Опубликован проект Постановления Правительства, вносящего изменения в «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти – часть III

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2011/06/ii.html )

Работа с электронными документами

Практически полностью переписан раздел VI «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». Ниже сопоставляются тексты измененных пунктов и приведены предлагаемые новые пункты (нумерация многих пунктов изменилась).

Разработчики изменений зачем-то сочли нужным особо отметить, что к числу электронных документов относятся образы документов (которые они сами же определяют как копии!).

Предлагаемый новый пункт

36. К электронным документам, создаваемым и используемым в федеральном органе исполнительной власти, относятся:

• электронные документы в текстовом формате, создаваемые в электронно-цифровой форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
  
  
• электронные образы документов в графическом формате, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в информационной системе.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Думаю, что разработчиков не помешало бы отправить на курсы повышения квалификации по ИТ-технологиям – возможно, там они узнали бы, что, например, вполне возможно создание изначально электронных документов как в графических форматах, так и в других специальных форматах (например, чертежи, планы и схемы, которые могут быть созданы в графических редакторах и системах автоматизированного проектирования). Они узнали бы о существовании электронных аудиовизуальных документов, и много чего другого.

В данном случае, изменения, предложенные в нынешний п.37 мне кажутся не только ненужными, но и вредными.

Не слишком удачны изменения, внесенные в п.38 о подписях. Понятно, что предполагалось отредактировать текст так, чтобы привести его в соответствие с новым законом об электронной подписи. К сожалению, авторы изменений не учли появление простой электронной подписи, использование которой в государственных структурах должно специально регламентироваться и по отношению к которой сертификация средств подписи не предусмотрена.

Действующие Правила

38. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Предлагаемый вариант

37. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Новая формулировка п.39 ошибочна. Если документ подписан, то есть и подпись, и эта подпись будет электронной. Правильно было бы вместо «электронная подпись не используется» написать «усиленная электронная подпись не используется»:

Действующие Правила

39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

Предлагаемый вариант

38. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Поражает своей некомпетентностью и, я бы сказала, нахальством, предлагаемый новый п.39. Оказывается, состав документов определяется в первую очередь вовсе не соответствующей законодательно-нормативной базой и деловыми потребностями федеральных органов исполнительной власти, а рекомендациями «уполномоченного органа»! Росархиву и Минкультуры не помешало бы немного скромности и знания основ права.

Предлагаемый новый пункт

39. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется федеральным органом исполнительной власти на основе рекомендаций специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти и соответствующего Перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти после согласования со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Предлагаемый пункт 44 также вызывает ряд вопросов. Во-первых, сейчас распространен электронный учёт бумажных документов и электронное движение регистрационных карточек бумажных документов. По смыслу предлагаемого пункта, это не считается включением документа в систему электронного документооборота – что, вообще говоря, спорно.

Также не считается включением в систему размещение в ней незаверенных электронных копий (электронных образов) бумажных документов, что может привести к дополнительным (и, в ряде случаев, неоправданным) трудозатратам на сверку электронного образа с оригиналом и простановку электронной подписи работника.

Если под включением в систему электронного документооборота понимать возможность работы с электронными документами и электронными копиями бумажных документов, то, на мой взгляд, было бы правильнее говорить о включении в систему заверенных электронных копий бумажных документов, а не самих документов.

Предлагаемый новый пункт

44. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и/или поступающие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.

В п.45 добавлено, на мой взгляд, крайне вредное положение, предписывающее конкретную технологию формирования электронных дел, плохо совместимую с существующими способами формирования электронных дел в реальных СЭД. Похоже, что разработчики об иных способах работы с документами, помимо их раскладки по папкам Windows, не слышали – что ещё раз наводит на мысль о том, что повышение квалификации не роскошь, а настоятельная необходимость:

Действующие Правила

45. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Предлагаемый вариант

47. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы формируются в дела-«папки» (директории) в соответствии с номенклатурой дел и индексируются по тем же правилам, что и дела, составленные из документов на бумажном носителе.

Выводы

С моей точки зрения, Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти – и так не слишком удачный, изобилующий ошибками документ. Предлагаемые изменения почти ничего не исправляют, зато вносят целый ряд новых ошибок и спорных положений.

Возможно, это и к лучшему – чем скорее федеральные ведомства нарвутся на крупные неприятности, тем раньше Правительство обратит, наконец, внимание на бедственное положение с законодательно-нормативным регулированием в области управления документами и архивного дела, особенно в плане управления электронными документами.

Источник: сайт Минкультуры
http://mkrf.ru/documentations/3974/detail.php?ID=188975