хранение продуктов этой работы и будет управлять ими таким образом, чтобы впоследствии их можно будет найти. Так было в течение тысячелетий. Однако сейчас тот мир, в котором для этого нужны были специальные люди, на самом деле больше не существует.
В большинстве случаев сотрудники сами размещают свои документы в системе, которая обеспечивает их ответственное хранение, - и делают это с удовольствием.
Когда-то давным-давно им, возможно, им было спокойнее отдавать результаты своей работы под контроль служб управления документами - такое ответственное хранение документов даёт определенное ощущение надёжности и безопасности. Однако теперь, как мне кажется, большинство сотрудников чувствуют себя вполне комфортно только тогда, когда они могут передать контроль над своим продуктом той системе, которую они организовали сами.
Вне зависимости от таких ощущений, деловые системы (любого вида) просят своих создателей пойти гораздо глубже, чем это когда-либо делали службы управления документами. Разработчикам деловых систем приходится «погружаться» вплоть до той работы, которую сотрудники выполняют, и именно до тех данных, которые им нужны для эффективного выполнения и управления этой работой, а также поддерживать управление ходом исполнения этой работы и управление потоками работ во времени и между сотрудниками.
Иными словами, в деловых системах для создающих систему людей бесспорно самым важным является контент. В системах же управления документами главным является контейнер и его структура.
Проблемой для нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.] является то, что в подавляющем большинстве случаев самые большие риски и самые большие возможности по повышению эффективности и производительности связаны с определением качества контента и с управлением им.
Качество «ведра», в которое помещается контент, по большей части не имеет значения - или имеет значение в течение очень короткого периода времени, когда у большинства сотрудников ещё не «перегорело» желание действительно использовать документную систему.
Таким образом, имеется огромный разрыв между имеющимися у нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.] знаниями и навыками работы с документами, и теми знаниями и навыками работы с документами, которые требуются нашим организациям.
Коротко говоря, у нас есть знания и навыки управления документами, а в то же время проектировщики деловых систем уделяют повышенное внимание управлению документами - потому что та точка, в которой документируются информация и знания, даёт наибольшие возможности повлиять на качество документов, а повышение качества документов - это самая большая возможность для повышения эффективности и производительности.
Для меня это – следующий, критически-важный для управления документами вопрос: нужно, чтобы в сферу нашей деятельности, в наш «репертуар» были включены деловые системы.
Это одновременно и большое изменение, и очень маленькое. Нам просто нужно сместить фокус с управления документами (record management) на захват и хранение документов (record-keeping).
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/whats-your-records-system-repertoire
Комментариев нет:
Отправить комментарий