четверг, 7 апреля 2016 г.

Джон Тилбери: Есть ли у Ваших электронных документов срок годности?


Статья Джона Тилбери (Jon Tilbury), генерального директора компании Preservica ( http://preservica.com/ , ведущего поставщика программного обеспечения и услуг в области электронной архивации, недавно отделившегося от группы Tessella), была опубликована 22 марта 2016 года на сайте отраслевого журнала «Управление информацией» (Information Management, http://www.information-management.com ).

Ммм ... сколько же этот пакет молока пролежал в холодильнике? Вытащите его, понюхайте, а затем проверьте срок годности, указанный на упаковке. Уфф, все еще годится для завтрашнего кофе!

К сожалению, определить, что Ваши электронные документы по-прежнему будут пригодны к использованию в будущем, совсем не так просто.

В то время, как компании начинают задумываться о своей электронной информации и об обеспечении долговременной сохранности как критически-важных деловых документов, так и уникального наследия компании, некоторые специалисты по работе с данными в свою очередь размышляют о том, как они будут хранить, защищать и читать электронные файлы в течение ближайших ста лет.

Мы, однако, сталкиваемся с тем, что срок «свежести» электронного контента может оказаться куда ближе к 10 годам, чем к 100.

Все это способствует росту интереса к теме обеспечения долговременной сохранности данных. В то же время многие ИТ-руководители хотят получить больше информации о том, что такое долговременная сохранность и для чего всё это нужно.

Будет ли ваша критически-важная корпоративная информация пригодна к использованию через 10 лет?

Подумайте о тех изменениях в технологиях, которые мы наблюдали в течение всего лишь  последних 20 лет - некоторые из нас помнят дискеты, смарт-привода и CD-ROM диски, не так ли? Что еще более важно, помните ли Вы о Lotus 1-2-3, WordStar, PageMaker и ранних версиях Word и Excel? Эти и многие другие форматы стали теперь нечитаемыми, но в них может быть сохранена ключевая корпоративная информация.

Именно вследствие этой быстрой эволюции технология обеспечения долговременной сохранности электронных материалов быстро превращается из нишевой в повсеместно востребованную. И уже давно электронная сохранность признается в качестве необходимого сервиса учреждениями, занимающимися сохранением памяти и культурно-исторического наследия, такими, как музеи и архивы, как Йельский университет, как Национальные Архивы Великобритании и нью-йоркский Музей современного искусства.

В настоящее время, однако, электронная сохранность поднимается в писке вопросов корпоративной повестке дня, поскольку высшее руководство понимает, что самого по себе хранения недостаточно. По мере того, как ежедневно производится всё больше «изначально-электронного» контента, требования становятся все более сложными, а потребность в общекорпоративных стратегиях обеспечения долговременной сохранности электронных материалов – всё более насущной. Именно поэтому такие корпорации, как Ассошиэйтед Пресс (Associated Press), HSBC и Банковская группа Ллойд (Lloyd’s Banking Group) втянулись в решение этой задачи.

Винт Серф (Vint Cerf) (один из отцов-основателей интернета, а ныне вице-президент компании Google) признал этот риск и предупредил нас о риске «цифрового средневековья» - о ситуации, когда все документы 21-го века могут быть навсегда утрачены по мере того, как устаревает оборудование и программное обеспечение, и электронные файлы становятся нечитаемыми (см. также пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/03/blog-post_3.html  - Н.Х.). Как отметил Серф, «Со временем может сложиться так, что даже если мы накопим огромные архивы электронного контента, мы на самом деле не будем знать, что это за контент».

Новый «переломный момент» для электронного контента

Сложилась общая точка зрения, согласно которой из-за устаревания файловых форматов и программного обеспечения, происходящего в темпе циклов обновления технологий, «переломный момент» в плане доступа к электронным данным наступает не через 100 лет после отправки их на хранение, а реально лет через 10. Так что если у Вас есть электронные файлы и документы, созданные сегодня и подлежащие хранению в течение более чем 10 лет (либо уже созданные более 10 лет тому назад), есть риск, что Вы не сможете прочитать или использовать их, когда они потребуются

Десять лет – это тот реалистичный период времени, который нужно принять во внимание  при планировании защиты критически-важных и уникальных электронных информационных активов. Опираясь на надежные системы хранения, электронная сохранность добавляет инструменты для точной идентификации используемых форматов, выделения тех из них, что подвержены риску, и для проведения надёжной «переработки» в новые читаемые форматы.

За последние 18 месяцев мы наблюдали, как все большее число крупных корпораций начинает всё это осознавать, поняв, что электронная сохранность решает не только задачу  хранения электронных активов, но и обеспечивает возможность найти и использовать их, а также доказать, что они заслуживают доверия.

Это означает, что ландшафт хранения меняется, по мере того, как многие организации добавить технологию обеспечения электронной сохранности в свои системы управления контентом и архивирования информации. Кроме того, средства электронной сохранности используется для того, чтобы ускорить вывод из эксплуатации унаследованных приложений. Благодаря этому высвобождаются столь остро необходимые средства ИТ-бюджета, при этом обеспечивается надёжная сохранность и доступность в будущем содержавшихся в этих приложениях документов.

Хотя многие компании хотели бы, чтобы процесс управлении корпоративными информационными активами проходил у них по принципу «установил и забыл», на самом деле Вам приходится выполнять активную роль. Для многих организаций опережающий, «профилактический» подход к защите критически важных электронных документов длительного срока хранения с использованием технологий электронной сохранности быстро становится одним из важнейших элементов всего жизненного цикла управления информацией.

Джон Тилбери (Jon Tilbury)

Источник: сайт «Information Management»
http://www.information-management.com/news/data-management/do-your-digital-records-have-an-expiration-date-10028490-1.html

Комментариев нет:

Отправить комментарий