США: Развенчание мифа о необходимости сертифицировать системы для управления документами на соответствие стандарту DoD 5015.2, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/08/dod-50152-1.html )

Я не собираюсь углубляться в детали всех подходов к автоматизации управления документами, перечисленных в проекте отчета и плана. Однако я собираюсь привести ряд цитат, непосредственно связанных с темой данной статьи – о том, что использование сертифицированных по DoD 5015.2 приложений не обязательно необходимо и полезно для управления различными типами электронных документов.

«Существует много приемлемых способов управления электронными документами. Сертифицированные по DoD 5015.2 программные приложения являются одним из инструментов для управления электронными документами, однако есть и другие приемлемые стратегии. Некоторые методы управления электронными документами могут лучше работать в определенных условиях или в отношении определенных типов документов, чем другие. Например, документами в социальных сетях, возможно, удобнее будет управлять с помощью иных методов, отличных от тех, что используются для управления статическими электронными документами, такими, как официальные отчеты».

Я участвовал во встречах и беседах с представителями клиентов из числа федеральных органов исполнительной власти, где по ходу разговора мы возвращались к вопросу о необходимости соответствия стандарту DoD 5015.2 в случае, если приложение выполняет какие-либо функции управления документами. Я с облегчением прочитал данное руководство Национальных Архивов, в котором четко и ясно сказано, что нет обязательного требования об использовании сертифицированных по DoD 5015.2 инструментов для реализации функциональных возможностей по управлению документами. Не нужно верить мне на слово, доверяйте сказанному Национальными Архивами:

«Приложения для управления документами (Records Management Applications, RMA, о которых идёт речь в стандарте DoD 5015.2; это наши СЭД и ECM-системы – Н.Х.) способны обеспечить хорошее управление не для всех типов документов. Примером могут служить файлы баз данных.»

Сказано коротко и по существу. Не всеми типами документов можно хорошо управлять, используя традиционные, сертифицированные по DoD 5015.2 программные приложения. В качестве ещё одной категории электронных документов, которыми не получается эффективно управлять с помощью традиционных приложений, я бы назвал сообщения электронной почты. Ниже приведена цитата, в которой как раз говорится том, как развенчание мифа и намеченная Директивой на 2016 год цель влияют на управление документами в электронной почте:

«Национальные Архивы также признают, что наличие на рынке RMA-приложений для управления документами не привело к всеобщему использованию этих инструментов в федеральных органах исполнительной власти даже для работы с теми типами документов, которыми эти приложения способны управлять; проблема обеспечения согласованного и последовательного управления всеми электронными документами федеральных органов остается нерешенной, несмотря на наличие данной технологии.»

Несмотря на то, что стандарт DoD 5015.2 действует уже в течение десятилетий, все еще остается нерешённой проблема обеспечения согласованности в части захвата и управления электронными документами федеральных органов исполнительной власти. На рынке имеется множество программных решений, удовлетворяющих требованиям DoD 5015.2, и все же государственные органы продолжают сталкиваться с проблемами при управлении электронными документами.

Мой комментарий: Справедливости ради следует сказать, что соответствие требованиям стандарта DoD 5015.2 обязательно только для организаций и учреждений, входящих в структуру Министерства обороны США, и пока что этого никто не отменял. Для остальных ведомств формально это всегда была лишь поддерживаемая Национальными Архивами рекомендация, а не требование. На практике, однако, ответственные за закупки руководители обычно предпочитали не рисковать и закупали преимущественно сертифицированные продукты. Таким образом, речь идёт не об отмене какого-то законодательного запрета, а, скорее, об отказе от сложившейся в государственном секторе практики.

Что развенчание мифа об обязательности соответствия DoD 5015.2 означает в плане достижения поставленной в Директиве цели – обеспечить к 2016 году электронное управление электронной почтой

Во-первых, уже середина 2014 года, и 2016 год быстро приближается. Добился ли Ваш орган государственной власти какого-либо прогресса в плане достижения намеченной на 2016 цели – обеспечить электронное управление всеми документами в электронной почте?

Во-вторых, развенчание мифа об обязательности DoD 5015.2 означает, что органы государственной власти могут использовать для управления содержащимися в электронной почте документами не только сертифицированные по DoD 5015.2 приложения. В результате у них появляется возможность использовать для реализации необходимых для управления документами функциональных возможностей другие технологии, такие, как приложения и сервисы для корпоративной архивации.

В-третьих, государственные органы, возможно, ранее уже инвестировали в технологии, поддерживающие решения для архивирования, которые могут быть использованы и для электронного управления документами в электронной почте. Тогда отпадает необходимость в закупке совершенно отдельной платформы для управления документами, хотя, возможно, потребуется изменить конфигурацию существующего решения или приобрести дополнительные лицензии, чтобы добавить функциональные возможности, позволяющие достичь намеченную на 2016 год цель. Кроме того, инструменты для корпоративной архивации полезны не только для управления документами. Они также помогают юридической службе улучшить процессы, связанные с э-раскрытием (eDiscovery), создают более надёжные хранилища данных, используемых при выполнении запросов в соответствии с законом о свободе доступа к государственной информации (FOIA), а также для внутренних аудитов и расследований. Их применение обеспечивает многочисленные технологические преимущества для всех пользователей информационных технологий.

В-четвертых, разъяснения в отношении пресловутой обязательности DoD 5015.2 дают федеральным органам исполнительной власти больше свободы и гибкости при выборе подходящих решений, если они собираются внедрять рекомендации Национальных Архивов по использованию метода Capstone (о нём см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/06/i_30.html - Н.Х.) для электронного управления электронной почтой.

Вывод

Относитесь к вопросам управления документами непредвзято и незашорено. Не бойтесь мыслить нестандартно, решая проблемы управления документами в электронную эпоху. Учитывая распространение «больших данных» в различном виде и форме, странно выглядели бы попытки игнорировать альтернативные решения, которые могли бы помочь обеспечить управление этими данными с документной точки зрения.

Патрик Бланд (Patrick Bland)

Дополнительная информация: Тем, кого заинтересовала данная тема, может быть также интересен пост «Национальные Архивы США провели отраслевой семинар «Директива по управления государственными документами: Большой Вызов для всей отрасли»», http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/blog-post_4815.html

Источник: сайт Technically Speaking
http://blogs.dlt.com/debunking-dod-certified-records-management-requirement-myth/