четверг, 9 мая 2019 г.

Доказательная сила оцифрованных документов в контексте общественного здравоохранения


Данная заметка Кристиана Дюбура (Christian Dubourg – на фото), директора по маркетингу компании Spark Archives (входит в состав группы Klee Group) была опубликована 1 апреля 2019 года в социальной сети LinkedIn.

Документы является неотъемлемой частью сферы здравоохранения. Каждый день в информационном обмене участвует несколько миллионов документов. Объемы бумажных документов, выпускаемых медицинскими специалистами, остаются очень большими. Эти документы имеют юридическую силу и часто содержат много персональных данных о здоровье, поэтому их необходимо тщательно сохранять, в полной мере обеспечивая их защищённость. В результате тысячи погонных километров документов хранятся в больничных центрах или у поставщиков услуг внеофисного хранения бумажных документов. По мере старения населения количество этих документов постоянно увеличивается, а затраты, связанные с их сохранением, становятся внушительными. Именно по этой причине в последнее время были внесены изменения в Кодекс общественного здравоохранения (Code de la santé publique) и в нормативные документы. Целью является регламентация процесса создания надежных электронных копий (copies numériques fiables) путем формирования нормативно-правовой базы, позволяющей преобразовывать бумажные документы в электронные файлы.


Становится возможным уничтожение оригинального бумажного документа до истечения установленного законодательством срока хранения оригиналов. Но при этом мы должны соблюдать ряд ограничений! Мы должны:
Нормативно-правовые рамки (статья L.1111-25 Кодекса общественного здравоохранения)

В Кодексе речь идёт об электронных копиях документов, содержащих персональные данные о здоровье, которые созданы, получены и/или сохранены в рамках деятельности по профилактике, диагностике, уходу, выплаты пособий по инвалидности, предотвращения потери способности самостоятельно ухаживать за собой, или в ходе социального и медико-социального наблюдения, осуществляемых:
  • медицинским работником, учреждением или службой здравоохранения;

  • специалистом или организацией, занимающимися профилактикой или уходом, условия практики или деятельности которых регулируются настоящим Кодексом;

  • службой здравоохранения вооружённых сил;

  • специалистом медико-социального или социального сектора, или медико-социальное или социальное учреждением или службой, упомянутыми в статье L.312-1 Кодекса о мерах социальной поддержки и семьях (Code de l'action sociale et des familles).
Как создать верную электронную копию (статья L.1111-26 Кодекса общественного здравоохранения)

Нет ничего проще, чем сделать электронную копию, однако создание копии, признаваемой верной и надежной, связано с соблюдением ряда ограничений и требований. Об этом говорится в статье L.1111-26 Кодекса общественного здравоохранения и, более детально, в ордонансе (указе) Президента Франции №2017-29 от 12 января 2017 года «Об условиях признания доказательной силы содержащих персональные медицинские данные документов, созданных или воспроизведенных в электронной форме, и уничтожения документов, сохраненных в иной форме, кроме электронной» (Ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017 relative aux conditions de reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique et de destruction des documents conservés sous une autre forme que numérique, https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000033860800&dateTexte=20190423 ), где сказано о тех мерах, которые необходимо предпринять для того, чтобы от создания простых электронных копий перейти к созданию верных и надежных копий. Согласно положениям указа, процесс преобразования в электронную форму должен соответствовать условиям верности, предусмотренным пунктом вторым статьи 1379 Гражданского кодекса. Данная отсылка к статье Гражданского кодекса и декрету об условиях её применения позволяет сделать вывод о том, что процесс создания надежной копии должен предусматривать следующее:
  • Процесс оцифровки должен быть задокументирован, и такая документация должна храниться надлежащим образом в течение тех же сроков, что и документы, полученные в результате этого процесса;

  • Любое изменение процесса (замена сканера или МФУ, и т.п.) должно приводить к созданию новой версии документации. Поэтому я советую архивировать каждую версию документации, и позаботиться о том, чтобы каждый созданный и заархивированный электронный документ можно было связать с документацией процесса, использованного для создания надежной копии;

  • Копия должна быть верной оригиналу. Необходимо, чтобы кто-нибудь проверял верность копий, поскольку единственным инструментом, позволяющим оценить верность копии, является человеческий глаз;

  • Каждый документ должен быть уникальным образом идентифицирован с помощью метаданных и уникального и надежного цифрового дайджеста (хеша). Для создания такого дайджеста Вы можете использовать алгоритм SHA-256; именно его мы используем в Spark Archives;

  • Должны быть зафиксированы дата и время создания электронной копии. В этом нет ничего сложного, если Ваш процесс автоматизирован, а ваши часы синхронизированы с использованием протокола Network Time Protocol (NTP). Вы также можете использовать доверенную службу отметок времени и сохранять метки времени, но это дороже ...

  • Система хранения электронных документов (Système d’Archivage Electronique, SAE) должна быть в состоянии защищённым образом сохранять и обеспечивать целостность верных копий и связанных с ними метаданных, включая дайджесты (хеши) и сведения о времени и дате создания. Я рекомендую использовать решение Spark Ajantâ, которое создано как раз для этого !!! Оно основано на использовании электронных свидетельств, скрепленных электронной подписью, и на ведении журналов аудита в виде криптографически связанных записей (journalisation chaînée), в соответствии со стандартом NF Z 42-013 «Электронная архивация – Требования к разработке и использованию информационных систем по обеспечению сохранности и целостности содержащихся в этих системах документов»  (Archivage électronique - Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes);

  • И, наконец, следует позаботиться о том, чтобы не сохранять верные копии и их метаданные дольше, чем этого требует законодательство. Используйте инструмент управления, который позволит Вам управлять сроками хранения и по их истечении уничтожать электронные документы либо передавать верные копии на архивное хранение в государственные архивы.
Архивирование вне рамок Вашей система хранения электронных документов

Если Вы захотите воспользоваться услугами внешних поставщиков для хранения Ваших верных копий, содержащих персональные медицинские данные, Вы сможете сделать это только в том случае, если Ваш поставщик услуг аккредитован или имеет сертификацию «HDS» (от Hébergement des données de santé – «Услуга хранения данных о здоровье»  - Н.Х.).

Как сказано на веб-сайте электронного здравоохранения ASIP Santé ( https://esante.gouv.fr/labels-certifications/hebergement-des-donnees-de-sante ), «поставщики услуг хранения электронных медицинских данных (вне систем хранения электронных документов) должны быть сертифицированы. Эта сертификация заменяет аккредитацию, до настоящего времени выдававшуюся Министерством здравоохранения в соответствии с условиями, определенными в декрете № 2006-6 от 4 января 2006 года «О хранении персональных данных о здоровье и внесения поправок в Кодекс общественного здравоохранения (нормативные положения)» (Décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006 relatif à l'hébergement de données de santé à caractère personnel et modifiant le code de la santé publique (dispositions réglementaires), https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000264665&dateTexte=20190423 )».

Кристиан Дюбур (Christian Dubourg)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/la-force-probante-des-documents-num%C3%A9ris%C3%A9s-dans-le-cadre-dubourg/


Комментариев нет:

Отправить комментарий