четверг, 28 апреля 2016 г.

Латиноамериканская модель управления документами и архивного дела


На днях коллеги из проекта InterPARES Trust привлекли моё внимание к разработанной специалистами испаноговорящих стран Латинской Америки в рамках «Сети прозрачности и доступа к информации» «Модели управления документами и работой архивов» (Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos para la Red de Transparencia y Acceso a la Información, MGD, см. http://redrta.org/modelo-de-gestion-de-archivos-de-la-rta/ ). Описание общей модели и весь пакет разработанных документов доступны по адресу http://mgd.redrta.org/modelo-de-gestion-de-documentos-y-administracion-de-archivos-para-la-red-de-transparencia-y-acceso-a-la-informacion/mgd/2015-01-23/093820.html .

«Сеть прозрачности и доступа к государственной информации» (Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública, RTA, http://redrta.org/ ) – это сеть обмена информацией между организациями и государственными учреждениями, занимающимися мониторингом прозрачности и доступности государственной информации в регионе. В настоящее время сеть включает 19 учреждений из 12 стран. Председательствует в сети мексиканский Национальный институт по вопросам прозрачности, доступа к информации и защиты персональных данных (Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, INAI, http://ifai.org.mxдо 2015 года он был известен как Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, IFAI), а работу исполнительного секретариата обеспечивает чилийский Совет по прозрачности (Consejo para la Transparencia, CPLT, http://www.consejotransparencia.cl/ ).

Модель была разработана под руководством Беатрис Франко Эспиньо (Beatriz Franco Espiño) и Рикарда Переса Альказара (Ricard Pérez Alcázar) в 2014-2015 годах, а в 2015 году основные документы были переведены на английский язык (см. http://sia.eurosocial-ii.eu/files/docs/1459413034-DT_30_EN.pdf ), что дает возможность тем из нас, кто не владеет испанским языком, узнать, какими латиноамериканские страны видят современное управление документами и архивное дело. Данную модель весьма энергично поддерживают и Национальные Архивы Испании.

На верхнем уровне модель опирается на систему менеджмента документов ИСО (это серия стандартов ISO 30300, два из которых адаптированы в России как ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» и ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования». Подробнее о скандальной истории с переводом данных стандартов см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2016/03/30300-2015.html ).

Модель организована в виде иерархической структуры из 38 сравнительно небольших по объёму документов, в число которых входят описание концепции, 8 руководств по внедрению (содержащих требования), 26 руководств рекомендательного и объясняющего плана и 3 приложения – глоссарий, анкета для проведения самооценки и диагностический отчет по результатам заполнения анкеты. Руководства по внедрению существуют двух типов в зависимости от целевой аудитории – одни разработаны для руководства, другие – для специалистов, непосредственно занимающихся работой с документами.

Основные элементы модели – концепция и руководства по внедрению

Поскольку модель разрабатывалась в рамках программы, ориентированной на вопросы прозрачности и открытости, то, само собой, в ней подчеркивается роль делопроизводства и архивного дела для обеспечения прозрачности государственного управления. Как надеются её разработчики, внедрение модели «приведёт к унификации и стандартизации процессов управления документами и архивного дела, обеспечивающих и вносящих вклад в надлежащее создание, обработку, обеспечение сохранности и доступности, а также контроля над документами».

Структура комплекта документов модели

Лежащая в основе модели система менеджмента интегрирована на нижележащих уровнях с высокоуровневыми требованиями и более конкретными правилами работы, местами очень похожими на наши традиционные нормативные документы.

Это первая известная мне попытка использовать стандарты системы менеджмента документов для разработки нормативно-методической базы управления документами и архивного дела. Думаю, что это интересный опыт, который стоило бы принять во внимание нашим разработчикам. Обращает на себя внимание и то, что модель разрабатывалась по модульному принципу, и в итоге получились небольшие документы, которые руководители и сотрудники с большей вероятностью будут читать. Кроме того, такие небольшие документы проще впоследствии дорабатывать.

Что касается содержания руководств, то там сказано много хороших, красивых и разумных слов, но они, к сожалению, совсем не учитывают ни ограниченность сил и средств служб делопроизводства и архивов, ни собственные интересы органов и организаций, ориентируясь больше на потребности любознательных граждан. Как водится, от организаций и их служб требуется провести разнообразные обследования и разработать просто невероятное количество различных документов, описывающих политики и процессы. В теории это выглядит симпатично, но на практике выполнить это часто нереально. В то же время отдельные документы получились неплохими – мне, например, в целом понравилось руководство по экспертизе ценности.

Источник: рассылка проекта InterPARES Trust / сайт «Сети прозрачности и доступа к государственной информации» / сайт EuroSocial
http://mgd.redrta.org/modelo-de-gestion-de-documentos-y-administracion-de-archivos-para-la-red-de-transparencia-y-acceso-a-la-informacion/mgd/2015-01-23/093820.html
http://sia.eurosocial-ii.eu/files/docs/1459413034-DT_30_EN.pdf

Комментариев нет:

Отправить комментарий