понедельник, 18 апреля 2016 г.

Новая Зеландия: Начато публичное обсуждение проекта нового стандарта по управлению документами и информацией


Данная информация была опубликована 7 апреля 2016 года на сайте Национальных Архивов Новой Зеландии, а также была размещена в ряде форумов и социальных сетей.

Архивы Новой Зеландии проводят публичное обсуждение проекта стандарта «Управление документами и информацией» (Records and information management) и сопровождающего его руководства по внедрению.

Документ объёмом 12 страниц доступен по адресу http://archives.govt.nz/sites/default/files/records_and_information_management_standard_-_consultation_0.pdf .

Стандарт устанавливает обязательные минимальные требования для государственных учреждений, включая государственные и интегрированные школы, а также для местных органов власти. После завершения работы над ним, документ будет опубликован в соответствии со статьей 27 Закона о государственных документах 2005 года (Public Records Act 2005). Он заменит действующий Стандарт управления документами для государственного сектора Новой Зеландии (Records Management Standard for the New Zealand Public Sector), срок пересмотра которого наступил в 2016 году. Он также заменит стандарты S4 «Доступ» (Access Standard), S5 «Управление электронными документами» (Digital Recordkeeping Standard - AS NZS ISO 16175) и AS NZS ISO 13028:2012 «Информация и документация – Руководство по организации оцифровки документов».

Регулирующая роль Архивов Новой Зеландии была определена Законом о государственных документах в 2005 году. С тех пор был проделан значительный объем работ по созданию и внедрению стандартов, рекомендаций и руководств по вопросам управления государственными документами и документами местных органов власти. Практика управления документами и наше использование инструментов регулирования для продвижения наилучшей практики продолжают эволюционировать. Архивы Новой Зеландии в настоящее время оптимизируют свою регулирующую роль в рамках программы работ, которая началась с публикации проекта Нормативного заявления (Regulatory Statement) в конце 2015 года.

Контекст изменений

При применении действующего стандарта управления документами для государственного сектора Новой Зеландии с 2014 года возник ряд вопросов, касающихся удобства его использования, эффективности, соответствия текущей ситуации и актуальности в условиях текущей и будущей среды управления документами и информацией.

Были идентифицированы несколько ключевых возможностей для совершенствования концепции управления документами и информацией, в том числе следующие:
  • Консолидация и упрощение принципов и требований действующего стандарта;

  • Проведение более четкого различия между требованиями обязательного стандарта и советами и рекомендациями относительно того, как эти требования выполнять;

  • Обеспечение большей согласованности со связанными с информацией приоритетами Правительства;

  • Обеспечение более сильной поддержки управления документами и информацией во всех форматах;

  • Подчёркивание и поддержка важности разумного и эффективного стратегического и оперативного управления информацией в сложных деловых и информационных условиях;

  • Эффективная адаптация к нашим условиям  ключевых изменений в международных стандартах управления документами;

  • Укрепление статуса стандарта в качестве обязательного для всех государственных учреждений и органов местного самоуправления, а также предоставление инструментов, достаточно гибких для того, чтобы помочь организациям, сильно различающимся размерами, сложностью и ролями; а также

  • Распространение действия нового стандарта на государственные и интегрированные школы посредством специально разработанного и хорошо продуманного в плане срока реализации этапов плана, который поможет школам выполнять свои обязательства в соответствии с Законом о государственных документах.
Поддерживающие инструменты и рекомендации

Архивы Новой Зеландии разработала вспомогательный документ – «Внедрение нового стандарта управления документами и информацией» (Implementing the new Records and information management standard, http://archives.govt.nz/sites/default/files/implementation_guide_consultation_0.pdf ). Это руководство состоит из трех разделов:
  • Понимание требований стандарта – к каждому из минимальных обязательных требований будут «привязаны» ключевые рекомендации, и эта система будет постоянно обновляться по мере разработки новых рекомендаций;

  • Исполнение обязательств в соответствии с Законом о государственных документах 2005 года; а также

  • Переход от заменяемых стандартов на новый стандарт.
Замечания и предложения

Мы будем рады получить Ваши замечания и предложения по проекту Стандарта управления документами и информацией и сопровождающего его руководства по внедрению, которые можно подавать до 4 мая 2016 года на дискуссионных форумах, а также по электронной почте по адресу rkconsultation@dia.govt.nz (просьба использовать форму, см. http://archives.govt.nz/sites/default/files/feedback_form.docx ).

Источник: сайт Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/about/news/2016/04/draft-records-and-information-management-standard-and-implementation-guide

Комментариев нет:

Отправить комментарий