понедельник, 4 апреля 2016 г.

Что наболело на душе у наших американских коллег? Открытое письмо Дона Людерса международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International


Написанное известным специалистом Доном Людерсом (Don Lueders – на фото) данное «Открытое письмо ассоциации ARMA от профессионала в области управления документами в переломный момент истории» было распространено на международном форуме (листе рассылки) специалистов по управлению документами RECMGMT-L 31 марта 2016 года, и вызвало там оживленное обсуждение (см. https://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1603E&L=RECMGMT-L&P=R488&D=0&T=0 ).

Почти 20 лет я профессионально занимаюсь управлением документами. Я начал свою карьеру в конце 1990-х годов в небольшой компании-разработчике программного обеспечения, создавшей «приложение для корпоративного управления документами», которое мы продвигали для организаций как государственного, так и частного сектора по всему миру. С тех пор я поработал чуть ли не во всех возможных для специалиста по управлению документами должностях - был руководителем проекта, и менеджером по продукту (для двух сертифицированных на соответствие американскому стандарту DoD 5015.2 решений), консультантом, архитектором решений и преподавателем. За это время я закончил аспирантуру, стал сертифицированным специалистом по управлению документами (Certified Records Manager, CRM) и сертифицированным архитектором решений для управления контентом и графическими образами (Certified Document and Imaging Architect). Мне также удалось получить сертификат Национальных Архивов США по управлению федеральными документами.

Как увлеченный своим делом профессионал, я, естественно, вступил в ARMA вскоре после начала своей карьеры. В течение первых десяти-двенадцати лет я добросовестно посещал ежегодную конференцию ARMA (иногда за свой счет) и редко пропускал встречи членов местного отделения ассоциации, в руководстве которого я поработал в нескольких различных функциях.

К моему великому сожалению, 5-6 лет тому назад я начал замечать, что ARMA теряет свою первоначальную направленность на поддержку специалистов по управлению документами и все более пытается функционировать как прибыльный бизнес. Мои опасения, как я считаю, подтвердились в тот день, когда, зайдя на сайт ассоциации, я с печалью увидел, что «профессионал по полномасштабному управлению информацией» (Information Governance Professional) на всех страницах сайта заменил «специалиста по управлению документами» (Records Manager) - в том числе в формулировке миссии организации.

Те, кто меня знает, вряд ли будет отрицать то, что я полностью привержен делу продвижения профессии управления документами. Я делаю это каждый день в ходе моей повседневной работы, в моих многочисленных статьях и выступлениях. Но, как и у всех тех, кто работает полный рабочий день и должен кормить семью, мое время очень ограничено, и я постоянно вынужден выбирать те «сражения», в которые имеет смысл ввязываться. Чувствуя, что развернуть ARMA в другом направлении -  непосильная задача для одного человека, и считая, что это ассоциация оставила меня, а не я её, я без лишнего шума прекратил свое членство.

К сожалению, большинство давно тревоживших меня самых больших опасений начинает материализовываться. Организации повсеместно создали массивные, нежизнеспособные склады бесполезной информации. Регулируемые отрасли вопиющим образом не соответствуют законодательно-нормативным требованиям. Затраты на информационные технологии продолжают стремительно расти, в то время как бюджеты урезаются. Всё чаще происходят разрушительные по своим последствиям утечки данных.

Все эти проблемы полностью или частично коренятся с управлением документами и сами по себе решаются с огромным трудом. Однако пугающая реальность заключается в том, что взрывной рост объёмов новой информации, образовавшихся вследствие использования новых форм технологии – включающих, в том числе облачные вычисления, распространение мобильных устройств и особенно «Интернет вещей» - находится на грани того, чтобы последние несколько десятилетий в скором времени стали бы казаться нам «старыми добрыми днями» управления жизненным циклом информации.

Последующие несколько лет станут критическим моментом в истории информационных технологий, и значительная часть конечного успеха (или провала) ляжет на плечи подготовленных, квалифицированных специалистов по управлению документами. И, как и всем другим группам преданных своему делу профессионалов, специалистам по управлению документами нужна хотя бы одна ассоциация, которая представляет их интересы и помогает им учиться, прогрессировать и обеспечивать самое высокое качество услуг для своих клиентов.

ARMA, в ее нынешнем виде, такой ассоциацией не является. На самом деле, если нынешние тенденции сохранятся, ARMA серьёзно рискует стать неактуальной, потащив за собой вниз и всю профессию. Последствия такого развития событий были бы катастрофическими.

Ассоциации ARMA следует осмотреться внутри себя и решить, собирается ли она и дальше ориентироваться на погоню за прибылью, на задабривание поставщиков и на увлечение последними модными причудами, как это делает бесчисленное множество других организаций по «управлению информацией» ... или же она стремится стать главным представителем интересов одной из самых важных профессий Информационной Эпохи.

Если ARMA, на что я горячо надеюсь, выберет второй путь, то вот что ассоциация должна сделать дальше:
  • Вернуться к ориентации на представление интересов специалистов по управлению документами.

    Это изменение, скорее всего, окажется самым трудным с учетом того, насколько размытым стал бренд ассоциации – но по той же самой причине оно является и наиболее важным. Ассоциации следует четко сказать в формулировке своей миссии о том, что она представляет специалистов по управлению документами. Точка. Конец заявления.

    Я также предположил бы вернуться к первоначальному смыслу аббревиатуры ARMA: «Ассоциация специалистов по управлению документами и администраторов» (Association of Records Managers and Administrators). Люди в любом случае никогда не прекращали называть её именно так, поэтому официальное изменение такого рода было бы не особенно трудно осуществить.

  • Сократить размеры организации

    Справедливости ради следует отметить, что не только ARMA, но и все давно существующие ассоциации практически во всех отраслях сталкиваются с беспрецедентными проблемами. Как и многие другие новые трудности деловой деятельности, это в значительной степени последствия Интернета. Хорошо ли, плохо ли это, но молодые люди в эпоху LinkedIn, Facebook и Twitter больше не верят в ценность общения лицом к лицу, и численность ассоциаций в результате повсеместно год от года сокращается.

    ARMA должна принять эту реальность и изменить ассоциацию таким образом, чтобы она стала более гибкой, основанной на веб-технологиях организацией, активно использующей все преимущества, которые в настоящее время предоставляют социальные сети. Ассоциация должна пойти на это, даже если это будет означать слияние некоторых её местных отделений или сокращение частоты проводимых отделениями заседаний.

    ARMA также должна сосредоточиться на продуктах и услугах, поддерживающих традиционное управление документами, но использующих при этом возможности самых современных технологий. Да, во многих организациях всё ещё имеется огромное количество неэлектронных документов и, да, наши внуки, вероятно, в каких-то объёмах будут управлять бумажными документами и много лет спустя. Однако будущее управления документами, безо всяких сомнений, является электронным и ARMA должна как можно меньше времени тратить на вопросы управления бумажными документами.

    Вместо этого, ассоциация должна использовать свои ресурсы для изучения и продвижения новых технологий, которые в скором времени революционизируют управление документами. В их число входят контент-аналитика, технология «блокчейн» (есть близкий по смыслу термин: распределенные реестры, см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/03/blog-post_17.html - Н.Х.) и когнитивные вычислительные системы. Это не только хорошая стратегия с точки зрения передовой отраслевой практики, но она также прекрасно обоснована экономически, учитывая то, что умеющие использовать эти технологии специалисты по управлению документами в скором времени станут одними из наиболее ценных специалистов по управлению информацией в мире.

  • Четко определить понятие «полномасштабное управление информацией» и объяснить, чем оно отличается от традиционного управления документами.

    Я с гордостью называю себя специалистом по управлению документами. Это благородная и крайне нужная профессия, существующая на протяжении многих веков. Хотя за эти годы наши методы работы бесчисленное количество раз менялись, мы всегда оказывали всё ту же ключевую услугу: мы эффективно управляли информацией, вне зависимости от вида её носителей, на протяжении всего её жизненного цикла, включающего создание, распространение, использование, хранение и уничтожение либо передачу на архивное хранение.

    За последние годы ARMA заменила термин «управление документами» на  «полномасштабное/стратегическое управление информацией». Если ARMA собирается и », крайне важно точно определить, что он означает и четко объяснить, чем он принципиально отличается от традиционного управления документами.

    Кроме того, ARMA должна объясниться, считает ли она, что человек может быть «профессионалом в области полномасштабного управления информацией», не пройдя обучения по вопросам управления документами? Ассоциация также должна объяснить, где, по её мнению, могут располагаться две отдельные профессии в корпоративной иерархии - иными словами, работает ли специалист по управлению документами на специалиста по полномасштабному управлению информацией, или всё обстоит наоборот. (В качестве альтернативы, ARMA может заявить, что «полномасштабное управление информацией» - это просто еще одно название для той работы, которую выполняют её члены-специалисты по управлению документами, и на этом вопрос закрыть. Это, несомненно, было бы самым простым решением).

  • Сформулировать четкую и заинтересованную позицию ассоциации в отношении стандарта DoD 5015.2 «Стандарт требований к программным приложениям для управления электронными документами» (Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard – в течение многих лет это был де-факто национальный стандарт США, соответствие которому было обязательно для продуктов, закупаемых Министерством обороны США и рядом других министерств и ведомств. Ныне действующая 3-я версия стандарта была опубликована в 2007 году – Н.Х.).

    Стандарту DoD 5015.2 в этом году исполняется 20 лет. Как я уже отмечал в статье на сайте ассоциации AIIM три года назад (перевод см. здесь: http://rusrim.blogspot.ru/2013/06/dod-50152.html ), данный стандарт является страдающей многочисленными недостатками моделью для корпоративного управления документами, и где бы он ни применялся, приводил к катастрофическим последствиям для управления жизненным циклом информации. Тем не менее, описанная в DoD 5015.2 модель продолжает рассматриваться в качестве стандарта для решений по управлению документами в федеральных органах исполнительной власти, в местных органах власти и органах власти штатов, а также в организациях частного сектора по всему миру.

    Если ARMA намерена обслуживать интересы профессионального сообщества специалистов по управлению документами, то ассоциации следует объективно оценить стандарт DoD 5015.2 - ведущие функциональные спецификации, используемые отраслью (в Северной Америке - Н.Х.). После такой оценки ARMA должны обнародовать свои выводы, объяснив, по каким причинам ассоциация решила либо поддерживать стандарт, либо отвергнуть его как неудавшуюся попытку навязать методологии бумажного делопроизводства для управления электронной информацией.

  • Наладить более тесные связи с Институтом сертифицированных специалистов по управлению документами (Institute of Certified Records Managers, ICRM)

    За время своей карьеры мне довелось оценивать сотни кандидатов на должности, связанные с управлением  документами, и я могу с полной откровенностью сказать, что  «сертифицированный специалист по управлению документами» (CRM) – это единственная профессиональная сертификация, которая действительно ценна при принятии решения о приёме человека на работу. У неё есть свои недостатки, но она наглядно демонстрирует проделанную человеком большую работу и приверженность своей профессии, и по-прежнему остается «золотым стандартом» сертификации специалистов по  управлению документами.

    Очень странно, что единственной связью с ARMA Института сертифицированных специалистов по управлению документами, контролирующего наиболее значимую отраслевую сертификацию, был небольшой стенд на ежегодной конференции ассоциации. ARMA должна наладить более тесное сотрудничество ICRM и развивать инновационные способы укрепления отношений между этими двумя организациями, действуя совместно в интересах профессии.
Я сих пор получают огромную пользу от ARMA. Некоторые из взаимоотношений, которые я наладил при посредстве ассоциации, оказали колоссальное положительное влияние на мою карьеру, и, вероятно, сохранятся ещё долго после моего ухода на пенсию. Мне много раз выпадала честь выступать на мероприятиях ARMA уже после ухода из членов ассоциации, и я надеюсь продолжать делать это в будущем.

Я также испытываю самое глубокое уважение ко всем напряжённо работающим мужчинам и женщинам - многие из них являются волонтерами, - которые управляют ассоциацией, и я очень благодарен им за их преданность делу.

Однако неоправданное сохранение информации в различной форме уже достигло критического уровня, и его негативные последствия можно заметить практически в каждой организации по всему миру. Такого рода проблемы могут быть решены только обученными, квалифицированными специалистами по управлению документами, потому что лишь они готовы взять на себя ответственность и в конечном итоге нажать кнопку «Стереть».

Сейчас мир нуждается в специалистах по управлению документами, как никогда прежде, а им нужна ассоциация, готовая их поддерживать. Я надеюсь, что ARMA снова сможет выполнять эту роль.

Дон Людерс (Don Lueders)
28 марта 2016 года

Источник: лист рассылки RECMGMT-L
https://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1603E&L=RECMGMT-L&P=R488&D=0&T=0

1 комментарий:

  1. Требует внимательного чтения. Комменты потом.
    При всех случаях - спасибо, Наташа!

    ОтветитьУдалить