То, что эти положения напрямую затрагивают и организацию исполнения архивами социально-правовых запросов, уже осознано Пенсионным фондом РФ и Росархивом. Их совместное письмо «Об информационном взаимодействии между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации» от 14/18 января 2011 года рекомендует органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации рассмотреть вопрос о заключения соглашений об информационном взаимодействии между отделениями ПФР и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
В письме подчеркивается, что «внедрение практики обмена электронными документами между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации упростит получение заявителями государственных услуг, сделает обслуживание населения более качественным и доступным, сократит сроки исполнения запросов».
Кроме того, упоминается, что в настоящее время в ряде регионов(Челябинская обл., Ярославская обл., Белгородская обл. и др.) уже проводится работа по налаживанию информационного взаимодействия между отделениями ПФР и органами управления архивным делом субъекта федерации.
Пенсионный фонд Российской Федерации и Федеральное архивное агентство рекомендуют следующее.
1. Заключить соглашение об информационном взаимодействии между отделением ПФР и органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации. При этом необходимо руководствоваться Примерным соглашением об информационном взаимодействии между отделением ПФР и органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации.Основные положения «Типового соглашения»
2. Организовать информационное взаимодействие между отделением ПФР и органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации в целях обмена юридически значимыми документами социально-правового характера в электронной форме для установления и выплаты пенсий и других социальных выплат.
На сайте Росархива выложен и текст «Типового соглашения об информационном взаимодействии между отделением Пенсионного фонда Российской Федерации и органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации».
Целью Соглашения будет являться организация социально-правового защищенного электронного документооборота между ОПФР, территориальными органами ПФР и архивами в целях установления и выплаты пенсий и других социальных выплат с использованием средств криптографической защиты информации (СКЗИ) программного комплекса VipNet с функциями шифрования и ЭЦП.
Приобретение, установка и функционирование программного обеспечения, каналов связи, СКЗИ с функциями ЭЦП осуществляется за счет Сторон, а также с использованием технических возможностей ОПФР (п.3.1.). Таким образом, архивным органам придется ежегодно расходовать средства на приобретение ЭЦП, и вообще освоить эту технологию.
Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для архивных органов осуществляют Удостоверяющие центры (УЦ), список которых предоставляет архивному органу ОПФР (п.3.2.).
Очередной раз обращаю внимание коллег на то, что если закрытые ключи, используемые для подписания документов, будут изготавливаться для архивов удостоверяющими центрами (а не самими владельцами ключей, как сейчас обычно делается), то будет существенный риск отказа от своих электронных подписей.
В Соглашении устанавливается следующий порядок обмена: Органы Пенсионного Фонда п.4.2.):
- Формируют запросы информации о периодах трудовой деятельности и о заработной плате граждан в электронной форме и направляют их в архивы,
- Контролируют поступление запроса (уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в его рассмотрении).
- Контролируют направление архивом ответа на запрос.
- Получают запросы информации о периодах трудовой деятельности и о заработной плате граждан
- Направляют мотивированный отказ в рассмотрении запроса в случае отсутствия в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации (не позднее третьего рабочего дня, следующего за днем получения запроса).
- Направляют ответ на запрос в виде электронного документа в течение 30 дней (либо уведомляют о продления сроков исполнения запроса).
- не уничтожать и (или) не модифицировать архивы открытых ключей ЭЦП, электронных документов (в том числе электронные уведомления и журналы).
- осуществлять обмен электронными документами с конфиденциальной информацией только в зашифрованном виде.
6.3. Если одна из Сторон предъявляет другой Стороне претензии по электронному документу, при наличии подтверждения другой Стороной факта получения такого документа, а другая Сторона не может представить спорный электронный документ, виновной признается Сторона, не представившая спорный документ.К сожалению, в соглашении не указан срок хранения сторонами электронных документов, подписанных ЭЦП. Здесь, кстати говоря, архивам нужно будет задуматься – хранить ли свои экземпляры ответов на запросы столько же, сколько сейчас хранятся копии ответов на «бумажные» запросы, или же дольше, сформировав из этих материалов ценный электронный ресурс.
Обеспечение безопасности информационного взаимодействия с использованием СКЗИ будет осуществляться соответствии с «Инструкцией об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну», утвержденной приказом ФАПСИ от 13.06.2001 №152 (п.6.4.).
Мой комментарий: Итак, электронные документы, от которых многие наши архивы до сих пор отмахивались, как от чумы, теперь станут для них реальностью – причем придут не в качестве объектов архивной работы, а в качестве инструментов основной деятельности. Вполне возможно, что с архивами в итоге произойдёт то же, что и с судебными органами – помучаются, научатся, и им понравится :)
Есть ещё одна проблема, о которой стоило бы подумать сразу. Понятно, что большинство запросов социально-правового характера в архивы будет поступать из местных отделений пенсионного фонда. Но, как показывает практика, граждан, которые переезжали из региона в регион, у нас также хватает. Как будут взаимодействовать архивные и пенсионные органы в таких случаях, и какой ЭЦП архивам нужно будет подписывать электронные архивные справки, направляемые в другие регионы? Достаточно ли будет одного соглашения, или каждому архиву потребуется заключать аналогичные со всеми отделениями пенсионного фонда страны?
Источник: Сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/documents/letter180111.shtml
http://archives.ru/sites/default/files/soglashenie_archive.doc
Комментариев нет:
Отправить комментарий