пятница, 17 августа 2018 г.

Беседы об управлении документами, эпизод 1: Масштабы и сложность, с Джоном Шериданом, часть 2


(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2018/08/1-1.html )

Касси Финдлей: И, как я полагаю, на фоне этого хаоса и сложности есть потрясающие возможности - в плане выстраивания взаимоотношений между документами и действующими лицами. В то же время этот хаос создает проблемы для наших существующих практик архивного описания и для наших инструментов управления. Есть ли смысл рассматривать в качестве частичного решения подход, при котором осуществляется лишь высокоуровневое описание, который не мешает проявлениям сложности и использует для анализа и изучения документов инструменты, отличающиеся от традиционных инструментов поиска - или же Вы собираетесь довести архивное описание до уровня отдельных документов и их составных частей?

Джон Шеридан: Архив должен предоставлять пользователям документов, наряду с ними, также и определенный контекст, с тем, чтобы пользователь мог получить представление об их доказательной ценности, основываясь на сведениях о создателе документов, на том, что делал создатель документов в момент их создания, на сведениях о дальнейшем управлении документами, о том, какая использовалась система управления документами - всё это имеет важнейшее значение, и это ключ к получению отдачи от деятельности архива, в том числе электронного.

Подходы и стандарты, которыми мы располагает для этого, являются, я бы сказал, очень сильно устаревшими. Стандарты архивного описания типа ISAD[G] и их воплощение в технологической форме, в виде форматов обмена, кодированного архивного описания – весь этот комплекс средств, с помощью которых архивы предоставляют контекст, - на практике служит нам плохо, и это в основном потому, что мы используем подходы к архивному описанию, которые хорошо работали для физических документов. Когда мы применяем их к электронным документам, они уже работают не столь хорошо.

Поэтому нам нужно освободиться от устаревших подходов, но мы по-прежнему должны быть в состоянии дать ответ пользователям документов на ключевые вопросы: Кто создал этот документ? В рамках какой деятельности? Как осуществлялось управление этим процессом? Что из себя представляла данная часть системы? Отличие в том, что ответ уже не будет даваться исходя из первоначального положения документов в иерархическом справочнике (типа номенклатуры дел – Н.Х.). Это не будет и не должно выглядеть таким образом. Будет нечто более гибкое, что-то больше похоже на модель данных в виде графа, чем на иерархическую модель, скорее ориентированное на данные, чем на текстовое описание. Наша способность, как Вы говорили, проводить вычисления над документами, означает, что мы будем постоянно активно проводить вычисления надо всеми электронными коллекциями, которые у нас есть - мы будем постоянно выявлять новые связи между документами.

Ещё одна особенность, открывающая для электронных архивов необычайные возможности, заключается в том, что электронные государственные документы сосуществуют одновременно со «всемирной паутиной», представляющей собой глобально развернутую информационную инфраструктуру, которая сама также архивируется, - соответственно, для электронного архива появляется ранее не существовавшая возможность сопоставления с прочими известными и доступными в мире знаниями. Если же электронный архив сам размещается во всемирной паутине, он сам становится частью этой глобальной информационной инфраструктуры, которая в значительной степени заархивирована.

Я думаю, например, о соединении и сопоставлении переписки по электронной почте в 1997 году в рамках принятия ключевого решения правительством Великобритании. Как раз в 1997 год Би-би-си открыла свой веб-сайт, и до сих пор Вы можете увидеть новости, которые Би-би-си представляла в 1997 году. Таким образом, Вы можете сравнить то, что политики говорили в интервью Би-би-си или что сообщалось в Интернете в 1997 году со ссылкой на их слова, и использовать эти материалы как часть контекста для их внутренней переписки по тому же вопросу или же для справочной записки, которую они, возможно, получили накануне интервью, - т.е в качестве контекстной информации для материалов, относящихся к числу государственных электронных документов.

Это совершенно новая возможность и, опять же, это наш новый подход к тому, как мы предоставляем контекст - мы проектируем свои процессы таким образом, чтобы поддерживать такие сопоставления и связи, тем самым поддерживая нечто гораздо более гибкое по сравнению с традиционных подходом, который реализовывался через жесткий иерархический справочник. Это наш «приз». Проблема в том, что предстоит ещё пройти долгий путь от того места, где мы находимся, и мы бы не хотели, говоря словами поговорки, выплеснуть воду вместе с младенцем. Мы стремимся предпринять усилия для практической реализации некоторых из этих возможностей, но одновременно мы будем сохранять интеллектуальный контроль над нашей коллекцией и способность дать ответ на самые основные вопросы, связанные с архивным контекстом.

Мы довольно многое сказали об этом в наших руководствах по каталогизации изначально-электронных документов, но это пока в основном незаконченная работа, и я полагаю, что электронным архивам всего мира предстоит поработать в данной области и использовать намного более радикальные подходы. Нам же придется много поработать над этим в течение следующего десятилетия. Нам ещё предстоит очень долгий путь, прежде чем мы придём к той практике архивного описания и контекста, которая нам нужна. Думаю, что с точки зрения Национальных Архивов, мы сейчас публично заявляем: «Жить по-старому невозможно. Эти подходы больше не будут работать. Их невозможно масштабировать. Они не смогут удовлетворить потребности пользователей, и не дадут нам реализовать возможности, которые существуют в настоящее время». Архивный контекст по-прежнему играет ключевую роль, но мы должны теперь двигаться дальше и переосмыслить его, и мы пытаемся сделать это, в значительной степени действуя в открытую. Именно поэтому мы ведем блоги и столь открыто говорим о ряде наших идей.

Следующий эпизод бесед: Кассии Финдлей будет говорить с Джоном Шериданом об экспериментах с блокчейном и проекте ARCHANGEL.

Беседу вела Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Источник: сайт «Recordkeeping Roundtable»
https://rkroundtable.org/2018/08/01/recordkeeping-roundcasts-episode-1-scale-and-complexity-with-john-sheridan/ 

Комментариев нет:

Отправить комментарий