Испания: Состоялась презентация проекта электронного архива правительства провинции Наварра

Данная заметка была опубликована 30 июня 2011 года на сайте библиотеки Королевского и генерального архива Наварры

29 июня 2011 года в актовом зале Королевского и генерального архива испанской провинции Наварра (Archivo Real y General de Navarra – на фото) прошёл семинар «Управление электронными документами: Проект электронного архива правительства Наварры». На семинаре проект создания электронного архива был представлен сотрудникам ряда генеральных секретариатов правительства -  технологического, по делам архивов и документального культурно-исторического наследия, и по вопросам модернизации и электронного правительства (Dirección General de Modernización y Administración Electrónica, DGMAE).

Презентацию провел технический менеджер проекта Хосе Альдас (José Aldaz) из компании IECISA (Informática El Corte Inglés SA), выигравшей в сентябре 2010 контракт на проведение исследований, оценки и внедрения системы управления будущим электронным архивом правительства Наварры, которая должна обеспечить принятие на хранение, сохранность и доступ к электронным документам и делам, создаваемым провинциальной администрацией. Общая сумма контракта составила 179 тыс. евро, причём в ходе торгов она снизилась на 20% по сравнению с первоначальной ценой.

Компания-победитель должна была изучить потребности провинциальной администрации  в архивации электронных дел и документов, которые ежедневно в больших количествах создаются органами государственной власти. В ходе работы над проектом следовало разработать порядок архивации документов, включая определение метаданных, необходимых для идентификации документов и обеспечения доступа к ним. Также следовало определить порядок электронного подписания архивных документов официальными лицами. Подписываться электронной цифровой подписью должны как изначально электронные документы, так и электронные образы бумажных документов.

Система управления электронным архивом должна включать в себя механизмы, обеспечивающие управление жизненным циклом электронных дел и документов (с учетом того, что  в некоторых случаях документы потребуется хранить постоянно ввиду их исторической ценности). Уничтожение должно проводиться в соответствии с установленной процедурой, обеспечивающей надлежащее документирование сведений о времени и способе уничтожения, а также об ответственном исполнителе этой работы.

Кроме того, компания IECISA должна была провести анализ применяемых в настоящее время администрацией Наварры:

• средств обработки информации;
  
  
• файловых форматов, в которых архивируются документы, и используемых с этой целью программных средств; а также
  
  
• способов, обеспечивающих читаемость электронных документов с помощью иных инструментов, после того, когда устареют программные средства, использованные для создания документов.

Помимо подробного рассказа о подходе к проектированию и описанию системы управления электронным архивом, выполняемых на предварительном этапе, подготавливающем внедрение системы, были также описаны последующие этапы реализации проекта, и объявлено о начале пилотной программы в одном из органов власти – в службе занятости Наварры (Servicio Navarro de Empleo, SNE). Опыт, накопленный по ходу пилотного проекта, будет использован для эффективного внедрения системы в остальных органах провинциальной администрации.

Решение о проведении пилотного проекта именно в SNE было принято потому, что этот орган правительства Наварры уже сейчас активно использует корпоративные информационные системы, создающие электронные документы, а также широко применяет оцифровку бумажных документов в ходе своей деятельности.

Предполагается, что создание электронного архива Наварры займет примерно четыре года.

Источники: Сайт библиотеки Королевского и генерального архива Наварры / сайт Navarra.es,
http://bibliotecaagn.wordpress.com/2011/06/30/presentacion-del-proyecto-de-archivo-digital-del-gobierno-de-navarra/
http://www.navarra.es/home_es/Actualidad/Sala+de+prensa/Noticias/2010/09/16/Adjudicado+proyecto+archivo+digital.htm