Конференция MER проходила на прошлой неделе неподалеку от моего дома. Орды (хорошо, сотни) специалистов отрасли высадились на Мичиган-авеню, и в целом вели себя довольно прилично - насколько этого можно ожидать от группы людей с учеными степенями в области библиотечного дела (в США лишь редкие университеты присваивают степени в области делопроизводства или архивного дела, поэтому у многих специалистов по управлению документами – степени по библиотечному делу или информатике – Н.Х.).
В этом году наша компания участвовала без стенда, вместо этого мы спонсировали подготовку серии подкастов с конференции. Ряд моих коллег по компании RSD ранее уже принимал участие в дюжине конференций MER, и они мне её горячо рекомендовали. И я рад, что они это сделали. Я принял участие в обучающей сессии, проходившей накануне самой конференции, и посетил столько докладов о практических примерах работы и панельных дискуссий, сколько смог. Вот несколько наблюдений, сделанных новичком на конференции MER.
Основы ортодоксального управления документами
Обучающая сессия перед конференцией представляла собой курс ассоциации AIIM на получение сертификата специалиста-практика по управлению электронными документами (AIIM Electronic Records Management Practitioner Certificate Program), который вел бывший сержант морской пехоты (по строевой подготовке) и профессиональный ценитель шоколада Джесси Уилкинс (Jessie Wilkins – на блоге была выложена одна из его статей, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/09/blog-post_01.html - Н.Х. ). Для меня это обучение стало полезным и очень нужным введением в традиционные принципы управления документами, оно заложило хорошую основу для восприятия остальных сессий этой недели, а также для общения с клиентами и потенциальными заказчиками, хорошо владеющими этими понятиями. Именно это я и хотел получить от обучения, и я рад, что мои ожидания оправдались.
К чему я оказался не готов, так это к тому, до какой степени на остальных сессиях конференции продолжался разговор на те же самые темы. Фактически, шаблон для тезисов докладчика мог выглядеть примерно так: «Известных и опробованных практик управления документами, скорее всего, будет достаточно, если вы примете во внимание <сюда вставляется тема сессии>…». На многих сессиях я слышал следующие конкретные «заветы» ортодоксального управления документами:
- Определите небольшое число очень общих «корзин» документов, включающих многие виды документов. Трудно ведь ожидать, что сотрудники будут способны соблюдать сложные правила, определяющие сроки хранения.
- Обеспечение «вручную» соблюдения установленных сроков хранения означает, что сотрудники службы управления документами должны регулярно напоминать всем о существующей политике в этой области и о необходимости её придерживаться.
- Хотя условные сроки хранения, отсчитываемые от определенных событий, и полезны, но отслеживать их трудно. Вместо этого предлагается использовать достаточно длительный фиксированный срок хранения, который с большой вероятностью обеспечит сохранение документов не менее установленных для них сроков, пусть даже это будет означать чрезмерно длительной хранение части контента.
- Что бы там ни говорили поставщики, но автоматическая классификация неструктурированного контента выполняется неважно. Специалисты по управлению документами в итоге потратят больше времени на повторную классификацию неправильно классифицированного контента, чем если бы они изначально выполнили классификацию вручную (или попросили сделать это пользователей).
Для такого MER-новичка, как я, была очевидна ирония ситуации: с одной стороны, предлагалось придерживаться проверенной практики управления документами. С другой стороны, такого рода подходы не обеспечивают:
- Учет соответствующих законов, нормативных актов, передовой отраслевой практики, а также внутренних стандартов и правил;
- Принудительное соблюдение особенностей различных юрисдикций;
- Удобный защищённый доступ к контенту для бизнес-пользователей;
- Применение этих политик во всех разнородных хранилищах контента.
Рискуя излить на вас Соломонову мудрость, скажу: неужели же нет ничего нового под солнцем? Фактически, в тех отдельных случаях, когда перечисленные выше вопросы упоминались, докладчик либо эксперт-панелист делал это в контексте того, как трудно решить эти проблемы. Например, я слышал, как Джули Гейбл (Julie Gable) отметила, что будущее управления документами лежит на пути автоматического принудительного соблюдения соответствующей политики ..., но даже здесь у меня осталось чувство, что она говорила это мечтательно, как об идеальном будущем, к которому мы когда-нибудь, возможно, придём, - вскоре после того, как будет решена проблема холодного синтеза, и у всех будут летающие автомобили.
Специалисты по управлению документами как коммивояжёры
Эта тема была сквозной для нескольких сессий, хотя специально посвящённой ей сессии, насколько мне известно, не было. Вкратце, суть услышанного мною заключалась в том, что специалистам по управлению документами всё время нужно «продавать» своей организации и коллегам из других подразделений идею выгодности соблюдения хорошей практики управления документами. Трудность здесь в том, что многие, в том числе высшее руководство, юристы и бухгалтера (которые, казалось бы, должны знать, что это неправильно), склонны избыточно долго хранить свои документы. Им не слишком хочется, чтобы от них требовали строго соблюдать установленные роки хранения.
В прошлом, главный аргумент был катастрофично-пессимистического характера: «Если мы не будем вести себя хорошо и последовательно применять установленные сроки хранения, могут произойти очень неприятные вещи». Виден был консенсус по поводу того, что эту аргументацию нужно дополнить «положительной» компонентой, с упором на повышение конкурентоспособности и эффективности работы. Я не смог найти какой-либо информации о том, как подготовить соответствующее бизнес-обоснование, за исключением обычных ссылок на сокращение расходов на хранение. В блестящем докладе Терезы Драбенштадт (Teresa Drabenstadt) о программе управления документами и информацией, которую она помогала осуществить в финансово-страховой группе CUNA Mutual, в качестве главной отдачи была упомянута впечатляющая экономия на расходах на хранение, - а в остальных случаях этот аргумент показался мне малоубедительным.
Лучший другом, который может быть у специалиста по управлению документацией при решении этих задач, является просвещенный руководитель, имеющий необходимые полномочия и готовый оказывать поддержку. Практически в каждом рассказе об успешном практическом опыте в качестве ключевого фактора успеха упоминалась поддержка со стороны высшего руководства. Никто, однако, не высказал никаких идей по поводу того, как добиться поддержки высшим руководством программ управления документами и информацией в тех случаях, когда идея изначально идёт не от самого высшего руководства. В отсутствие такой поддержки, самое большее, на что может рассчитывать служба управления документами - это постепенное улучшение положения дел с отслеживанием сроков хранения.
В следующем году
Я с нетерпением жду возможности снова принять участие в конференции MER в следующем году. Однако, исходя из того, что я узнал на конференции в этом году, думаю, что и для меня лично, и для компании RSD, будет полезно принять на себя роль «дружественных возмутителей спокойствия». В этом нуждается и сама конференция MER, и отрасль управления документами. Во время неформальных бесед с другими участниками конференции, я чувствовал разочарование собеседников, связанное с отсутствием новых идей и тем.
Как новичка на MER и как сотрудника RSD, меня это не разочаровывает. Во всяком случае, это еще одно подтверждение нашей стратегии и позиционирования нашего продукта RSD GLASS ( http://www.rsd.com/en/products/rsd-glass.html ). После этой недели, я как никогда убежден, что наш подход является уникальным и революционным. Уверен, что рассказ об успешном внедрении RSD GLASS может стать полезной и информативной сессией на конференции.
Мы в состоянии увести разговор от недостатков и «дыр» традиционных подходов к управлению документами. Вместо этого мы могли бы сосредоточить внимание на преимуществах нейтральной по отношению хранилищам платформы для управления информацией, средствами которой можно установить детальные, учитывающие многообразие юрисдикций политики, принимающие во внимание законы и нормативные акты, а также автоматически обеспечивающие их соблюдение при размещении документов в классификационной схеме.
Джеймс Эмслер (James Amsler)
Источник: блог компании RSD
http://blogs.rsd.com/corporate/2011/05/the-mer-rookie.html
Специалисты по управлению документами как коммивояжёры
Эта тема была сквозной для нескольких сессий, хотя специально посвящённой ей сессии, насколько мне известно, не было. Вкратце, суть услышанного мною заключалась в том, что специалистам по управлению документами всё время нужно «продавать» своей организации и коллегам из других подразделений идею выгодности соблюдения хорошей практики управления документами. Трудность здесь в том, что многие, в том числе высшее руководство, юристы и бухгалтера (которые, казалось бы, должны знать, что это неправильно), склонны избыточно долго хранить свои документы. Им не слишком хочется, чтобы от них требовали строго соблюдать установленные роки хранения.
В прошлом, главный аргумент был катастрофично-пессимистического характера: «Если мы не будем вести себя хорошо и последовательно применять установленные сроки хранения, могут произойти очень неприятные вещи». Виден был консенсус по поводу того, что эту аргументацию нужно дополнить «положительной» компонентой, с упором на повышение конкурентоспособности и эффективности работы. Я не смог найти какой-либо информации о том, как подготовить соответствующее бизнес-обоснование, за исключением обычных ссылок на сокращение расходов на хранение. В блестящем докладе Терезы Драбенштадт (Teresa Drabenstadt) о программе управления документами и информацией, которую она помогала осуществить в финансово-страховой группе CUNA Mutual, в качестве главной отдачи была упомянута впечатляющая экономия на расходах на хранение, - а в остальных случаях этот аргумент показался мне малоубедительным.
Лучший другом, который может быть у специалиста по управлению документацией при решении этих задач, является просвещенный руководитель, имеющий необходимые полномочия и готовый оказывать поддержку. Практически в каждом рассказе об успешном практическом опыте в качестве ключевого фактора успеха упоминалась поддержка со стороны высшего руководства. Никто, однако, не высказал никаких идей по поводу того, как добиться поддержки высшим руководством программ управления документами и информацией в тех случаях, когда идея изначально идёт не от самого высшего руководства. В отсутствие такой поддержки, самое большее, на что может рассчитывать служба управления документами - это постепенное улучшение положения дел с отслеживанием сроков хранения.
В следующем году
Я с нетерпением жду возможности снова принять участие в конференции MER в следующем году. Однако, исходя из того, что я узнал на конференции в этом году, думаю, что и для меня лично, и для компании RSD, будет полезно принять на себя роль «дружественных возмутителей спокойствия». В этом нуждается и сама конференция MER, и отрасль управления документами. Во время неформальных бесед с другими участниками конференции, я чувствовал разочарование собеседников, связанное с отсутствием новых идей и тем.
Как новичка на MER и как сотрудника RSD, меня это не разочаровывает. Во всяком случае, это еще одно подтверждение нашей стратегии и позиционирования нашего продукта RSD GLASS ( http://www.rsd.com/en/products/rsd-glass.html ). После этой недели, я как никогда убежден, что наш подход является уникальным и революционным. Уверен, что рассказ об успешном внедрении RSD GLASS может стать полезной и информативной сессией на конференции.
Мы в состоянии увести разговор от недостатков и «дыр» традиционных подходов к управлению документами. Вместо этого мы могли бы сосредоточить внимание на преимуществах нейтральной по отношению хранилищам платформы для управления информацией, средствами которой можно установить детальные, учитывающие многообразие юрисдикций политики, принимающие во внимание законы и нормативные акты, а также автоматически обеспечивающие их соблюдение при размещении документов в классификационной схеме.
Джеймс Эмслер (James Amsler)
Источник: блог компании RSD
http://blogs.rsd.com/corporate/2011/05/the-mer-rookie.html
Комментариев нет:
Отправить комментарий