Новые Правила делопроизводства: Документирование управленческой деятельности

«Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» утверждены приказом Федерального архивного агентства (Росархива) от 22 мая 2019 года № 71. Раздел Правил «Документирование управленческой деятельности» содержит ряд довольно-таки спорных норм, которые могут создать головную боль для государственных органов.

В правилах речь идет о создании (п. 2.2.):

• Документов на бумажном носителе;


• Электронных документов и


• Электронных копий документов, полученных в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе

Сохранился странный подход (п.2.2), при котором зачем-то проводится различие между «электронными документами» и «электронными копиями документов, полученными в результате оцифровки». Согласно российской документоведческой традиции, копия документа – тоже документ; и нет никаких веских причин управлять используемыми в деловой деятельности электронными копиями как-то иначе в сравнении с изначально-электронными документами.

Согласно п.2.3, «СЭД, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства».

Мой комментарий: «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» пока существуют только в виде проекта, см.: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/56712513/ ). По сути Правила требуют обязательного соответствия СЭД федеральных органов государственной власти этим требованиям. Проблема заключается в том, что, по моей оценке, ни одна ныне используемая в государственных органах СЭД не соответствует им в полной мере.

Второй важный момент: кто будет подтверждать соответствие СЭД этим требованиям? Росархив? Как я уже не раз писала, специалисты Росархива не обладают необходимой компетенцией для подготовки разумных функциональных требований к государственным СЭД и не осознают возможных экономических последствий неуместных и несвоевременно введённых требований. Скорее всего, данное положение останется мертворожденным, - в противном же случае системы с названием «СЭД» государственные органы просто переименуют, формально выведя их из-под требования Правил :)

В важном пункте 2.4 его первая часть звучит подозрительно разумно:

«Документы государственного органа, органа местного самоуправления могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, …»

но вторая часть того же пункта свидетельствует о том, что никуда не делись ни «куриная слепота» в отношении текущего положения дел с использованием документов и документированной информации, ни ведомственное самомнение Росархива:

«…если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.»

Мой комментарий: Согласно Правилам, ни один орган государственно власти, кроме Росархива, не может теперь принимать решения об использовании в своей деятельности электронных документов - ни Правительство, ни федеральные ведомства своим нормативно-правовым актом это сделать не могут. Норму нужно включать в закон!

На практике, мнение Росархива по данному вопросу никого не интересует. Если переход на использование электронных документов или электронной документированной информации способствует выполнению возложенных на государственные органы задач, особенно в связи с программами электронного правительства и цифровой экономики, это будет сделано – и вряд ли руководство Росархива посмеет сказать слово поперёк.

Более того, ссылаясь на данные нормы, в судах можно попытаться оспаривать правомочность любых электронных документов, созданных органами государственной власти, в тех случаях, если их ведение в электронном виде установлено «всего лишь» ведомственными нормативно-правовыми актами.  Правда, не думаю, что найдётся судья, который воспримет подобную аргументацию всерьёз (напомню, что в судебной практике были попытки оспаривания документов государственных органов по схожим формальным основаниям, и суд на это сказал, что «ерунда всё это»).

Не забыли и про пресловутый перечень электронных документов:

«Перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, подлежит согласованию с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела и делопроизводства.»

Мой комментарий: Согласно Правилам, все федеральные органы власти должны бегать по коридорам Росархива, согласуя никому не нужные перечни, вводить в действие которые нужно не иначе как законами…

После этих нескольких «заплаток» из относительно свежей кожи, наложенных на ссохшиеся старые меха бумажного документооборота, начинаются привычные торжественные песнопения на старославянском о действительно важных для Росархива вещах – гербовых бланках, формах и шаблонах, вертикальной системе движения документов и т.п.

Из порадовавших меня изюминок отмечу п.2.9, предполагающий многоэтажную бюрократию и исключающий даже мысль о том, что хотя бы первые лица ведомства могут взять и сами (о, ужас!) составить документ - не говоря уже о делегировании нижестоящим сотрудникам полномочий вести прямое взаимодействие с внешними сторонами:

«2.9. Проекты документов, подготовленных государственным органом, органом местного самоуправления, подлежат согласованию.»

Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им должностным лицом (п.2.10):

• Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им должностного лица;


• Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа государственного органа, органа местного самоуправления, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Мой комментарий: Сейчас приняты изменения в закон «Об электронной подписи» и, возможно, придется уточнять, какой вид электронной подписи нужно будет использовать в данном случае. Непонятно, почему описан только вариант подписания электронного документа, который направляется в государственные органы и органы местного самоуправления. А какой подписью следует подписывать документы, направляемые юридическим и физическим лицам?

Согласно Правилам, в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с федеральным законом № 63-ФЗ.

Мой комментарий: Если бы я верила в то, что Правила составлялись целенаправленно, думая о последствиях каждого пункта, то я бы заподозрила Росархив в умышленном создании препятствий для внедрения электронных документов и систем электронного документооборота в систему государственного управления. Но на самом деле это, конечно, просто результат головотяпства, халтуры и некомпетентности…

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=342093