Казначейство определило порядок хранения документов с ЭЦП

Очередной раз «выловила» интересный документ, который прошел мимо меня в марте 2010 года. В этот раз это приказ Федерального казначейства от 16 марта 2010 г. № 54 «Об утверждении порядка изготовления бумажной копии электронного документа и хранения электронных документов с электронной цифровой подписью в центральном аппарате Федерального казначейства».

Интересно, что документ ввели в действие «задним числом», с 10 марта 2010 года.

Управлению информационных систем центрального аппарата поручено, помимо всего прочего, обеспечить:

• Целостность и доступность баз данных прикладного программного обеспечения (далее - ППО), содержащих электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП).
  
  
• Проведение тематических исследований и получение заключения о корректности встраивания средств криптографической защиты информации в ППО, использующее ЭЦП.

«Порядком» установлено, что электронный документ создается, используется и хранится с применением средств вычислительной техники в соответствующем прикладном программном обеспечении Федерального казначейства (п.1.4.). Любопытно отметить, что данное положение, похоже, противоречит требованиям п.37 «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477, согласно которому «37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти».

Самый большой по объему раздел Порядка посвящен правилам изготовления и заверения бумажной копии электронного документа (п.2).

Такая копия изготавливается по письменному запросу в случаях, предусмотренных законодательством РФ (п.2.1.). Её изготовление осуществляется на основании резолюции руководства Федерального казначейства. Она заверяется оттиском штампа (или собственноручной записью с текстом) согласно Приложению к настоящему Порядку, и собственноручной подписью уполномоченного работника.

После этого бумажная копия передается в Уполномоченный удостоверяющий центр Федерального казначейства (п.2.2.), который «проверяет действительность на момент подписания сертификата ключа подписи, относящегося к ЭЦП должностного лица, подписавшего электронный документ» (п.2.3.). Результаты проверки удостоверяются простановкой собственноручной подписи уполномоченного лица УУЦ с указанием должности, фамилии и инициалов, и оттиска печати УУЦ. Детально регламентируется, на какой стороне листа должны проставляться все эти подписи, печати и штампы (п. 24), причем подпись заверяющего документ исполнителя ставится на «на каждом листе, на одной или на обеих сторонах, на которых размещена информация». И именно исполнитель несет персональную ответственность за идентичность информации в бумажной копии. (п.2.5.)

Наиболее интересовавший меня раздел «Хранение электронных документов» содержит всего четыре весьма расплывчатых пункта:

Порядок изготовления бумажной копии электронного документа и хранения электронных документов с электронной цифровой подписью в центральном аппарате Федерального казначейства (утв. приказом Федерального казначейства от 16 марта 2010 г. № 54)

3. Хранение электронных документов

3.1. Документы, созданные в электронном виде и подписанные ЭЦП уполномоченных лиц, хранятся в соответствующем прикладном программном обеспечении, позволяющем их просматривать и осуществлять проверку ЭЦП документов на протяжении всего срока хранения этих документов.

3.2. Перечень документов, хранящихся в электронном виде с ЭЦП, определяется в Технологическом регламенте на соответствующее прикладное программное обеспечение.

3.3. Срок хранения электронных документов устанавливается в соответствии с номенклатурой дел в зависимости от содержащейся в них информации и вне зависимости от места хранения, за исключением документов Архивного фонда Российской Федерации, подлежащих передаче на государственное хранение.

3.4. Срок хранения сертификата ключа ЭЦП, посредством которого были подписаны электронные документы, определяется действующим законодательством и нормативными правовыми актами в сфере использования ЭЦП (но не менее срока хранения электронного документа, подписанного ЭЦП).

Мой комментарий: Будет интересно посмотреть, что за перечни видов документов будут содержать упомянутые Технологические регламенты.

То, что органы государственной власти начинают включать вопросы организации хранения электронных документов, факт отрадный. Понятно, почему это пока что лишь общие требования: в большинстве ведомств активная работа с электронными документами только начинает набирать обороты.

Очередной раз вынуждена констатировать, что отсутствие нормативно-методической поддержки со стороны Росархива усилий государственных органов по обеспечению сохранности их электронных документов создает реальную угрозу утраты цифрового наследия страны.

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=495051;div=LAW;mb=LAW;opt=1;ts=DB9AFF3581A78AA9B7484B59C0EAFBC4