Штат Новый Южный Уэльс, Австралия: Опубликован для публичного обсуждения проект нового стандарта по управлению документами в органах государственной власти

Я уже рассказывала о том, что Управление государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс (State Records Authority of New South Wales) ведёт пересмотр пяти стандартов, выпущенных в соответствии с Законом о государственных документах штата (State Records Act), см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/blog-post_14.html . Теперь эта работа близится к завершению. Приведенное ниже сообщение Кэтрин Робинсон (Catherine Robinson) было опубликовано на сайте Управления в первых числах августа 2014 года.

Ранее в 2014 году мы собирали замечания и предложения в отношении следующих документов:

• Стандарт полных и точных документов (Standard on full and accurate records, 2004 г.),


• Стандарт управления программой управления документами (Standard on managing a records management program, 2004 г.),


• Стандарт по стратегиям предотвращения и ликвидации последствий катастроф в отношении документов и систем делопроизводства (Standard on counter disaster strategies for records and recordkeeping systems, 2002 г.),


• Стандарт по проведению экспертизы ценности и окончательному решению судьбы (уничтожению либо передаче на архивное хранение – Н.Х.)  государственных документов (Standard on appraisal and disposal of State records, 2007 г.), и


• Стандарт управления электронными документами (Standard on digital recordkeeping, 2008 г.)

На наше обращение откликнулся ряд государственных учреждений, которые мы хотели бы поблагодарить за их за ценные замечания и предложения.

Итогом проведенного анализа стал новый стандарт, который объединяет и упрощает требования к эффективному управлению документами и информацией. Новый стандарт заменит пять перечисленных выше стандартов. Он был разработан таким образом, чтобы поддерживать управление электронными документами, с учетом перехода органов исполнительной власти штата на электронные бизнес-процессы. В основе всех требований предлагаемого стандарта лежит потребность обеспечить поддержку ими управления электронными документами и информацией на основе разумной практики. Важно отметить, что предлагаемый стандарт был сформирован и нацелен на поддержку хорошей практики управления информацией в условиях сложных деловых и информационных сред.

Теперь мы просим Вас присылать свои замечания и предложения по предложенному стандарту управления документами в органах исполнительной власти штата, который доступен для скачивания по адресу http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/rules/standards/resolveuid/4f1e98805dd548e2b702e172e2aa13bc (обратите внимание: документ в формате .docx, и его следует сохранить именно с этим расширением – Н.Х.).

В качестве вспомогательных материалов к стандарту мы также разработали таблицу перекрестных ссылок между требованиями в новом стандарта и в пяти прежних стандартах (см. http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/rules/standards/resolveuid/30650fec698043f8be58586e2181ef48 - .docx-файл), с тем, чтобы было ясно, какие требования сохраняются, и какие являются новыми. Мы также подготовили таблицу перекрестных ссылок между требованиями предлагаемого стандарта и предлагаемыми Управлением руководствами и обучающими материалами (см. http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/rules/standards/resolveuid/833233b04e7344b3a9d222f3b35ec861 - .docx-файл).

Замечания и предложения по проекту стандарта будут приниматься до 4 сентября 2014 года. Их можно посылать мне на электронную почту catherine.robinson@records.nsw.gov.au или обычной почтой.

Кэтрин Робинсон (Catherine Robinson)

Мой комментарий: Документ очень компактный – в нём всего 11 страниц вместе со всеми суперобложками. Он содержит три ключевых принципа, каждый из которых конкретизирован в виде нескольких (5-10) высокоуровневых требований:

• Организация несёт ответственность за надлежащее управление документами и информацией;


• Документы и информация поддерживают деловую деятельность;


• Документами и информацией необходимо хорошо управлять.

С моей точки зрения, в условиях «многоукладности» делопроизводства и быстрых изменений в законодательстве, деловых процессах и ИТ-технологиях, именно такой, опирающийся на высокоуровневые, технологически-нейтральные (и, соответственно, медленно устаревающие) требования подход к разработке нормативных и методических документов наиболее жизнеспособен. Уже на следующем уровне сформулированные требования могут быть раскрыты более подробно для конкретных условий применения и используемых технологий.

Источник: сайт Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс (Австралия)
http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/rules/standards