Ассоциация российских банков рекомендовала сроки хранения ряда документов

Комитет Ассоциации российских банков (АРБ) по вопросам противодействия легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (ПОД/ФТ) утвердил «Типовые правила внутреннего контроля в кредитной организации» (протокол № 24 от 1 декабря 2010 года).

Документ содержит ряд интересных положений. Прежде всего, стоит обратить внимание на то, что понятие «осуществление внутреннего контроля» включает в себя не только мероприятия самого контроля, но и деятельность по документированию этой работы и хранению собранной информации и документов на протяжении сроков, установленных законодательством.

Осуществление внутреннего контроля - реализация организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом, правил внутреннего контроля и программ его осуществления, а также выполнение требований законодательства …по документальному фиксированию сведений (информации) и их представлению в уполномоченный орган, по хранению документов и информации, по подготовке и обучению кадров.

В Правилах сформулированы требования к ведению анкет клиентов (п.4).

4.4. Порядок ведения анкет Клиентов.

4.4.3. Анкета (досье) клиента заполняется сотрудником Банка на бумажном носителе, как от руки и/или с применением технических средств. Анкета (досье) клиента, заполненная в электронном виде, при переносе на бумажный носитель заверяется подписью сотрудника, ответственного за идентификацию. Сведения, включаемые в Анкету (досье) клиента, могут фиксироваться и храниться Банком в электронной базе данных …

4.4.4. Анкета (досье) клиента может не оформляться при проведении банковских операций и иных сделок … если сведения … фиксируются иными способами, определенными правилами проведения банковских операций и иных сделок.

4.4.5. Анкета (досье) клиента подлежит хранению в Банке не менее пяти лет со дня прекращения отношений с Клиентом.

Отдельный раздел (п.7) описывает программу документального фиксирования (или, говоря по-русски, документирования) сведений и информации. Документироваться должна информация, полученная в результате применения Правил и реализации программ их осуществления (п.7.2.).

7.3. Информацию об операциях (сделках) Клиента Банк фиксирует таким образом, чтобы:

• в случае необходимости было возможно воспроизвести детали операции (сделки) (в том числе сумму операции (сделки), валюту платежа, данные о контрагенте клиента);
  
  
• они могли быть использованы в качестве доказательства в уголовном, гражданском и арбитражном процессе.

В п.7.4. подробно перечислены документируемые сведения. Способы документирования сведений определяются и регламентируются внутренними нормативными документами Банка (п.7.5.).

Правилами также установлен срок хранения Отчетов в виде электронного сообщения (ОЭС) и Извещений в виде электронного сообщения (ИЭС), которыми банки обмениваются с уполномоченным органом.

10. Порядок подготовки и представления сведений в Уполномоченный орган

10.21. ОЭС, направленные Банком в уполномоченный орган, по которым получены ИЭС о принятии их территориальным учреждением, а также указанные ИЭС и ИЭС Уполномоченного органа, полученные Банком в ответ на направленные ОЭС, хранятся в электронном виде не менее 5 лет со дня получения ИЭС Уполномоченного органа.

Отдельный раздел (п.11) посвящен программе хранения документов и информации.

11. Программа хранения документов и информации

11.1. В рамках реализации настоящих Правил хранению подлежат следующие документы:
11.1.1. Документы, содержащие сведения о Клиенте, хранятся в юридическом деле Клиента или досье Клиента;
11.1.2. Документы по операциям Клиентов хранятся в бухгалтерских либо кассовых документах дня в порядке, предусмотренном нормативными документами Банка России;
11.1.3. ОЭС об операциях подлежащих обязательному контролю и подозрительных операциях хранятся в электронном виде в информационной системе Банка.

11.2. Сведения и документы, полученные Банком в рамках осуществления настоящих Правил, подлежат хранению в течение не менее 5 (пяти) лет, со дня прекращения отношений с Клиентом.

Мой комментарий: Хочу обратить внимание на то, что банки, в отсутствие столь необходимого перечня документов кредитных организаций, сами начинают регулировать проблемы со сроками хранения. Только, в отличии от Росархива и ВНИИДАД, АРБ предлагает применять сроки хранения, установленные законодательно-нормативными актами.

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=109248