Управление документами до и после ИИ-революции, часть 1

Данная статья известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin - на фото) была опубликована на его блоге «Thinking Records» (Думая о документах) 30 января 2020 года. Статья получила широкий резонанс в профессиональном сообществе.

Недавно я записал аудиоподкаст (доступен по адресу https://podcasts.irms.org.uk/2019/12/19/irms017-alan-pelz-sharpe-on-artificial-intelligence/ ) для Британского общества специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS) с участием Алана Пельц-Шарпа (Alan Pelz-Sharpe, https://www.linkedin.com/in/alan-pelz-sharpe-876b2 ) - соавтора, пожалуй, первой книги об использовании искусственного интеллекта (ИИ) для целей управления информацией (см. https://www.amazon.co.uk/Practical-Artificial-Intelligence-Enterprise-Playbook-ebook/dp/B07X2T37RZ ). В своём интервью Алан сказал, что, по его мнению, переход к управлению информацией с помощью ИИ будет изменением даже большего масштаба, чем переход от использования аналоговой информации к цифровой в 1990-х годах.

Управление документами - это постоянно продолжающийся вид деятельности. История показывает, что, как только общество начинает создавать и сохранять документы, остановить эту работу может только конец этого общества. Управление документами становится неотъемлемой частью функционирования отдельных организаций и общества в целом. Фундаментальные изменения в обществе приводят к фундаментальным изменениям в практике управления документами.

В данном посте я постарался показать, как изменилось управление документами в результате сначала промышленной революции, а затем и цифровой революции. В нём также содержится мой прогноз о том, как оно изменится после «революции искусственного интеллекта» (ИИ-революции). В посте дан обзор всей истории управления документами с тем, чтобы показать, как цифровая революция превратила этот вид деятельности из обслуживающей вспомогательной функции в функцию политического уровня, и как ИИ-революция изменит его еще раз, на этот раз трансформировав в науку о данных.

Глядя на длительный период истории управления документами, можно увидеть три основных тенденции:

• Постоянно увеличивающийся объём создаваемых документов;


• Постоянно усиливающееся доминирование систем, управляющих структурированными данными, над системами для неструктурированных данных;


• Постоянно совершенствующиеся возможности для переклассификации и повторного агрегирования всех документов в документной системе.

ИИ-революция предлагает специалистам по управлению документами и по полномасштабному управлению информацией новые возможности и новую власть для эффективного вмешательства в отдельные документные системы и в их взаимодействие для целей стратегического/полномасштабного управления. Эта власть, как и любая другая, приходит вместе с ответственностью и с необходимостью использовать её разумно и безопасно.

В настоящем посте делается попытка обрисовать как возможности, которые может предложить искусственный интеллект, так и те проблемы, которые он поставит перед специалистами по управлению документами и информацией.

Управление документами до промышленной революции

У нас в Великобритании Национальные Архивы хранят непрерывный массив государственных документов с начала 13-го века – с того момента, когда администрация английских королей начала хранить копии оправляемых ими писем и выдаваемых хартий. Управление документами в период с 13-го века до середины 19-го века мы можем охарактеризовать следующим образом:

• Основную массу документов составляет переписка. Переписка преимущественно хранится в виде простых хронологических последовательностей;


• Объемы документов невелики, да и сама королевская администрация очень мала по масштабам. Скорость перемещения корреспонденции (на лошадях на плохим дорогам, или по воде) медленная;


• Отсутствует необходимость в профессии управления документами, поскольку хронологические последовательности переписки не требуют для управления ими специального опыта и знаний;


• Некоторые документы приобретают форму, отличающуюся от той, что характерна для переписки, и представляют собой записи в регистрах, инвентарных и индексных книгах или учётных реестрах. Это начало того, что позже будет называться структурированными данными.

Мой комментарий: Не думаю, что специалисты по европейской средневековой и новой истории согласятся со столь упрощённой точкой зрения на то, как осуществлялось управление документами в данный период. С моей точки зрения, вредно и неправильно смотреть на наших предшественников как на каких-то деревенских простачков. По мере развития и усложнения государственного управления, военного дела, экономики и т.д. соответственно усложнялось и управление поддерживающими их документами. Документов, действительно, было не столь много, как сегодня (но очень много с учётом тогдашнего уровня грамотности и технологий!), однако к каждому из них относились куда более трепетно.

На этом раннем этапе истории управления документами мы уже видим фундаментальное различие между «структурированными» и «неструктурированными» данными:

• Элемент переписки (письмо) представляет собой неструктурированные данные, поскольку в момент его создания он существует и перемещается независимо от какой-либо системы или структуры. Письмо, следовательно, должно быть интегрировано в некую структуру, содержащую остальные части переписки, с тем, чтобы оно могло в полной мере функционировать как составная часть документации;


• В отличие от этого, запись в реестре, инвентарной или индексной книге или в учётном реестре является примером структурированных данных, поскольку с момента их создания эти данные уже интегрированы в структуру вместе с другими аналогичными записями.

Мой комментарий: В настоящее время одна из групп в составе технического подкомитета TC46/SC11 международной организации по стандартизации (ИСО) начала работу по теме управления документами и информацией в структурированной среде. К удивлению, выяснилось, что на данный момент отсутствуют авторитетные определения понятий «структурированные» и «неструктурированные» данные и документы! В этом плане попытка Джеймса Лепена провести различие между ними весьма любопытна (и, естественно, спорна).

Одним их постоянных предметов приложения усилий в практике управления документами было обеспечение того, чтобы документы последовательно захватывались во логически последовательную структуру. Эти усилия имеет жизненно важное значение в ситуациях, когда организации преимущественно создают неструктурированные данные, такие как самостоятельно существующие и свободно перемещающиеся переписка и документы. Однако это куда менее полезно для организаций, ведущих свою деятельность посредством структурированных систем данных, поскольку структура базы данных задаётся с самого начала существования системы, а записи захватываются в структуру в момент их создания.

Период после промышленной революции

Произошедшая на рубеже девятнадцатого века промышленная революция впервые начала концентрировать большое количество работников физического труда. К началу двадцатого века большие группы канцелярских работников были сконцентрированы в бюрократическом аппарате постоянно растущих государственных министерств и ведомств, коммерческих организаций и других учреждений. Это привело к революции в управлении документами:

• Объемы создаваемых документов стали теперь намного больше. Увеличился размер организаций. Скорость перемещения корреспонденции (моторизованным транспортом по асфальтированным дорогам, по железным дорогам, на пароходах и, позднее, по воздуху), увеличилась;


• Документация обычно представляет собой содержащие контент объекты (documents), хранящиеся в сложных системах формирования и хранения дел (filing systems), в которых одно дело (или одна группа дел) создается для каждой отдельной части работы. Дела, относящиеся к похожим типам работы, группируются в серии документов (records series), каждой из которых обычно можно управлять с использованием одного правила, определяющего доступ, срок хранений и действия по его истечении;


• Существует потребность в профессии управления документами в связи с тем, что системы формирования и хранения дел являются сложными, и также сложен набор правил, определяющих сроки хранения документов каждой отдельной серии;


• В организациях с высокими требованиями к ведению и хранению документации управление документами реализуется как услуга. В органах правительства Великобритании эта услуга оказывается выделенным для работы с документами персоналом, работающим в канцеляриях (registries). Канцелярии встраиваются в поток корреспонденции при её перемещении от отправителя к получателю, так что элемент переписки регистрируется и помещается в дело до того, как он достигает получателя. Это даёт двойное преимущество, поскольку, с одной стороны, обеспечивает помещение в дело элемента переписки, и, с другой, позволяет пользователю читать его в контексте предыдущей переписки по тому же делу / вопросу / проекту / теме;


• Организация имеет возможность создать систему классификации различные серий дел, чтобы получить всеобъемлющую интегрированную структуру для всей своей документации;


• Объем структурированных данных также увеличивается благодаря использованию более развитых методов хранения структурированных данных, таких, как картотеки. Эти структурированные данные находятся за рамками основного способа организации документации.

Мой комментарий: Автор (который сам в большей степени ИТ-специалист, чем архивист или документовед) и здесь, с моей точки зрения, видит картину слегка по-детски. Отмечу лишь следующее:

• Появление профессии специалистов по управлению документами, равно как и дальнейшая специализация в рамках этой профессии, связана не только и не столько со сложностью документных процессов, сколько с разделением труда – для того, чтобы освободить высококвалифицированных специалистов от выполнения не свойственных им функций.


• Автор делает упор на регистрации и формировании документов в дела, забывая о многочисленных других функциях служб делопроизводства, таких как унификация создаваемых документов, своевременная доставка документов сотрудникам, контроль исполнения, контроль доступа и обеспечение конфиденциальности, контроль целостности и обеспечение безопасности документов, поиск документов и их представление заинтересованным сторонам по запросам, создание и заверение копий и выписок, и, наконец, уничтожение документов.


• Мнение автора о том, что «структурированные данные» выпадали из общей системы организации документов отчасти, может быть, справедливо в отношении тех картотек, которые рассматривались как вспомогательные инструменты делопроизводства, но не реестров, регистров и учётных книг. Наши предшественники поступали точно так же, как и мы – брали на учёт и контроль всё, что, по их мнению, представляло ценность :)


• Любопытно наблюдать, как ИТ-специалист 21-го века делает упор на прогресс в части доставки физических документов, забывая о таких технологиях, как телеграф, телефон и радио!

После промышленной революции характер документации изменился. Доиндустриальная организация захватывала элементы переписки в хронологические серии. Практика 20-го века формирования дел, посвященным каждому конкретному элементу работы, привела к появлению новых видов документов, таких как «описания дел» (file notes).  Это были документы, созданные главным образом не для прямой передачи информации от одного лица / подразделения другому, а в качестве дополнения к делу, с тем, чтобы можно было получить представление обо всей истории соответствующей работы. Расширение возможностей для копирования документов (сначала с помощью пишущих машинок, машбюро и копировальной бумаги, затем с помощью фотокопировальных аппаратов) позволило помещать копию документа в каждое отдельное дело, к которому документ относится.

(Продолжение следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2020/02/2_18.html )

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
https://thinkingrecords.co.uk/2020/01/30/records-management-before-and-after-the-ai-revolution/