среда, 6 апреля 2016 г.

Национальные Архивы США: Какова взаимосвязь между руководствами по метаданным и по форматам?


Данная заметка аналитика Национальных Архивов США Бет Крон (Beth Cron – на фото) была опубликована 21 марта 2016 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

За последние два года Национальные Архивы США опубликовали как Бюллетень 2015-04 «Руководство по метаданным, требуемым при передаче на архивное хранение электронных документов постоянного срока хранения» (NARA Bulletin 2015-04: Metadata Guidance for the Transfer of Permanent Electronic Records,  http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-04.html , о нём см. пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/09/blog-post_21.html - Н.Х.), так и Бюллетень 2014-04 «Пересмотренное руководство по форматам, приемлемым для передачи на архивное хранение электронных документов постоянного хранения» (NARA Bulletin 2014-04: Revised Format Guidance for the Transfer of Permanent Electronic Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-04.html , о нём см. пост http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/blog-post_6.html - Н.Х). Эти Бюллетени связаны между собой и дополняют друг друга. Следование этим рекомендациям обеспечивает жизнеспособность переданных в Национальные Архивы электронных документов в течение всего периода времени, пока будет сохраняться потребность в них.

Эти Бюллетени закрывают конкретное требование в Директиве по управлению государственными документами М-12-18 (Managing Government Records Directive, https://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf , о ней см. также http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.). Директива потребовала от нас подготовить пересмотренные рекомендации и руководства по передаче электронных документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы, в том числе требования к метаданным. Бюллетень 2014-04 содержит указания, устанавливающие – в зависимости от типа документов - какие файловые форматы являются приемлемыми для использования при передаче электронных документов на архивное хранение. Бюллетень 2015-04 описывает элементы метаданных, которые должны сопровождать при передаче каждый файл, с тем, чтобы их можно было обработать, описать и обеспечить к ним доступ.

Мой комментарий: За этот же период времени Росархив «изобрел» электронный контейнер, о котором словами Пушкина можно сказать «Не мышонок, не лягушка, а неведома зверушка», а также решил, что формат PDF/A – «это наше всё»…

Метаданные электронных документов постоянного срока хранения должны фиксироваться в приложении для управления документами, базе данных или электронной таблице, и сохраняться наряду с описываемыми ими документами. При подготовке документов к передаче метаданные должны быть переписаны в файл формата CSV, в котором разделителем служит вертикальная черта (Comma Separated Values – простой текстовой файл, в котором поля отделяются друг от друга запятыми или иными разделителями – Н.Х.). CSV-файлы представляют собой платформенно-независимый формат для хранения табличных данных на основе простого текста, а символ-разделитель  (|)  позволяет компьютеру различать поля данных.

Метаданные также могут быть встроены в файл, например, записаны в раздел свойств документа Microsoft Word ( см. https://support.office.com/en-US/article/View-or-change-the-properties-for-an-Office-file-21D604C2-481E-4379-8E54-1DD4622C6B75#__toc259437226  ) или IPTC-поля (см. http://www.iptc.org/std/photometadata/specification/IPTC-PhotoMetadata ) графического JPEG-файла, - и такие встроенные метаданные будут автоматически передаваться вместе с файлом. Многие форматы, однако, поддерживают лишь очень ограниченное число встроенных полей метаданных, и в разных форматах конкретные метаданные поддерживаются неодинаково. Поэтому мы требуем, чтобы метаданные для документов постоянного хранения передавались в CSV-файле, чтобы тем самым обеспечить захват необходимых метаданных для всех одновременно передаваемых документов.

Образец CSV-файла доступен здесь: http://www.archives.gov/records-mgmt/sample-pipe.csv . Пожалуйста, обратите внимание на то, что CSV-файлы являются формой структурированного текста, и их удобнее всего просматривать с помощью текстового редактора. Приложения для работы с электронными таблицами, такие, как Microsoft Excel, могут потребовать провести импорт CSV-файла и явно указать использованные разделители, прежде чем смогут его правильно отобразить.

Если у вас появятся какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь с группой Национальных Архивов по политике и стандартам (ACPS) по адресу acps@nara.gov .

Бет Крон (Beth Cron)


Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
http://records-express.blogs.archives.gov/2016/03/21/what-is-the-relationship-between-naras-metadata-and-format-guidance/

Комментариев нет:

Отправить комментарий