Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму документов Росреестра: Функции ИС «Архив»

В «Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму документов в сфере государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», утвержденной приказом Росреестра от 4 августа 2021 года №П/0342, определены функции информационной системы (ИС) «Архив» (п.4.4), которая «предназначена для постоянного хранения и организации учета, сохранности, обработки, упорядочения и использования электронных документов, поиска таких документов по их атрибутам, автоматизации учета и контроля местонахождения архивных документов в бумажном виде, автоматизации и управления процессом перевода бумажных документов в электронный вид».

ИС «Архив», в том числе, включает в себя:

• Инструментарий для автоматизации деятельности архивов в части реализации процессов учета, отбора, обработки, упорядочения хранения и использования архивных документов;
  
  
• Средства автоматизации процедур планового перевода и перевода по запросам, включая автоматизированное формирование отсутствующих описей бумажных дел (томов дел) на основе имеющихся в унаследованных информационных системах данных о поступивших документах;
  
  
• Средства для обеспечения надежного и постоянного хранения электронных документов, поиска таких документов по их атрибутам;
  
  
• Средства для формирования аналитических материалов и статистической отчетности.

ИС «Архив» обладает следующими свойствами (п.4.4.3):

• Имеет централизованную базу данных для размещения единого структурированного каталога архива, содержащего сведения о наличии и размещении в архиве документов в бумажном и электронном виде;
  
  
• Имеет в своем составе средства управления каталогом архива дел;
  
  
• Обеспечивает защищенный доступ и разграничение доступа к ресурсам ИС «Архив» на основании ролевой модели для пользователей ИС «Архив»;
  
  
• Обеспечивает возможность постоянного доступа ко всей хранимой информации для всех пользователей ИС «Архив2 независимо от места их нахождения с учетом разграничения доступа;
  
  
• Обеспечивает одновременную работу в ИС «Архив» до одной тысячи пользователей.

В стратегии перечислены основные функциональные требования к ИС «Архив» (п. 4.4.4)
в части:

• Формирования и ведения архива;
  
  
• Использования архивных документов;
  
  
• Автоматизации процесса планового перевода и перевода по запросам;
  
  
• Обеспечения информационной безопасности и защиты данных;
  
  
• Контроля состояния архива;
  
  
• Организации архивного делопроизводства.

В Сратегии также проработан вопрос об интеграции ИС «Архив» с федеральной государственной информационной системе ведения единого государственного реестра недвижимости (ФГИС ЕГРН).

Ожидаемые результаты реализации Стратегии (п.5)

Целевые показатели Стратегии (п.5.2):

• Перевод 100% хранящихся в бумажном виде архивных документов в электронный вид к 31.12.2025;
  
  
• Увеличение скорости перевода бумажных документов в электронный вид, в том числе сокращение срока перевода до 3 лет;
  
  
• Обеспечение юридической значимости архивных электронных документов при долгосрочном хранении;
  
  
• Обеспечение миграции сведений (электронных документов) со стадии приема документов в ИС «Архив», интегрированную с ФГИС ЕГРН;
  
  
• Сокращение объема хранимых (в перспективе - исключение хранения) бумажных документов.

Этапы и сроки реализации Стратегии (п.6)

Стратегия реализуется по 31 декабря 2025 года

• В 2021 году ведомство хочет обновить свою нормативно-правовую базу по данному вопросу
  
  
• В 2021 - 2022 годах планируется обеспечить доработку ИС «Архив», а также ФГИС ЕГРН в части интеграции с ИС «Архив»
  
  
• В 2021 - 2025 годах планируется проведение работ по сканированию бумажных документов в соответствии с планами-графиками работ по сканированию для каждого субъекта Российской Федерации.

Мой комментарий: Можно только приветствовать такие инициативы федеральных ведомств. С моей точки зрения, основным риском при реализации ведомственных программ электронной архивации является их разобщенность и отсутствие единого подхода, что в будущем может создать дополнительные проблемы при длительном и постоянном хранении.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=393333