четверг, 16 августа 2018 г.

Беседы об управлении документами, эпизод 1: Масштабы и сложность, с Джоном Шериданом, часть 1


Данная заметка авторитетного австралийского специалиста Касси Финдлей (Cassie Findlay) была опубликована 1 августа 2018 года на сайте дискуссионной группы «Круглый стол по вопросам управления документами» (Recordkeeping Roundtable).

Добро пожаловать в раздел «Бесед об управлении документами» (Recordkeeping Roundcasts), предлагающий аудиозаписи бесед с интересными людьми, которые занимаются интересными вещами.

В данном первом эпизоде представитель нашей дискуссионной группы «Круглый стол по вопросам управления документами» (Recordkeeping Roundtable) Касси Финдлей (Cassie Findlay), беседует с директором по электронным технологиям Национальных Архивов Великобритании Джоном Шериданом (John Sheridan – на фото) о проблемах масштаба и сложности, встающих в сфере управления электронными документами. Чтобы лучше понять эту беседу, посмотрите предварительно «Электронную стратегию» Национальных Архивов Великобритании, опубликованную в мае 2017 года, см. http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/the-national-archives-digital-strategy-2017-19.pdf

Мой комментарий: аудиозапись доступна на странице по адресу https://rkroundtable.org/2018/08/01/recordkeeping-roundcasts-episode-1-scale-and-complexity-with-john-sheridan/

Касси Финдлей: Замечательно, что у меня появилась возможность поговорить с Джоном Шериданом из Национальных Архивов Великобритании. Большое Вам спасибо за согласие обсудить со мной ряд интересных тем.

Джон Шеридан: Я с огромным удовольствием воспользуюсь данной возможностью поговорить обо всех этих замечательных вещах, о которых нам следует подумать.

Касси Финдлей: Да, я с огромным интересом прочитала опубликованную в прошлом году «Электронную  стратегию» Национальных Архивов Великобритании, а также ряд других материалов на блоге [Национальных Архивов], в которых затронуты многие вопросы, интересующие как меня лично, так и моих австралийских коллег – участников «Круглого стола по вопросам управления документами», и поэтому сегодня я хотела бы углубиться в некоторые из этих проблем.

Должна признаться, выбрать темы было довольно сложно, поскольку наша беседа могла бы пойти по нескольким направлениям, - но, наверное, начну я с вопроса, который в широком смысле касается масштабов и сложности. В «Электронной стратегии» Национальных Архивов Великобритании упоминается вопрос передачи и ввода в электронный архив электронных документов, и содержится обязательство стандартизировать и упростить процесс передачи, при этом говорится об электронном интерфейсе самообслуживания для государственных органов, который бы автоматизировал регистрацию, передачу и ввод в архивную систему новых документов. Также упоминаются изменения в порядке описания электронных документов и более умное использование метаданных.

Так что мой вопрос к Вам, - с учетом того, что я сама поработала в очень проблемной и сложной сфере приема электронных документов на архивное хранение, их ввода в архивную систему и обеспечения долговременной сохранности, - следующий: Это всё замечательные цели, но есть ли пределы тому, что реально возможно достичь в этом отношении? И если да, то где они пролегают?

Джон Шеридан: Отличный вопрос. Естественно, такие пределы существуют. Чтобы дать Вам определенное представление о том, как мы пришли к текущему положению дел, скажу, что мы архивируем электронные документы уже лет 15, и как следствие мы используем уже третье поколение инфраструктуры электронных документов и электронной архивной системы.

Таким образом, у нас накопилось довольно много опыта относительно того, что необходимо для управления сложными разнообразными документами, которые производятся органами правительства; что необходимо взять на архивное хранение и сделать доступным, - и наши процессы до настоящего времени были весьма, я бы сказал, вручную выстроенными.

Каждый набор материалов выглядел совсем по-другому, с каждой EDRM-системой управления документами и контентом, из которой мы могли бы взять документы, возникали свои проблемы; управление базами данных сильно отличается от управления электронной почтой из EDRM-системы, которое, в свою очередь, сильно отличается от управления, например, набором материалов на общем диске.

Мы пытаемся уйти от уникальных для каждого случая решений и создать ситуацию, в которой мы по существу делаем передачу на архивное хранение электронных документов общедоступной услугой. Это то, что мы могли бы делать просто, легко и эффективно. Сейчас мы стремимся выяснить, какие элементы процесса передачи электронных документов в архив создают серьёзные трудности, - и вариативность первоисточников, коллекций, а также проблемных вопросов, с которыми мы сталкиваемся при попытке ввода материалов в электронный архив, безусловно, являются одной из таких проблемных областей ...

Это создает для нас довольно много проблем, в частности, в таких вопросах, как согласованность метаданных. Поэтому часть наших усилий связана с созданием системы передачи на архивное хранение, которая будет намного более «терпимой» в отношении располагаемой нами информации о документах - поскольку мы знаем, что одним из наиболее существенных рисков, которыми мы можем управлять, является риск долговременной сохранности; и для понимания того, что собой представляет коллекция электронных материалов, для возможности эффективно управлять этим риском, нам нужно включить эти материалы в архивную систему и принять активные меры по обеспечению их сохранности (имеются, в первую очередь, такие меры, как отслеживание устаревания форматов и программного обеспечения, проведение конверсии/миграции и т.п. – Н.Х.).

В результате встаёт вопрос об автоматизации создания метаданных, а также о том, чтобы проявлять больше терпимости в отношении точности информации и в плане наших ожиданий от имеющейся информации. Поэтому, если, например, речь идёт о дате создания, Вы можете либо жить в мире, в котором Вы безусловно требуете наличия абсолютно точной даты создания документа – либо в мире, где достаточно в разумной степени правдоподобных сведений. Первый подход достаточно высоко устанавливает планку в мире, где документы, с которыми Вам приходится иметь дело, регулярно содержат [в метаданных – Н.Х.] дату, которая, как Вы знаете, не может быть верной.

Итак, как насчет подхода к использованию имеющихся метаданных, в рамках которого признается различная надежность этих метаданных, - скажем, даты создания, -  и Вы принимаете решения с учетом возможных вариаций в качестве данных, а не пытаетесь устанавливать планку настолько высоко, чтобы данные заведомо давали Вам возможность  принять «совершенное» решение?

Отчасти это нужно для того, чтобы создать работоспособный в реальных условиях процесс передачи на архивное хранение. Отчасти это связано с упрощением, оптимизацией и автоматизацией процессов, но это также вопрос более реалистичных, в нашем сознании, ожиданий от той информации, которую мы, вероятно, соберем, особенно при использовании уже имеющихся более автоматизированных процессов; а также реалистичности в плане того, как мы используем эту информацию для принятия решений.

И, на мой взгляд, это связано с более общим сдвигом в плане принятия и накопления архивной практики в эпоху, когда традиции управления документами, которым следуют их создатели в эпоху электронно-цифровых технологий, очень сильно отличаются от традиций и практики, существовавших в эпоху физических документов – принятия того факта, что электронные документы будут более проблематичными, более хаотичными, и будут иные ожидания в отношении той информации, которую мы имеем и используем.

Такой подход нужен, если мы хотим иметь действительно масштабируемые процессы передачи, не занимаясь бесконечными корректировками данных и не возлагая на создателей документов непомерного бремени по созданию идеальных метаданных, чего они всё равно никогда не сделают.

Поэтому, с моей точки зрения, это идея создания технологического потенциала, который позволяет нам автоматизировать и превратить в общедоступную услугу процесс передачи документов на архивное хранение. Это также признание различного качества данных и большая реалистичность в наших ожиданиях, касающихся имеющихся у нас данных. В некотором смысле это довольно неудобный для архивов подход, поскольку, честно говоря, Ваш научно-справочный аппарат при этом будет куда менее совершенным. Архивные изначально-электронные государственные документы 21-го века будут более хаотичными, метаданные будут намного беднее, и Ваши каталоги будут содержать куда больше ошибок, чем Вы привыкли. И нам просто нужно жить с этим.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2018/08/1-2.html )

Беседу вела Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Источник: сайт «Recordkeeping Roundtable»
https://rkroundtable.org/2018/08/01/recordkeeping-roundcasts-episode-1-scale-and-complexity-with-john-sheridan/ 

Комментариев нет:

Отправить комментарий