пятница, 8 апреля 2016 г.

Управление физическим контентом (PCM) - забытая компонента ECM?


Статья директора Британского общества специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS) Рейнольда Леминга (Reynold Leming – на фото), являющегося также владельцем фирмы Informu Solutions – разработчика программного обеспечения по учету информационных активов, была опубликована в социальной сети LinkedIn 23 февраля 2016 года.

Под аббревиатурой PCM я понимаю «управление физическим контентом» (Physical Content Management) - регистрацию, управление и отслеживание местоположения и перемещения неэлектронных материалов.

Определения термина «управление электронным контентом» (Enterprise Content Management, ECM) охватывают целый набор компонентов, таких, как управление графическими образами (imaging), управление информационными объектами (document management), поддержку коллективной работы и работы в социальных сетях, управление документами, управление бизнес-процессами и потоками работ (workflow), управление электронными формами, электронными активами, веб-контентом, архивацию, поддержку мобильной работы и контент-аналитику.

С моей точки зрения, попытки «втиснуть» управление делами, коробами, физическими объектами и вещественными доказательствами в другие функциональные области - например, путем добавления в системах управления документами и контентом (EDRM) «маркеров», позволяющих устанавливать сроки хранения физических объектов – являются недостаточными. В равной степени недостаточно полагается на данные в информационной системе компании, оказывающей услуги внеофисного хранения, поскольку они создаются лишь тогда, когда объекты принимаются ею на хранение.

Мне до сих пор встречается множество ситуаций, в которых бумажные дела используются изо дня в день, - это, например, практика юридических фирм и отделов, медицинские документы, научные и опытно-конструкторские проекты развития, работа отделов кадров, управление контрактами и т.д. Хотя документацию, конечно же, можно оцифровать, есть процессы, в которых оригиналы играют важную роль для поддержки деловой деятельности, и, конечно же, существуют тесно связанные с соответствующим процессом физические объекты, - такие, как образцы, прототипы, оборудование, вещественные доказательства - которые не могут быть оцифрованы.

Недавние работы в рамках нескольких проектов для наших клиентов наглядно продемонстрировали мне ценность специализированного PCM-решения, поддерживающего следующие функциональные возможности, которые со временем развивались и совершенствовались:
  • Регистрация дел с момента их создания, включая специальные возможности для управления взаимосвязанными томами;

  • Приспособленные под особенности физических объектов метаданные, позволяющие как описывать их, так и документировать историю связанных с ними действий, таких, как процедура закрытия дел;

  • Поддержка использования штрих-кодов / RFID-радиометок для отслеживания местоположения и перемещения физических объектов как в пределах офиса клиента, так и при передаче вовлеченным в бизнес-процесс внешним третьим сторонам или же при перемещении на внеофисное хранение, с возможностью контроля движения этих объектов от стола к столу, от офиса к офису, от здания к зданию, от пользователя к пользователю;

  • Ведение корпоративного инвентарного реестра активно используемых и «архивных» физических активов (в том числе взаимосвязей между делами и коробами), интегрированного с системами складского учета поставщиков услуг внеофисного хранения, с целью обеспечения беспрепятственно управления заказом / доставкой сдаваемых и получаемых материалов, сканированием по требованию и т.д.;

  • Применение политик безопасности, соответствующих специфических требованиям к работе пользователей с делами, коробами и физическими объектами на различных этапах их жизненного цикла;

  • Установление сроков хранения и документирование решений и действий, связанных с уничтожением/передачей материалов по их истечении;

  • Средства для создания этикеток;

  • «Коробочная» интеграция с читающими и печатающими устройствами ведущих изготовителей.
В соответствующих бизнес-процессах PCM-решение может также выполнять функции интегрированного пользовательского интерфейса для совместного «гибридного» управления бумажными делами и электронными документами, поддерживая согласованное управление метаданными, правами доступа и сроками хранения как физическими документами, так и их электронными собратьями.

Суммируя сказанное, если у организации имеется большой объем физических дел и иных объектов, поддерживающих её бизнес-процессы, то специализированное PCM-решение может оказаться полезным.

В плане числа поставщиков, это сокращающийся рынок, но радует то, что всё ещё есть поставщики, предлагающие специализированные функциональные возможности, которые по-прежнему востребованы в определенных деловых ситуациях. Буду рад подсказать, к кому обратиться, если это Вас заинтересует.

Спасибо, что прочитали эту заметку! :-)

Рейнольд Леминг (Reynold Leming)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/pcm-forgotten-component-ecm-reynold-leming

Комментариев нет:

Отправить комментарий