Новые Правила делопроизводства: Кто отвечает за делопроизводство?

В «Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года № 71, описано видение Росархива организации делопроизводства в органах государственной власти:

п.1.10. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

На структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (служба делопроизводства) возлагаются:

• Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов;


• Применение современных информационных технологий в работе с документами;


• Методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами.

При отсутствии такого структурного подразделения обязанности по ведению делопроизводства возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника) (п.1.11).

Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных структурных подразделений (делопроизводитель подразделения).

Мой комментарий: Как мне кажется, эта норма уже давно устарела. Сейчас в структурных подразделениях многих государственных органов  уже нет сотрудников в должности «делопроизводитель». Возложить же дополнительные обязанности по ведению делопроизводства на иных сотрудников этих подразделений будет затруднительно. Каждый сотрудник отвечает только за те документы, с которыми он работает, и брать на себя дополнительные обязанности без дополнительной оплаты вряд ли согласится.

Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем и определяющего ее наименование, структуру, задачи и функции (п.1.12).

Должностные обязанности специалистов Службы и делопроизводителей подразделений устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива, возвращены в архив (п.1.13).

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

Мой комментарий: Итак, что делать, если в подразделениях нет делопроизводителей? :)

Мой комментарий: Для сравнения, давайте посмотрим, кто отвечает за делопроизводство в нашем передовом ведомстве - Федеральной налоговой службе (ФНС). Среди структурных подразделений службу делопроизводства обнаружить не удалось. За единый порядок работы с управленческими документами отвечает Административно-контрольное управление ФНС (см.: https://www.nalog.ru/rn77/about_fts/fts/structure_fts/str_podr_ca/aku/#t10 )

В число задач Административно-контрольного управления ФНС входят, в  частности, следующие:

• Обеспечение в налоговых органах единого порядка работы с управленческими документами в бумажном и электронном виде;


• Обеспечение развития системы электронного документооборота в центральном аппарате и территориальных органах Службы;


• Обеспечение в налоговых органах методологии направления налогоплательщикам документов налогового администрирования в АИС «Налог-3», анализа ведомственных перечней документов, нормативных актов по документационному обеспечению и их актуализации с учетом перехода налоговых органов на работу в АИС «Налог-3».

За другие направления электронного документооборота отвечают другие управления:

Аналитическое управление (см. https://www.nalog.ru/rn77/about_fts/fts/structure_fts/str_podr_ca/analit/#t1 )

Совершенствование электронного документооборота между налоговыми органами и органами федерального казначейства, в части учета поступлений в бюджетную систему Российской Федерации сумм налогов (сборов) и иных платежей, администрируемых налоговыми органами.

Управление камерального контроля (см. https://www.nalog.ru/rn77/about_fts/fts/structure_fts/str_podr_ca/cameral/#t14 )

Совершенствование электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками, в части проведения камеральных налоговых проверок.

Как мне кажется, Росархив попытался закрепить в документе нормы, которые в отношении служб делопроизводства государственных органов государственной власти уже очень сильно устарели. В большинстве государственных органов самостоятельной «всеобъемлющей» службы делопроизводства уже давно нет; как правило существует подразделение, которое в том числе отвечает за делопроизводства и архив.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=342093