Опубликован проект Постановления Правительства, вносящего изменения в «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти – часть I

17 июня 2011 года на сайте Минкультуры был выложен проект Постановления Правительства, вносящего ряд изменений в действующие «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», см. http://mkrf.ru/documentations/3974/detail.php?ID=188975

Первое, что бросается в глаза – вопиющая небрежность разработчиков проекта, которые не сумели правильно назвать тот документ, который они правят (в названии Правил пропало слово «исполнительной»).

Расширение терминологии

Я уже писала в своё время о том, что терминологический раздел правил – это одна сплошная ошибка (см. Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд специалиста // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2009.- № 8. - С.14-23. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=64383 ). К сожалению, разработчики (пока) не воспользовались удобной возможностью исправить эти ошибки, которые начинают всё чаще доставлять неприятности государственным органам, особенно в случае судебных споров.

Введен ряд новых терминов (ст.1):

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (это определение из ФЗ № 149-ФЗ от 27 июля 2006 года «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», которое было добавлено в него федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ)

электронный образ документа - копия документа, полученная в результате сканирования и хранящаяся в информационной системе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (определение из федерального закона от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи»)

система электронного документооборота - система автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота (определение из «Технических требований к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти», утв. распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. № 1403-р)

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

Термин «электронный образ документа», похоже, позаимствован у Владимира Андреева, который в своей статье «Этот многообразный мир документооборота…» (см. http://www.cs-consult.ru/stati-i-materialy/14/69-etot-mnogoobrasnyi-mir.html ) даёт его в такой формулировке:

Электронный образ документа – копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная информация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.

Беда с этим определением следующая: электронные образы документов, записанные на съёмном носителе, могут быть не признаны таковыми – поскольку отдельный взятый носитель никак не «тянет» на информационную систему! Это, кстати, широко распространенная ошибка в отечественных нормативных документах – их авторы постоянно забывают, например, что документы можно не только передавать по телекоммуникационным каналам связи, но и на носителях.

Термин «сканирование документа» в таком толковании уже использовался в отраслевой литературе и в отдельных нормативных актах, причем в ряде формулировок подчеркивалось, что сканируются не любые, а только аналоговые документы:

«Порядок работы органов исполнительной власти города Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы с электронными документами, подписанными электронной цифровой подписью» (Приложение к постановлению Правительства Москвы от 10 апреля 2007 г. №249-ПП, http://www.moscowlaws.ru/index.php?ds=14839 )

2.8.1. Сканирование бумажного документа – создание электронного образа бумажного документа с помощью специальных средств, обеспечивающих преобразование изображения на бумажном или ином материальном носителе в цифровую форму.

«Временный регламент работы с входящими документами в системе электронного документооборота «ДЕЛО-АКО» в администрации Правительства Кировской области» (утв. распоряжением администрации Правительства Кировской области от 24.08.2009 № 55, см. http://www.ako.kirov.ru/... )

2.1.2. Сканирование документа
…
Сканирование документов – это получение электронного образа бумажного документа

К большому сожалению, эта пара терминов определена так, что возникает замкнутый круг: «электронный образ документа» определен через «сканирование», которое, в свою очередь, определяется через «электронный образ документа». Это, безусловно, существенный логический дефект в системе определений.

Термин «электронный документооборот», на мой взгляд, также определен не лучшим образом. Например, я не уверена, что предложенное определение охватывает обмен электронными документами, созданными на отдельных компьютерах и не введенных в СЭД или иные ведомственные информационные системы.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2011/06/ii.html )

Источник: сайт Минкультуры
http://mkrf.ru/documentations/3974/detail.php?ID=188975