Как сделать самофинансируемым подразделение, занимающееся управлением документами?

В июне 2014 года в социальной сети LinkedIn в группе «Профессионалы управления документами и информацией» (RIM Professionals - Records Management and Records Information Management - Records Managers) прошёл любопытный обмен мнениями, который, возможно, будет интересен читателям блога. Итак. Был задан вопрос:

«Коллеги, меня очень интересую идеи относительно того, как превратить занимающееся управлением документами подразделение из затратного в самофинансирующееся.»

Меган Кайзер (Meagan Kaiser)
Помощник координатора по вопросам управления документами в австралийской региональной компании водоснабжения Barwon Water ( https://www.barwonwater.vic.gov.au/ )

Привет, Меган,

Во время выполнения проекта трансформации нашей организации мы как раз обсуждали эту тему, и я хотела бы призвать Вас очень, очень тщательно обдумать этот вопрос, прежде чем принять окончательное решение. Мы приложили в эти годы невероятные усилия для того, чтобы нас воспринимали как подразделение, способствующее бизнесу, а не тормозящее его. Выбор модели финансирования и то, как Вы будете «продавать» её внутри организации определят степень успешности этой модели.

Взгляните на услуги, которые Вы в данный момент предлагаете и оцените, есть ли возможность оказывать услуги другим организациям – например, Вы могли бы предоставлять услуги материнской компании, однотипным организациям, частной компании, с которой Вы взаимодействуете,  и т.д.

Посмотрите, какие услуги Вы:

• Оказываете, но так, что ценность их для организации ограничена (используя исторически сложившуюся модель оказания услуг);


• Оказываете, но при значительных затратах – можно ли эти услуги переконструировать, изменить их охват или вообще прекратить?


• Не оказываете, но имеете такую возможность (и они будут давать отдачу);


• Не оказываете, но могли бы делать это в будущем при условии осуществления некоторых перемен.

Помните, что изменение модели оказания услуг – это одновременно и процесс изменения для Вашей команды. Вам нужно будет пересмотреть структуру и функции своей команды, равно как и вопросы логистики, чтобы обеспечить наличие всего необходимое для достижения успеха, а также получение членами Вашей команды поддержки, требующейся для реализации Вашей новой концепции.

Пола Смит (Paula J Smith),
Главный консультант по вопросам управления информацией компании Optimation (  http://www.optimation.co.nz/ ), Новая Зеландия

Я согласна с Полой. Я также считаю, что уход от акцента на исполнение законодательно-нормативных требований и перенос внимания на получение возможной деловой отдачи, и «продажа» Ваших услуг на этой основе увеличат шансы на успех. Исполнение же законодательно-нормативных требований может быть достигнуто «незаметно» в случае использования хороших процессов и практик.

Триш Витчман (Trish Wichmann)
Консультант по информационным активам, управлению информацией, таксонимиям и метаданным в корпорации Synercon Group, Австралия (см. http://www.synercon.co/index.php/about-us/trish-wichmann/ ).

Источник: LinkedIn

https://www.linkedin.com/groups/Making-Records-Management-self-funded-137550.S.5888194569182404610