В Канаде идёт работа над новой редакцией стандарта «Электронные документы как документальное доказательство»

Стандарт CAN/CGSB-72.34-2005 «Электронные документы как документальное доказательство» (Electronic Records as Documentary Evidence) был опубликован Канадской организацией по стандартизации в 2005 году, и тогда он был одним из немногих документов такого рода, в которых рассматривались различные аспекты использования электронных документов в качестве доказательств, а также преобразования бумажных документов в электронный вид (в том числе с возможностью уничтожения оригиналов).

Первые несколько страниц стандарта (preview) доступны па странице http://www.techstreet.com/products/1252845 , а также здесь: http://www.scc.ca/en/standardsdb/standards/22952  .

В декабре 2006 года я писала о нём в журнале «Секретарь-референт» (см. http://www.eos.ru/upload/analitica/IntlStandards.pdf ):

«Данный стандарт устанавливает требования, которым организации и частные лица могут следовать при создании электронных документов любого вида, с целью максимально увеличить вероятность принятия этих документов в качестве доказательств. Стандарт был разработан с учетом действующего законодательства Канады (федерального, регионального и местного уровня) и международных стандартов ISO/IEC. Он охватывает вопросы хранения электронных документов и передачи их по каналам связи.

Особенность канадского стандарта состоит в том, что он официально признается канадскими государственными и судебными органами. В частности, следование данному стандарту рекомендовано налоговой службой.»

Возможно, для своего времени документ оказался даже слишком передовым и поэтому не вызвал большого интереса за пределами Канады, и тем более в «бумажной» тогда России. Сейчас ситуация в нашей стране коренным образом изменилась, и, возможно, нам стоит обратить внимание на североамериканский опыт, тем более, что в настоящее время в полном разгаре работа над новой редакцией стандарта CAN/CGSB-72.34.

Ожидается, что публичное обсуждение новой редакции начнется в октябре 2014 года и продлится два месяца. Если все пойдёт по плану, то обновленный стандарт может выйти в свет в 2015 году. Руководит работой в целом Кен Чассе (Ken Chasse) – юрист, который возглавлял комитет, подготовивший первую редакцию документа. Редакционный комитет возглавляет Брайан Тёргуд (Brian Thurgood) из Казначейства Канады (Canada Treasury Board). В работе над стандартом принимает участие и такой известный специалист, как Лючиана Дюранти (Luciana Duranti).

В заключение хочу привести перевод раздела действующей редакции стандарта об области его применения:

1 Область применения

1.1 Настоящий стандарт адресован тем, кто получает, создает, захватывает, поддерживает, использует, хранит или уничтожает документы в электронном виде. Стандарт охватывает деятельность физических и юридических лиц из частного и государственного секторов независимо от того, ведется ли такая деятельность на коммерческой или некоммерческой основе.

1.2 Настоящий стандарт предназначен для использования теми, кто хочет обеспечить достоверность, надёжность и признание аутентичной документированной информации (электронные документы и транзакции), содержащейся в их ИТ-системах. Типичными пользователями стандарта являются:

a) Руководители организаций из частного и государственного секторов;

b) Профессионалы, работающие с ИТ-системами и системами управления документами;

c) Все остальные сотрудники организаций, в том числе те, кто отвечает за службы безопасности и за управления рисками; и

d) Юристы и другие лица, ответственные за создание и поддержание документов.

1.3 Настоящий стандарт устанавливает принципы разработки политик, процедур, практик и документации, направленных на обеспечение целостности и аутентичности электронной документированной информации, с тем, чтобы:

a) Обеспечить возможность надёжной поддержки электронными документами принятия деловых решений и взаимных обязательств;

b) Усилить допустимость в качестве доказательств и доказательную силу электронных документов в суде, арбитраже и в ходе следствия; и

c) Сохранить ценность электронных документов в плане документирования содержания решений и транзакций, и обеспечения ответственности за них.

1.4 Настоящий стандарт также устанавливает оптимальные практики электронного хранения деловой или иной документированной информации. В связи с этим организации, соответствующие его рекомендациям, получают отдачу даже в тех случаях, когда не встают вопросы, связанные с представлением доказательств.

1.5 Кроме того, данный стандарт содержит рекомендации по вопросам:

a) Управления документами в поддержку системы процессов менеджмента качества; и

b) Выявления и реализации надлежащих мер для защиты доказательной силы электронных документов, в том числе путем включения таких мер в процессы проектирования систем и управления ими.

Источники: сайт публикаций правительства Канады / сайт Канадского совета по стандартам / сайт информационно-справочной системы Techstreet
http://publications.gc.ca/site/eng/287649/publication.html
http://www.scc.ca/en/standardsdb/standards/22952
http://www.techstreet.com/products/1252845