Ответ на вопрос коллеги: Ограничение на доступ к архивным документам

Вопрос: Хочу поинтересоваться, какова на данный момент сложившаяся практика оформления того, что в ч.3 ст.25 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ" именуется "письменным разрешением гражданина» на отмену ограничения доступа к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне и т.д.

1) Должно ли это быть непременно нотариально заверенное разрешение или достаточно «самопального» текста (рукописного, машинописного), подписанного гражданином?

2) Какой минимум идентифицирующих граждан данных (в отношении обеих сторон) должен содержаться в этом разрешении - ФИО, паспортные данные, адрес местожительства или что-то еще?

Ответ: Спасибо за интересный вопрос :)

Установленные законом ограничения на доступ к архивным документам, требуют:

• Истечения 75 лет со дня создания документов; либо


• Наличия письменное разрешения гражданина или его наследников (заметьте, именно наследников, а не родственников):

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 25. Ограничение на доступ к архивным документам

3. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

Каким образом должно быть оформлено это разрешение, ни в законе, ни в нормативно-правовых актах не установлено.

В двух методических рекомендациях, разработанных Росархивом и ВНИИДАД, сказано:

Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими: методические рекомендации / Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД. – М., 2009. – 48 с.

В соответствии с п. 1.2.3 Методических рекомендаций Федерального агентства Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов РФ и организация пользования ими» архив ограничивает доступ пользователей к архивным делам и документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности, в течение 75 лет со дня создания документа. После окончания этого периода ограничения на доступ снимаются. Архив представляет дела и документы без ограничений самому гражданину - субъекту информации. После смерти гражданина правом на доступ к таким делам и документам обладают его наследники. Для других категорий пользователей необходимо письменное нотариально заверенное разрешение гражданина (его наследника или доверенного лица).

Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера (утв Росархивом), март 2012 года

1. 2. Специфика использования конфиденциальных персональных данных

2. Правом получить конфиденциальные персональные данные обладает субъект персональных данных (человек, информация о котором содержится в документе), если это не противоречит законодательству Российской Федерации (например, законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности», «Об органах Федеральной службы безопасности в Российской Федерации» и т.п.), после смерти субъекта персональных данных – его наследники (при наличии свидетельства о смерти субъекта информации); доверенные лица субъекта персональных данных, его наследников (при наличии нотариально заверенных доверенностей).

3. Правом получить конфиденциальные персональные данные в качестве ответа на официальный мотивированный письменный запрос, в котором указываются цель получения информации и форма ее использования (например, «информация будет использована для подготовки справочно-информационного издания в обезличенном виде» или «в связи с заведением уголовного дела…») обладают также сотрудники организаций-фондообразователей и их правопреемников; органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания (по делам, находящимся в их производстве) в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей.

Источники:
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=132325
http://archives.ru/documents/methodics/recommendations-socially-legal-inquiries-part1.shtml

Больше я ничего не нашла :)

Как мне кажется, при рассмотрении этого вопроса есть два важных момента.

• Первый вопрос связан с тем, каким образом нужно оформлять разрешение. Требование к нотариальному заверению совершенно понятно, поскольку при его оформлении нотариус обязан идентифицировать гражданина, который даёт это разрешение.  Таким образом архивы подстраховывают себя.


• Однако другой вопрос - имеет ли право данный гражданин давать такое распоряжение - остается открытым. При этом в законе установлено особое ограничение, разрешение может дать не родственник, а наследник, что, как Вы понимаете, не одно и то же. Наследник может не быть родственником; родственников может быть гораздо больше, чем наследников; и наследство со временем может перейти от одного лица к другому, а то и нескольким.

Соответственно, если нет возможности установить, кто является наследниками гражданина, то механизм получения доступа к документам до истечения 75-летнего срока не работает. Впрочем, могу предположить, что некоторые архивы могут не понимать всех этих тонкостей и удовлетвориться, в качестве подтверждения полномочий, доказательствами родства давшего разрешение или запросившего документы лица, которыми, наверное, будет служить набор соответствующих свидетельств о рождении и смерти.

В судебной практике споров, связанных с доступом к архивным документам, не очень много. В 2011 году в Санкт-Петербурге рассматривалось дело, в котором исследователь оспаривал отказ в предоставлении ему возможности ознакомиться с личным делом писателя в Центральном государственном архиве литературы и искусства Санкт-Петербурга (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 05.12.2011 № 33-17930, см. http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SARB;n=23643 ).

Требование о признании незаконным решения архивного учреждения было оставлено без удовлетворения, поскольку запрашиваемый заявителем документ относится к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, при этом заявителю был разъяснён порядок ознакомления с интересующей его информацией путем получения письменного нотариально заверенного разрешения у наследников писателя.

Я не первый раз сталкиваюсь с подобными скользкими вопросами, и могу сказать, что до тех пор, пока не сложится стабильная судебная практика, либо пока не будет принято решение одним из высших судов, возможны практически любые исходы судебных споров.

Закон об архивном деле недвусмысленно говорит о наследниках, и не уточняет, что именно они унаследовали. У меня есть все основания настаивать, что, если человек когда-то официально завещал мне любимую зубную щётку, я вхожу в число его наследников и, соответственно, имею право разрешать доступ к его архивным документам! По букве закона, это именно так.

Также отмечу, что круг «наследников» не только сложно установить по прошествии длительного времени, но они могут ещё и размножиться, и могут возникнуть конфликты в связи с тем, что часть наследников может разрешать доступ, а часть – категорически против него возражать.

Замечу, что в других отраслях уже есть практика более юридически корректного оформления права на доступ к документам и информации – например, в том, что касается права родственников и уполномоченных лиц (а не наследников) получать медицинскую информацию об умершем.

Когда-нибудь, когда данный вопрос заденет интересы очень влиятельных лиц, возможно, у нас и устранят это бредовое положение закона об архивном деле – но, думаю, ждать придётся долго…