Ответ Росархива: Что говорилось на Коллегии по поводу нормативно-методического обеспечения электронно-микрографической технологии

26 мая 2011 года состоялось заседание коллегии Федерального архивного агентства, на котором рассматривался вопрос «О работе федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации». 3 июня на сайте Росархива были выложены:

• Решение Коллегии от 26 мая 2011 г. «О работе федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации», http://archives.ru/coordination/koll_260511.shtml
  
  
• Справка о работе федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, http://archives.ru/reporting/spravka_OC_2011.shtml

Рекомендую коллегам познакомиться и с тем, и с другим документами. Меня же в них, прежде всего, интересовали вопросы использования сканирования и создания электронных копий архивных документов. В этом плане очень интересна «Справка», -дело в том, что в настоящее время существуют несколько подходов к организации работ по копированию бумажных архивных документов; три основные из них перечислены в данном документе. Одновременно заявлено, что для российских архивов в настоящее время наиболее приемлемым является третий вариант:

Справка о работе федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации

Перспективы работ по страховому копированию связаны с внедрением в практику федеральных архивов современных электронно-микрографических технологий.

Как известно, для создания страхового фонда и фонда пользования могут применяться:

• COM-системы, с использованием которых изготавливаются электронные копии документов, с которых затем производятся микрофильмы;
  
  
• гибридные системы, позволяющие одновременно изготавливать страховые копии на пленочном носителе и электронный образ документа в качестве фонда пользования;
  
  
• оптическое микрофильмирование документов в сочетании со сканированием изготовленных копий.

На данном этапе наиболее оптимальным для федеральных архивов является стандартное изготовление страховых копий с документов на бумажной основе и последующее их сканирование для создания электронного фонда пользования.

Весьма интересно данное в «Справке» объяснение того, почему именно третий вариант предпочтительнее. Там сказано, что применение такой технологии «позволяет продолжить работу по созданию страхового фонда на пленочных носителях в соответствии с нормативными требованиями и в полной мере использовать имеющееся микрофильмирующее оборудование». Вторым аргументом является наличие оборудования для массовой оцифровки микрофильмов в большинстве федеральных архивов.

Дальше следует тезис о том, что для внедрения «электронно-микрографической технологии в практическую деятельность федеральных архивов необходимо организационно и методически проработать эти вопросы, в том числе определить порядок создания, хранения, учета и использования цифровых копий».

При этом Росархив, «определяя оптическое микрофильмирование в сочетании со сканированием негативных микроформ в целях создания цифровых копий фонда пользования в качестве приоритетного направления», не собирается полностью отказываться сейчас от создания фонда пользования на пленочных носителях, объясняя это тем, что «с переоснащением лаборатории ЦХСФ появилась возможность его изготовления со страховых копий, отснятых в 50-е – 60-е годы прошлого века».

Создается впечатление, что решения в данной области принимаются только с учетом задачи загрузки всего имеющегося в распоряжении федеральных архивов и нередко морально устаревшего оборудования, без какого-либо учета современных потребностей исследователей и без учета качества и удобства использования получаемых в итоге плёночных и электронных копий. Никого не волнует, что работать с копиями на микроплёнке и с нераспознанными электронными графическими образами неудобно и неэффективно, что отсутствие возможности вести полнотекстовой поиск по документам и копировать необходимые части текста - это прошлый век. В общем, берите, что дают, и скажите спасибо …

Читать само решение Коллегии я начинала с определенными надеждами - если уж даже в «Справке» указано, что требуется разработка нормативно-методической базы по сканированию архивных документов, то в самом решении уж точно будут названы конкретные методические документы, которые будут разработаны, а также сроки и ответственные. Или, если не нормативные документы (поскольку Федеральное архивное агентство не вправе осуществлять нормативно-правовое регулирование в установленной сфере деятельности – см.п.7 Положения о Федеральном архивном агентстве, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. № 290), то хотя бы методические рекомендации… Надеялась я напрасно. В решении Коллегии было лишь констатировано полное отсутствие нормативно-методической базы, и на этом всё закончилось:

Решение Коллегии Федерального архивного агентства от 26 мая 2011 г. «О работе федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации»

Настоятельной необходимостью является организационно-методическое обеспечение этой работы, определение порядка создания, хранения, учета и использования цифровых копий фонда пользования документов на бумажной основе.

С учетом внедрения новых технологий в рассматриваемой сфере, нуждается в корректировке и действующая в отрасли нормативная база.

В отношении сканирования, в постановляющей части были даны следующие поручения:

• РГАНТДу (А.С. Шапошников) поручено в 2012 г. организовать подготовку технологического регламента изготовления цифровых копий фонда пользования методом сканирования микроформ страхового фонда и его экспериментальное апробирование (п.3.1.).
  
  
• Управлению организации и обеспечения деятельности федеральных архивов (А.В. Грошев) совместно с отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов (Т.Е. Шабанова) при распределении средств в рамках реализации государственной программы «Культура России» поручено … «предусмотреть выделение средств на НИОКР в части создания страхового фонда, в том числе с использованием цифровых технологий» (п.6.).

Так что, несмотря на зазвучавшие уже публично требования к Росархиву разработать нормативно-методическую базу для сканирования бумажных архивных документов, каких-либо конкретных планов у архивной службы как не было, так и нет.

Источник: Сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/press/260511_2.shtml