понедельник, 2 января 2017 г.

Ответы на вопросы коллег: Какие перечни документов необходимо использовать для определения сроков хранения документов до 1995 года?


Вопрос: В п. 3.13 Перечня 2000 г. написано: «С введением в действие настоящего Перечня часть 1-ю "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989), утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., считать утратившей силу применительно к указанным в данном Перечне управленческим документам, начиная с середины 90-х годов ХХ в. (с 1995 года). Для отбора управленческих документов за более ранний период времени (80-е - первую половину 90-х годов), а также специфической (отраслевой) документации применяется "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989).

Из чего следовало, что срок хранения документов до 1995 г. необходимо определять именно по Перечню 1989 г., а документов с 1995 - по Перечню 2000 г. В 2010 г. вышел новый перечень, но в нем таких указаний нет. Из-за этого встает вопрос: теперь сроки хранения документов определять ко всем документам (не зависимо от года) по Перечню 2010 г. или все же к документам до 1995 г. применять перечень 1989 г., к документам 1995 г.-2010 – перечень 2000 г., а к документам с 2011 г. – Перечень 2010. И что делать, если сроки хранения по данным перечням к одним и тем же документам не совпадают? Брать более больший срок или применять тот срок хранения, который указан в перечне соответствующего года?

Ответ: Сразу скажу, что поставленный Вами вопрос в законодательно-нормативной базе не отрегулирован. Неоднократные попытки специалистов обратить внимание Росархива на него пока что ничего не дали. Кроме того, отсутствует судебная практика, на которую можно было бы опереться.

Есть, таким образом, только субъективные суждения экспертов, которые практикой пока в полной мере не проверены. Моя точка зрения заключается в следующем:

Судьба документов решается точно так же, как выносятся приговоры подсудимым. Если приговор уже вынесен, то он, как правило, автоматически не пересматривается при изменении Уголовного Кодекса – если только в соответствующем законе не будет сказано прямо, что изменения имеют обратную силу. Документы, уже законченные делопроизводством, как правило, хранятся в течение сроков, установленных в перечнях и номенклатурах дел, действовавших на момент формирования дел.

Следует иметь в виду, что за нарушение установленных перечнями сроков хранения как таковое, у нас практически никогда не наказывают. Наказания или следуют за неисполнение требований специального законодательства, или же организация «высекает» сама себя, оставшись без подтверждающих её права документов. Вообще помимо вопроса о том «Сколько положено хранить документы?», всегда следует интересоваться и ответом на вопрос «А что организации будет, если мы уничтожим документы раньше?»

Я рекомендую сопоставлять сроки старых и новых перечней и других документов, регламентирующих сроки хранения. Если сроки одни и те же, то не имеет значения, на какой перечень ссылаться. В этом случае можно ссылаться сразу на несколько перечней.

Если же сроки существенно различаются, то следует проводить анализ расходов и рисков. Если избыточно длительное хранение необременительно для организации и не несёт для неё дополнительных рисков (таких, например, как риски выявления контролирующими органами старых грешков), то можно выбрать максимальный из сроков хранения. Если же старый срок хранения меньше, а документы для организации опасны (или их хранение обходится дорого), то – вместе с членами экспертной комиссии, в первую очередь с юристами – имеет смысл подумать об использовании старых сроков с целью скорейшего уничтожения документов.

К выбору сроков хранения желательно подходить неформально. В ряде случаев последующее увеличение в Перечнях сроков хранения определенных видов документов было вызвано серьёзными причинами. Поэтому, принимая решения, следует учитывать не только требования законодательства, но и собственные интересы организации, её сотрудников и клиентов.

Следует иметь в виду, что все перечни, как прежние, так и действующие, содержат грубые ошибки. Некоторые статьи прямо противоречат законодательству (обычно в сторону увеличения сроков хранения). Нужно помнить, что, в соответствии с законом об архивном деле, сроки хранения документов устанавливаются законами, нормативными правовыми актами, и только после них (и лишь в той, мере в которой они не противоречат законодательству) – перечнями.

Если Вы – источник комплектования государственного или муниципального архива, а речь идёт о документах длительного срока хранения, то имеет смысл проконсультироваться с архивистами.

Комментариев нет:

Отправить комментарий