Франция: Архивная служба рекомендует программные средства для работы с офисными файлами

23 июня 2011 года французская архивная служба (Service interministériel des Archives de France, SIAF) разослала руководителям архивов всех уровней информационное письмо DGP/SIAF/2011/011, подписанное директором Эрве Лемуэном (Hervé Lemoine) о подготовке набора программ для работы с офисными файлами, см. http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/4980

В письме отмечается, что руководители ведомственных служб, занимающихся организацией делопроизводства и архивного хранения документов, просили SIAF предложить им набор программных средств, упрощающих работу с офисными файлами, полученными из подразделений, и особенно с теми, что были собраны «вручную» и не прошли предварительную классификацию, наименование и описание.

Проведенное архивной службой исследование выявило потребность в следующих средствах:

• для переименования файлов;
• для идентификации и выявления дубликатов;
• для пакетной конверсии файлов;
• для аннотирования документов;
• для предварительного просмотра документов;
• для блокировки обновления «автоматических» дат;
• для автоматического извлечения аннотаций (résumé) документов;
• для извлечения метаданных.

С целью удовлетворения этой потребности, отдел обработки и консервации документов (le bureau des traitements et de la conservation des Archives de France) сформировал «инструментальный набор» программных средств, дополняющий уже имеющиеся программные средства, использующиеся для подготовки партий документов к передаче на архивное хранение. Для удовлетворения каждой из потребностей было либо подобрано подходящее программное средство из числа имеющихся на рынке; либо разработано новое программное средство; либо дано четкое описание процедуры, которую необходимо выполнить.

Отобранные существующие программные средства – это, за редким исключением, бесплатные программы, работающие под Windows, легко устанавливаемые и снабженные достаточно подробной документацией.

Новые инструменты собраны в один zip-файл, в котором каждое программное средство и документация к нему помещены в отдельную директорию. Его можно скачать с сайта Архивов Франции по адресу: http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/seda/boite_a_outils_bureautique.zip
В число новых средств входят:

• макрос, помогающий готовить аннотации документов формата Word,
• макрос, позволяющий «заморозить» автоматически модифицируемые даты, вставленные в офисные документы;
• программа, автоматизирующая преобразование файлов в формат PDF/A, использующая возможности OpenOffice

Далее в письме описывается, какие программные средства отобраны или разработаны для удовлетворения каждой из выявленных потребностей, с указанием интернет-адресов разработчиков соответствующего программного обеспечения.

Мой комментарий: Как мне кажется, подобный инструментальный набор может быть интересен и для наших специалистов, работающих с электронными документами. Однако я бы в первую очередь выделила то, как архивная служба Франции оказывает вполне реальную помощь специалистам-практикам. По-моему, это хороший пример для подражания.

Источник: сайт SIAF
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/4980