- Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, http://archives.ru/documents/projects/recomendation-archive-organization-electronny-document.shtml ;
- Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах, http://archives.ru/documents/projects/recomendation-gosarchive-electronny-document.shtml .
Росархив приглашает всех желающих присылать свои замечания и предложения:
Предлагаю вниманию коллег свою оценку этих рекомендаций. В ней я постаралась сконцентрировать внимание на принципиальных вопросах, не размениваясь на критику их отдельных, порой довольно забавных положений.
Данные проекты по сути дела представляют собой поверхностную переработку известных нормативных документов Росархива, регламентирующих работу традиционных бумажных архивов. При этом разработчики проектов исходят из предположения о том, что документы хранятся исключительно на съёмных оптических носителях однократной записи, а весь учет ведется в бумажном виде с использованием традиционных форм.
В настоящее время как государственными, так и коммерческими организациями, действующими в Российской Федерации, для хранения электронных материалов используются как разнообразные виды носителей информации, так и информационные системы. Следует отметить, что в мировой практике (в т.ч. в практике зарубежных государственных электронных архивов) в настоящее время как предпочтительный вариант рассматривается хранение информации и документов в онлайн-системах, а съёмные носители обычно предлагается использовать для хранения страховых и резервных копий. Есть примеры того, как даже резервные копии хранятся в онлайн-системах.
В условиях одновременного использования в стране разнообразных технологий создания и хранения электронных документов и быстрого изменения этих технологий, не может быть жизнеспособным документ, пытающийся регламентировать технологические аспекты управления информацией исходя из представлений об уже устаревающих технологиях.
Разработчикам проекта следовало учесть мировой опыт и подготовить небольшие по объёму высокоуровневые документы нормативного характера, в которых сформулировать основные принципы архивного хранения электронных документов и ключевые, по возможности технологически-нейтральные требования, обеспечивающие соблюдение принципов и позволяющие обеспечить сохранность и доступность целостных и аутентичных электронных документов в течение установленных для них сроков хранения.
Дополнительно можно было бы подготовить набор методических документов, содержащих рекомендации по обеспечению сохранности отдельных видов электронных документов (Документы подписанные ЭЦП/усиленными электронными подписями, базы данных, аудиовидеоматериалы, электронная почта, интернет-сайты, интернет-приемные, социальные сети и т.д.).
В условиях, когда Президент и Правительство страны предпринимают настойчивые усилия, нацеленные на переход государственного управления и коммерческой деятельности на современные электронные технологии, неприемлема ориентация проектов на ведение архивного учета в традиционном бумажном виде, не учитывающая к тому же особенности хранения и учета электронных дел и документов.
Среди прочих принципиальных недостатков проектов можно выделить следующие:
Данные проекты не могут быть исправлены путем редактирования, и документы должны быть разработаны заново, на основе современных представлений о нормативных и методических документах такого рода.
Источник: Сайт Росархива
http://archives.ru/press/22-01-2013-rekommendacii-project.shtml
«В силу того, что проекты рекомендаций являются первой попыткой системного подхода к формулированию особенностей работы архивов организаций, государственных и муниципальных архивов с электронными архивными документами на всех стадиях и этапах их жизненного цикла, – некоторые положения рекомендаций носят дискуссионный характер. В связи с этим Росархив, как заказчик проектов рекомендаций, и ВНИИДАД, как исполнитель, заинтересованы в широком обсуждении профессиональным архивным сообществом данных рекомендаций. Замечания и предложения по рекомендациям предлагают направлять до 10 марта с.г. по указанным в сообщении адресам электронной почты.»На конференция «Инфодокум Архив» в декабре 2012 года об этих проектах уже рассказывала заместитель директора по научной работе ВНИИДАД В.Ф.Янковая (мои впечатления см.: http://rusrim.blogspot.ru/2012/12/2012_9.html ). Теперь у специалистов отрасли появилась возможность познакомиться с этими документами в первоисточнике.
Предлагаю вниманию коллег свою оценку этих рекомендаций. В ней я постаралась сконцентрировать внимание на принципиальных вопросах, не размениваясь на критику их отдельных, порой довольно забавных положений.
Оценка подготовленных ВНИИДАД проектов документов
«Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» и «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций»
«Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» и «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций»
Данные проекты по сути дела представляют собой поверхностную переработку известных нормативных документов Росархива, регламентирующих работу традиционных бумажных архивов. При этом разработчики проектов исходят из предположения о том, что документы хранятся исключительно на съёмных оптических носителях однократной записи, а весь учет ведется в бумажном виде с использованием традиционных форм.
В настоящее время как государственными, так и коммерческими организациями, действующими в Российской Федерации, для хранения электронных материалов используются как разнообразные виды носителей информации, так и информационные системы. Следует отметить, что в мировой практике (в т.ч. в практике зарубежных государственных электронных архивов) в настоящее время как предпочтительный вариант рассматривается хранение информации и документов в онлайн-системах, а съёмные носители обычно предлагается использовать для хранения страховых и резервных копий. Есть примеры того, как даже резервные копии хранятся в онлайн-системах.
В условиях одновременного использования в стране разнообразных технологий создания и хранения электронных документов и быстрого изменения этих технологий, не может быть жизнеспособным документ, пытающийся регламентировать технологические аспекты управления информацией исходя из представлений об уже устаревающих технологиях.
Разработчикам проекта следовало учесть мировой опыт и подготовить небольшие по объёму высокоуровневые документы нормативного характера, в которых сформулировать основные принципы архивного хранения электронных документов и ключевые, по возможности технологически-нейтральные требования, обеспечивающие соблюдение принципов и позволяющие обеспечить сохранность и доступность целостных и аутентичных электронных документов в течение установленных для них сроков хранения.
Дополнительно можно было бы подготовить набор методических документов, содержащих рекомендации по обеспечению сохранности отдельных видов электронных документов (Документы подписанные ЭЦП/усиленными электронными подписями, базы данных, аудиовидеоматериалы, электронная почта, интернет-сайты, интернет-приемные, социальные сети и т.д.).
В условиях, когда Президент и Правительство страны предпринимают настойчивые усилия, нацеленные на переход государственного управления и коммерческой деятельности на современные электронные технологии, неприемлема ориентация проектов на ведение архивного учета в традиционном бумажном виде, не учитывающая к тому же особенности хранения и учета электронных дел и документов.
Среди прочих принципиальных недостатков проектов можно выделить следующие:
- Ориентация на устаревшие ИТ-технологии и технологии электронной архивации начала 2000-х годов. Документы игнорируют возможность хранения документов в онлайн-системах и возможность передачи документов на архивное хранение по каналам связи, а также путем передачи ответственности за хранение в случаях, когда оперативные и архивные документы хранятся в одной системе. Также не учитывается возможность внеофисного хранения электронных документов и применения для этой цели облачных систем. Рекомендации не учитывают конструктивные и функциональные особенности современных носителей информации, таких, как флеш-накопители, портативные жёсткие диски, карты памяти и т.п.
- Не учитывается смешанный характер документооборота в большинстве организаций. Отсутствуют рекомендации о том, как поступать в случаях, когда документы одного вида могут быть как электронными, так и бумажными.
- Не дан ответ на актуальный вопрос о том, как обеспечивать долговременную сохранность документов, подписанных ЭЦП/усиленными электронными подписями. Данный вопрос вообще не рассматривается в проектах, хотя уже сейчас ряд организаций столкнулся с проблемами не только обеспечения долговременной сохранности документов такого рода без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы, но и с проверкой «исторических» подписей по истечении срока действия сертификатов. Хотя окончательно решения данной проблемы в мире пока что не найдено, разработчикам следовало предложить рекомендации, позволяющие с большей вероятностью сохранять документы целостными и аутентичными даже в случае проведения их конверсии (миграции).
- Указания в отношении оптимального температурно-влажностного режима существенно расходятся с аналогичными рекомендациями архивных служб зарубежных стран.
- Рекомендации для организаций не учитывают правовой статус Росархива. Росархив не имеет полномочий что-либо диктовать организациям, не являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Кроме того, для акционерных обществ, страховых обществ, кредитных организаций и т.д. правила работы с документами устанавливаются иными уполномоченными федеральными органами, такими, как ФСФР и Банк России. В этой связи неприемлем стиль, характерный для нормативных документов, а также то, что документы не были согласованы с другими регуляторами.
Данные проекты не могут быть исправлены путем редактирования, и документы должны быть разработаны заново, на основе современных представлений о нормативных и методических документах такого рода.
Источник: Сайт Росархива
http://archives.ru/press/22-01-2013-rekommendacii-project.shtml
Готов поспорить с такой формулировкой: "хотя уже сейчас ряд организаций столкнулся с проблемами не только обеспечения долговременной сохранности документов такого рода без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы, но и с проверкой «исторических» подписей по истечении срока действия сертификатов. Хотя окончательно решения данной проблемы в мире пока что не найдено,...."
ОтветитьУдалитьНа самом деле полно технических решений и на рынке они есть, ну например опирающиеся технически на RFC 3029 и нормативно на Приказ МКС 221 п.15.
Вы совершенно справедливо поименовали свою творческую работу «оценкой», а не «отзывом».
ОтветитьУдалитьчитаю РЕКОМЕНДАЦИИ
ОтветитьУдалитьпо комплектованию, учету и организации хранения
электронных архивных документов
в архивах организаций
стойкое чувство что в типовую инструкцию по делопроизводству в ФОИВ добавили слов электронный и всё