пятница, 3 августа 2018 г.

Новое старое «Примерное положение об экспертной комиссии организации»


Приказом Росархива от 11 апреля 2018 года № 43 утверждено «Примерное положение об экспертной комиссии организации». Читая данный документ, не сразу понимаешь, в каком веке мы живем, особенно если его сравнить с «Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденным приказом № 2 Государственной архивной службы России от 19 января 1995 года.
Экспертная комиссия организации (ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации (п. 2).

Мой комментарий: В большинстве коммерческих организаций ни о какой «методической работе» комиссии говорить не приходится, поскольку основной вид её деятельности – это согласование актов о выделении документов на уничтожение. Понятно, что бывают исключения, но встречаются они нечасто и в основном в крупных организациях. Методическая работа, если таковая ведется, как правило, ложится на специалистов по управлению документами и архивистов.

Первый вопрос, который возникает при изучении этого документа, касается того, все ли организации обязаны создавать экспертные комиссии, или без этого совещательного органа «при руководителе организации» можно прожить. Положение никак не разъясняет этот вопрос, и он повисает в воздухе.

При этом упоминается, что организации, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, положение о своей ЭК должны еще и согласовать с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями (п.4).

Мой комментарий: Это не первый нормативно-правовой акт, регламентирующий работу экспертных комиссий. Приказом Росархива от 19 января 1995 года № 2 было утверждено «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». Примерное положение 1995 года четко говорит о том, что создавать ЭК должны только организации «относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации», но ЭК «могут создаваться в учреждениях, не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России» (п.1.1). Кстати говоря, этот нормативно-правовой акт до сих пор действует и не отменён.

Много недоумения вызывает п.4, определяющий состав ЭК:
Примерное положение об экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 года №43)

4. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации.
В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).
Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.
Возглавить экспертную комиссию должен один из заместителей руководителя организации. Что делать тем несчастным организациям, у которых нет в наличии ни одного заместителя руководителя (да, да у нас такие имеются, и в немалом количестве!). Срочно вводить эту должность в штатное расписание? А зачем организациям, которые не являются источниками комплектования ни государственного, ни муниципального архива, включать в состав своих ЭК представителей архивов?

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции (п.6):
  • Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.

  • Рассматривает и принимает решения о согласовании:

    • Описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

    • Перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

    • Описей дел по личному составу;

    • Описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

    • Номенклатуры дел организации;

    • Актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

    • Актов об утрате документов;

    • Актов о неисправимом повреждении архивных документов;

    • Предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

    • Проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.
Мой комментарий: Что касается работы экспертной комиссии над сроками хранения, то получается, что любая экспертная комиссия любой организации страны имеет теперь право направить в Росархив на согласование срок хранения любого документа, при условии, что ему не установлен срок хранения законами, подзаконными нормативно-правовыми актами и перечнями. Интересно, а реально готов ли Росархив к тому, что сотни тысяч экспертных комиссий могут воспринять данные положения всерьёз и начать посылать ведомству свои предложения об установлении сроков хранения?

Вся остальная работа ЭК связана с взаимодействием с экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и архивных органов:
  • Представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение (п.6.3);

  • Представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации (п.6.4);

  • Представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов (п.6.5).
Мой комментарий: Получается, что это должны делать все ЭК, даже тех организаций, которые не являются источниками комплектования!

Что касается организации работы комиссии, то предусмотрено проведение только очных заседаний (раздел 4), что совершенно не отвечает современных деловым процессам в организациях, где значительная часть вопросов решается он-лайн, по электронной почте или в системе электронного документооборота.

Мой комментарий: В общем, как-то всё это печально и грустно… Мой опыт работы в коммерческих организациях, да и общение с коллегами показывают, что, как правило, экспертная комиссия просто штампует те документы, которые она должна согласовать и одобрить. Основная тяжесть работы по экспертизе ценности ложится на плечи специалистов по управлению документами и юристов, поскольку речь в первую очередь идет не об отборе документов на постоянное хранение, а об их своевременном уничтожении. Главная задача – как можно раньше на законных основаниях уничтожить все те документы, которые самой организации больше не нужны, и дальнейшее хранение которых чревато неоправданными расходами и правовыми рисками.

Соответственно, функцию ЭК, заключающуюся в том, что она «совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации» (п.6.7) можно считать не более чем мечтой…

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_300357/

Комментариев нет:

Отправить комментарий