Министерство финансов утвердило порядок работы с электронными счетами-фактурами

Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н утвержден «Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи». Документ вступил в силу 3 июня 2011 года.

Порядок устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде (п.1).

Основанием для принятия покупателем предъявленного продавцом электронного счета-фактуры является составление его в утвержденном формате и подписание его электронной цифровой подписью продавца (п.1.2.).

Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде осуществляется через оператора электронного документооборота (оператора) (1.3.). Выставление и получение счетов-фактур может вестись и через нескольких операторов. В этом случае, операторы должны иметь в своем распоряжении совместимые технические средства и возможность приема и передачи счетов-фактур в электронном виде.

Составление счета-фактуры в электронном виде осуществляется по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом и настоящим Порядком (п.1.4).

Электронный документооборот осуществляется по каждому счету-фактуре в отдельности (п.1.9.). Датой выставления покупателю счета-фактуры считается дата поступления файла счета-фактуры оператору от продавца, указанная в подтверждении оператора (п.1.10).  Датой получения покупателем счета-фактуры считается дата направления покупателю оператором файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора (п. 1.11.).

В порядке подробно описаны все процедуры, которые должны быть осуществлены при выставлении/получении электронных счетов-фактур: какие документы должны быть сформированы, какими ЭЦП (продавца, оператора, покупателя) должны быть подписаны, кому и в какие сроки должны быть направлены и кем должны быть сохранены).

В процессе выставления счетов-фактур в электронном виде создаются следующие виды документов:

• счет-фактура (п.2.4)
• подтверждение оператора с указанием даты и времени поступления файла счета-фактуры оператору от продавца (п.2.5)
• подтверждение оператора с указанием даты и времени отправки файла счета-фактуры оператора покупателю (п.2.6);
• извещение продавца о получении подтверждения оператора с указанием даты и времени поступления файла счета-фактуры оператору от продавца (п.2.7.)
• извещение покупателя о получении счета-фактуры (п.2.9.)
• подтверждение оператора с указанием даты отправки извещения покупателя о получении счета-фактуры (п.2.10)
• извещение покупателя о получении подтверждения оператора о дате отправки покупателю файла счета-фактуры (п.2.12)
• извещение  продавца о получении подтверждения оператора о дате отправки извещения о получении счета-фактуры (п.2.13)

Все эти документы подписываются электронными цифровыми подписями и сохраняются всеми участниками обмена в электронном виде. Распечатка документов на бумажные носители не предусмотрена.

Операторы, помимо сохранения полученных/отправленных документов, обязаны фиксировать:

• дату и время поступления от продавца файла счета-фактуры оператору (п.2.5.);
• дату и время отправки файла счета-фактуры покупателю;
• дату отправки покупателем извещения о получении счета-фактуры (п.2.10).

Документ содержит требование к обеспечению сохранности всех электронных документов и сертификата ключа подписи на протяжении сроков хранения, установленных для счетов-фактур.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (утв. Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. N 50н)

1.13. Участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено настоящим Порядком, совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи указанных документов сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.

В пп. 2.4.-2.1.6. по каждому участнику информационного обмена указано, какие документы они должны сохранить в своем электронном архиве. Стоит обратить внимание на то, что операторы обязаны обеспечить сохранность только технических документов, подтверждающих выставление/получение счетов-фактур контрагентами. Сами счета-фактуры в электронном виде обязаны хранить только контрагенты.

Мой комментарий: С моей точки зрения, всем организациям, которые планируют переходить на электронный обмен счетами-фактурами, необходимо обратить снимание на два момента:

• В Порядке установлены четкие сроки обмена документами (уведомления, извещения) – все ответные электронные послания должны быть отправлены «не позднее следующего рабочего дня». При значительных объемах таких документов, отслеживать это «вручную» практически невозможно. Необходимо сразу продумывать возможность автоматизации этой работы.
  
  
• Учитывая, что фактически на каждый счет-фактуру придется формировать отдельное досье, где должны будут храниться все электронной документы , относящиеся к процессу его выставления/передачи в электронном виде, стоит продумать вопрос о том, в какой информационной системе или системе электронного документооборота можно обеспечить их надлежащую сохранность.
  
  
• Порядок работы со счетами-фактурами в организации будет зависеть и от положений ещё одного документа, который пока ещё не утвержден Правительством - порядка ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, включающего формы этих документов, а также порядок заполнения счетов-фактур.  Пока же действует Порядок, установленный Постановлением Правительства в 2000 году.

Источник:  КонсультантПлюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=114403