Почему оцифровка обходится так дорого?

Данная статья американского специалиста Кристен Гвин-Бекер (Kristen Gwinn-Becker – на фото) была опубликована 22 июля 2014 года на её блоге «Обеспечивая истории будущее» (Giving history a future). Кристен – основатель и руководитель компании HistoryIT, стремящейся соединить традиционную историю с самыми современными технологиями с целью создания эффективных и привлекательных электронных архивных хранилищ.

Сотрудники нашей компании HistoryIT регулярно встречаются с представителями широкого спектра организаций и учреждений, которые обязаны либо в качестве элемента основной деятельности всей организации, либо в рамках деятельности одного из своих подразделений заботиться об исторических документах, рассказывающих о том, кто они такие, чего достигли и в чем смысл их существования. Мы говорим с ними о важности этих материалов и том, что в случае их существования в надежной электронной форме родительская организация сможет получить от них гораздо большую отдачу. Мы сотрудничаем с первоклассными учреждениями и по передовому мыслящими организациями над созданием действительно полезных электронных архивов (под этим мы понимаем проектирование архивов таким образом, чтобы быть легко вести поиск и совместно использовать их контент). В ходе этой работы нам ежедневно приходится сталкиваться с вопросами типа:

• Почему оцифровка обходится так дорого?


• Почему бы нам просто не использовать парочку своих пылящихся в углу сканеров и не привлечь к этой работе несколько стажеров или волонтеров?


• Что плохого в использовании услуг подрядчиков, готовых «оцифровать» наши материалы за десять центов за страницу?

Я понимаю те острые проблемы с ресурсами, с которыми сталкивается большинство наших организаций, занимающихся сохранением культурно-исторического наследия: университеты, библиотеки и других хранилища исторических документов. Но слишком долго это обстоятельство использовалось в качестве отговорки, мешая планировать усилия по получению адекватного финансирования.

Все согласны с тем, что эти материалы являются чрезвычайно ценными. Фактически, большинство из них незаменимо. Эти скрытые от широкой публики документы, изображения, артефакты, аудио-видеоматериалы и т.д. являются основным источником сведений, которые говорят нам о том, кто мы такие. Содержащаяся в них информация имеет ключевое значение для осознания того, кто мы есть как конкретная организация, община или общество в целом.

Кроме того, мы живем в мире, в котором 99% людей хотят иметь возможность получать доступ к информации мгновенно. По любому возникающему вопросу мы обращаемся к интернет-ресурсам и в поисках ответа анализируем, кажется, целое море информации. Так где же находятся ответы на вопросы? Они по-прежнему лежат в архивных коробах в ожидании того года, когда будет выделена скромная сумма на покупку сканера за 300 долларов и начнется длящийся годами процесс создания электронных образов. Созданные образы «хоронятся» в сделанных на скорую руку с низким качеством PDF-файлах, которые выкладываются в сети в виде электронной помойки, недоступной никому, кроме самых упёртых исследователей, располагающих массой времени и горящих желанием найти и интерпретировать эти материалы. Почему, я спрашиваю, мы продолжаем отправлять незаменимую и критически-важную информацию в мусорные баки вместо того, чтобы заручиться необходимой поддержкой (и, да, и поддержку, и деньги можно найти!) с тем, чтобы создать сильный электронный архив?

Так почему же создание электронного архива является столь дорогим удовольствием?

• Процесс «оцифровки» охватывает гораздо большее, чем просто сканирование или фотографирование материалов (то, что мы называем этапом изготовления графических образов);


• Изготовлением графических образов должны заниматься профессионалы, которые понимают материалы, с которыми они работают. Эти материалы незаменимы, и их следует доверять людям, которые заинтересованы в их качественной электронной репликации. Такие люди, труд которых хорошо оплачивается, разбираются в настройках и стандартах различного оборудования, которое может быть использовано;


• Для выполнения этой задачи недостаточно одного человека и одного сканера. Большинство коллекций абсолютно огромны, на их обработку с использованием сканера в углу потребуются годы и даже десятилетия, и у Вас перед глазами постоянно будет гора необработанных материалов. Для того, чтобы выполнить эту задачу быстро, эффективно и без ущерба для качества, необходимо иметь команду;


• Ключевое значение имеет качество графических образов. Крайне важно, чтобы в процессе изготовления графических образов еще один обученный и хорошо оплачиваемый специалист оценивал качество каждого электронного образа, убеждаясь в том, что никакая информация не выпала, нет расплывчатых мест и перекосов. Если вы собираетесь вложить деньги в создание электронной коллекции, позаботьтесь о том, чтобы получить осмысленные результаты.


• Стандарты изменяются. Со временем веб-браузеры перестанут поддерживать определенные форматы. Очень важно осознать и принять этот факт с самого начала. Когда вы беретесь за изготовление электронных графических изображений, необходимо сканировать изображение с намного большим разрешением, чем Вы планируете использовать в настоящее время. В долгосрочной перспективе лучшим вариантом для Вас будет возможность создавать файлы в различных форматах на основе образов с высоким разрешением.


• По завершении этапа создания графических образов начинается настоящая оцифровка. Именно здесь большинство организаций останавливается. Чтобы Ваша электронная коллекция была осмысленной и полезной, пользователи должны иметь возможность находить электронные документы и ориентироваться в их массиве. Для этого требуется:
  
  
  • Надежная система управления коллекцией, содержащая как сами электронные образы, так и описательную информацию о каждом образе, по которой можно вести поиск;
  
  
  • Кто-то, кто будет готовить и вводить эту описательную информацию, а также каталогизировать или индексировать документы таким образом, чтобы их могли находить разные люди. Это самый дорогостоящий этап процесса оцифровки, но без него у Вас будет «стог сена», скрывающий электронные «иголки».
  
  
  • Онлайн-среда для посетителей, в которой они будут искать информацию, находить взаимосвязи между объектами и легко просматривать / читать оригинальные оцифрованные объекты.


• После того, как Вы создали свой полностью электронный архив, важно постоянно заботиться о нём. Для этого требуются постоянное техническое обслуживание, мониторинг использования и поступающих откликов и жалоб, резервное копирование информации и электронных образов, а также мониторинг способности Интернета просматривать и доставлять графические образы.

Итак, за что Вы платите?

• Команда обученных профессионалов, которая займётся обработкой Ваших незаменимых материалов;


• Высокоуровневый контроль качества, обеспечивающий, чтобы вложенные Вами инвестиции давали наилучшие электронные результаты, который окажутся наиболее жизнеспособными в будущем;


• Группы обученных профессионалов, способных быстро, но с умом подготовить используемую для поиска описательную информацию (метаданные) для каждого электронного объекта в Вашей коллекции, тем самым обеспечивая, что пользователи действительно могут отыскать Ваши замечательные ресурсы;


• Надежная технология, способная поддерживать управление этими электронными коллекциями, а также предоставление доступа к ним целевой аудитории;


• Постоянные взаимоотношения с техническими экспертами, которые понимают Ваши потребности и могут контролировать живучесть и устойчивость Ваших электронных коллекций.

Здесь в полной мере применима известная поговорка о том, что продукт невозможно сделать одновременно быстро, дешево и качественно. Электронный архив можно создать  дешево, но или его создание растянется на много лет, или он не будет жизнеспособным  (скорее всего, будет и то, и другое).

Электронный архив можно создать быстро и дешево, но это, скорее всего, будет означать использование услуг поставщика, изготавливающего низкокачественные образы, сколько-нибудь осмысленный поиск по которым не поддерживается, что потребует куда более значительных инвестиций в будущем.

Слишком часто хранители нашей коллективной истории выбирают один из этих вариантов. Чтобы иметь возможность создать высококачественный и всё же недорогой архив, Вам должно посчастливиться в плане наличия собственных сотрудников, имеющих необходимые знания и навыки, и, вероятно, очень небольших размеров коллекции. Для подавляющего большинства учреждений такой вариант просто нереален.

Инвестиции в наше будущее – ценный элемент нашей культуры. Но сейчас крайне важно, чтобы мы также инвестировали и в будущее нашей истории. Если мы хотим, чтобы эти инвестиции стабильно давали отдачу в течение длительного времени, нам нужно все делать правильно, и делать это прямо сейчас.

Кристен Гвин-Бекер (Kristen Gwinn-Becker)

Источник: блог «Giving history a future»
http://blog.historyit.com/digitization-expensive/