О порядке заверения копий документов, представляемых в налоговые органы

Министерство финансов РФ своим письмом от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142 в очередной раз разъяснило, как правильно заверять копии документов, представляемых в налоговые органы.

На этот раз министерство отметило, что при заверении необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

По мнению министерства, «могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом».

При этом при этом необходимо:

• Обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;


• Исключить возможность механического разрушения подшивки при изучении копии документа;


• Обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);


• Осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке и при заверении указать общее количество листов (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).

При этом с целью обеспечения прав налогоплательщиков и контроля ими выполнения налоговыми органами ограничения на повторное истребование документов, предусмотренного пунктом 5 статьи 93 Кодекса, налогоплательщикам рекомендуется представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.

Мой комментарий: Надо отметить, что министерство уже не первый раз возвращается к данной теме (точнее не оно само, а налогоплательщики). См., например, посты на моем блоге:

• Министерство финансов подтвердило, что копии документов для налоговой службы нужно заверять поштучно, 3 ноября 2011 года, http://rusrim.blogspot.ru/2011/11/blog-post_03.html


• Минфин: Для документального подтверждения расходов страховщика на страховые выплаты могут использоваться заверенные им самим копии, 22 марта 2013 года, http://rusrim.blogspot.ru/2013/03/blog-post_4127.html

В письме 2011 года министерство рекомендовало заверять копии поштучно.

Сами налоговые органы требуют, чтобы копии заверялись поштучно. Об этом свидетельствует богатая судебная практика, см.:

• Арбитражная практика: Организацию пытались оштрафовать за ненадлежащее заверение истребованных документов, 7 января 2013 года, http://rusrim.blogspot.ru/2013/01/blog-post_7.html


• Арбитражная практика: Непростое это дело - копии заверять, 18 мая 2013 года, http://rusrim.blogspot.ru/2013/05/blog-post_18.html


• Арбитражная практика: Недопустимо установление размера штрафа на основе предположений о наличии у налогоплательщика запрошенных видов документов, 9 мая 2014 года, http://rusrim.blogspot.ru/2014/05/blog-post_6850.html 

В плане мероприятий (в «дорожной карте») «Совершенствование налогового администрирования», который «направлен на совершенствование и оптимизацию системы налогового администрирования с созданием комфортных условий взаимодействия бизнеса (предпринимателей) и органов государственной власти в части процедур подачи и формирования налоговой отчетности, а также усовершенствования принципов документооборота», утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 года № 162-р, предусмотрено совершенствование порядка представления первичной документации по требованию налоговых органов (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/blog-post_18.html ), в том числе:

• Разработка упрощенного порядка заверения копий истребуемых налоговым органом документов. Срок - сентябрь 2014 г. Исполнители: Минфин России, ФНС России;


• Совершенствование порядка представления налогоплательщиками документов в электронном виде с электронной подписью, в том числе на внешних (съемных) носителях по форматам, утвержденным ФНС России. Срок - сентябрь 2014 г. Исполнители: Минфин России, ФНС России.

Так что, возможно, к концу года у нас будет однозначно определенный порядок заверения, регламентированный нормативно-правовым актом, - и налогоплательщикам не придется гадать на кофейной гуще, как правильно заверить истребованные документы.

Источник: Консультант плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=159162