Инструкция о порядке хранения документов в архивах федеральных судов общей юрисдикции

Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 №56 утверждена «Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции». Документ заменил аналогичную инструкцию, утвержденную приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. № 157.

Электронные документы упомянуты уже в названии, так что я подробно изучила, какие же нормы включены в инструкцию в отношении их хранения. Документ получился достаточно большой.

При наличии технической возможности формируются электронные дела. Организация комплектования, хранения, учета и использования электронных дел и документов судов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции (п.1.8).

Поступление в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде в соответствии с требованиями «Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа», утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27 декабря 2016 г. № 251, не влечет обязательности формирования электронного дела (п.1.9).

А вот составление сводной номенклатуры дел (раздел 2) предусмотрено только на бумажном носителе. В нее включаются и заголовки электронных дел:

• При включении заголовков электронных дел в номенклатуру индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы, и заголовки дел с документами на бумажном носителе (п. 2.13.2)


• В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются в том числе отметки о ведении дел в электронном виде (п.2.13.5).

Описи электронных дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда и сводных описей дел суда постоянного и длительного срока хранения (раздел 3) составляются отдельно от описей дел на бумажных носителях (п.3.2). На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи дел ведутся в электронном виде работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, структурном подразделении (п.3.3.).

В конце описи электронных дел составляется итоговая запись, в которой указывается (п.3.5):

• Количество единиц хранения (цифрами и прописью);


• Объем единиц хранения электронных документов в мегабайтах;


• Общее количество единиц хранения (основных/рабочих);


• Иные количественные характеристики электронных документов.

Итоговая запись подписывается руководителем посредством электронной подписи с указанием даты.

Мой комментарий: Таким образом, опись электронных документов составляется только в электронном виде.

Формирование электронной описи дел осуществляется на основе электронной номенклатуры в автоматизированном режиме. При этом «фильтром» для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу) (п.3.21).

Мой комментарий: Предусмотрено автоматизированное формирование электронной описи. Вопрос только в том, позволяет ли функционал информационной системы суда сделать это максимально эффективно, поскольку данных, которые содержит номенклатура дел, не всегда достаточно ля составление хорошей описи - например, в ряде случаев приходится уточнять заголовки дел.

В электронной описи дел содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются:

• Порядковый номер записи (номер дела);


• Индекс дела, заголовок дела;


• Указание на подлинность (копийность);


• Крайние даты документов;


• Количество листов в деле;


• Аннотация документов.

Совокупность электронных описей дел дает информацию о фонде в целом.

Подлинник описи электронных дел оформляется на бумажном носителе.

Описи дел (годовые разделы описей) направляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения в трех экземплярах на бумажном носителе, а также в электронном виде через три года после передачи дел в архив суда (п.3.24).

Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией суда (п.4.12.).

Работник, ответственный за работу архива суда, совместно с отделом делопроизводства или уполномоченным лицом, отвечающим за функционирование информационных технологий в суде, определяет перечень электронных документов, которые подлежат экспертизе. Перечень электронных документов, подлежащих архивному хранению, помимо заголовков дел, их дат, должен включать в себя данные об электронных носителях (их форматах, объемах и др.). В рамках этого перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение. Перечень утверждается экспертной комиссией (п. 4.13.).

Экспертиза электронных документов проводится экспертной комиссией суда во взаимосвязи с документами суда на бумажных носителях (применяется в комплексе системы общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение) с учетом дополнительных признаков (п.4.14.):

• Подлинность электронного документа, наличие электронной подписи и положительного результата ее проверки;


• Возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов;


• Возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций.

Мой комментарий: С другими разделами инструкции я постараюсь познакомить читателей в отдельных постах.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=323738