понедельник, 17 января 2011 г.

ИСО: Планы подкомитета SC11 комитета TC46 по разработке стандартов в области управления документами

По материалам заметки, опубликованной 10 января 2011 года Арианом Раванбахшем (Arian Ravanbakhsh) на блоге Национальных Архивов США «Records Express»

Подкомитет SC11 постоянно ведет разработку новых стандартов и технических отчетов по вопросам управления документами. Текущие темы включают систему менеджмента документов (СМД), метаданные, миграцию электронных материалов, обеспечение их долговременной сохранности и оценку рисков.

Ниже приведен список некоторых стандартов и технических отчетов подкомитета, которые находятся в завершающей стадии разработки и могут быть опубликован в 2011 году. Следует иметь в виду, что подавляющее большинство этих стандартов и отчетов не находятся в свободном доступе; их можно приобрести через ISO и через другие интернет-магазины стандартов.
  • ISO/DTR 23081-3 «Информация и документация – Управление метаданными документов – Часть 3: Метод самооценки» (Information and documentation — Managing metadata for records — Part 3: Self-assessment method) Документ разработан рабочей группой WG1 подкомитета SC11, и представляет собой технический отчет, предлагающий специалистам по управлению документами и информацией метод самооценки текущего состояния захвата метаданных и управления ими в их организации, а также содержащий рекомендации о том, как расставить приоритеты и спланировать действия, направленные на улучшение текущего положения дел. Этот технический отчет согласован со стандартами ISO 23081-1 и ISO 23081-2. В приложении к техническому отчету дана электронная таблица, помогающая применять метод самооценки.

  • Руководство «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов: С чего начать?» (Digital Records Preservation - Where to Start Guide) разработано рабочей группой WG7. Этот документ содержит рекомендации по разработке плана обеспечения долговременной сохранности электронных материалов. Руководство опирается на понятия, сформулированные в стандарте ISO 15489 (части 1 и 2), и его рекомендуется применять в сочетании с этим стандартом. (Данный документ уже опубликован, см. http://rusrim.blogspot.com/2010/11/blog-post_7749.html  - Н.Х.)

  • Стандарты системы менеджмента документов (СМД). Разработанные рабочими группами WG8 и WG9, эти два стандарта являются первой частью плана работ подкомитета SC11 по разработке серии стандартов СМД. Стандарты СМД высокоуровневые, в них рассматриваются меры контроля и процессы управления организацией и формирования стратегической концепции «хорошего» управления документами. Целевая аудиторией стандартов СМД в первую очередь является высшее руководство организаций, также специалисты в области ИТ и управления документами. (О стандартах СМД см. также http://rusrim.blogspot.com/search/label/СМД - Н.Х.)

    Первыми двумя стандартами серии станут:

    1. ISO/DIS 30300 «Система менеджмента документов – Основные положения и словарь» (Management system for records - Fundamentals and vocabulary). Разработанный рабочей группой WG8, этот стандарт охватывает такие вопросы, как основы и принципы СМД, и термины и определения, относящиеся к управлению документами и СМД.

    2. ISO/DIS 30301 «Информация и документация - Система менеджмента документов –  Требования» (Management system for records – Requirements). Разработанный рабочей группой WG9, данный стандарт устанавливает требования к СМД. Он включает разделы, посвященные вопросам лидерства, управления, эксплуатации, планирования и совершенствования.

    Подкомитет SC11 также подготовил «Ответы на часто задаваемые вопросы» (FAQ) в отношении двух проектов стандартов СМД, включая их основания, целевую аудиторию, взаимосвязь с ISO 15489, потенциальную отдачу от их применения и т.д.

  • Разработанный рабочей группой WG12 стандарт ISO/DIS 13008 «Процессы конверсии и миграции электронных документов» (Information and documentation — Digital records conversion and migration process):

    Данный проект был подготовлен на основе 50-страничного американского национального стандарта ANSI/ARMA 16-2007 «Процесс конверсии электронных документов: Планирование программы, требования, процедуры» (The Digital Records Conversion Process: Program Planning, Requirements, Procedures), который был разработан ассоциацией специалистов в области управления документами  ARMA International и в марте 2007 года был утвержден Американским национальным институтом стандартов (ANSI).

    Содержащиеся в данном стандарте указания и рекомендации помогают понять делопроизводческие требования, организационную и бизнес-концепции осуществления процессов конверсии и миграции, вопросы планирования использования технологий и контроля / мониторинга этого процесса. В нём описаны этапы, компоненты и конкретные методики конверсии документов из одного формата в другой, и миграции документов с одного оборудования или программной конфигурации в другую, - охватывая такие темы, как workflow, тестирование, контроль версий и контроля качества (validation).

    Стандарт специфицирует вопросы планирования, требования и процедуры конверсии и/или миграции электронных документов (включающих электронные объекты плюс метаданные), с тем, чтобы сохранить аутентичность, надёжность, целостность и возможность использования таких документов в качестве свидетельств деловых транзакций.
Ариан Раванбахш (Arian Ravanbakhsh)

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://blogs.archives.gov/records-express/?p=1039

Комментариев нет:

Отправить комментарий