Вопрос: Кто все-таки является ответственным в экспертизе ценности документов: архивисты или работники тех подразделений, к деятельности которых данные документы относятся?
Ответ: И те, и другие – но не только они. Совсем не случайно у нас была придумана «экспертная комиссия»; за этим стояло понимание того, что для всесторонней и объективной оценки ценности документов нужно привлекать целый ряд специалистов различных направлений, начиная с юристов (причём состав этих специалистов может быть разным в зависимости от вида документов). Кстати, другие родственные экспертизы – патентная, на предмет секретности – строятся на тех же принципах.
Окончательную ответственность всегда несёт руководитель организации – он утверждает решения ЭК, и именно его будут в первую очередь сажать и штрафовать, на него могут повесить многомиллионную субсидиарную ответственность за отсутствие документов. Далее, он делегирует эту ответственность кому-то из руководителей других уровней (это может быть, в зависимости от профиля организации, главный бухгалтер, руководитель юридической службы, руководитель службы документационного обеспечения, руководитель архива, руководитель службы менеджмента качества и т.д.). Не так важно, кто именно стоит во главе процесса, если в него вовлечены все необходимые специалисты.
Вопрос: У меня в организации происходит очень неприятная для архива ситуация: бухгалтерия не согласовывает уничтожение архивных первичных бухгалтерских документов со сроком хранения 5 лет уже 2-ой, а то и 3-й год подряд, мотивируя тем, что «могут быть налоговые проверки».
Ответ: С бухгалтерией надо разговаривать по существу дела, и, желательно, с привлечением юристов. Насчёт налоговых проверок, они, возможно, отчасти и «вешают лапшу на уши» (по закону, глубина налоговых проверок ограничена) – однако исходите из того, что они осознают реальную ценность своих документов, которую Вы можете не понимать. В случае, если организация нарушит разнообразные законы, требующие сохранения документов, или понесёт ущерб из-за того, что окажется в какой-то момент без документальных доказательств – никого не будет волновать, что там было указано в каком-то там Перечне (написанном неспециалистами в вопросах бухгалтерского и налогового учёта, в котором масса неверных сроков, и который сплошь и рядом применяется формально и неверно).
Когда я занималась такой работой, у меня была следующая позиция: Если деловое подразделение считает, что документы ему позарез нужны – я относилась к этому с пониманием, но требовала от руководителя подразделения письменное заявление о продлении срока хранения, и предупреждала этого руководителя, что если из-за этого организация или её руководство пострадают (а какие возможны риски, я красочно объясняла на примерах из судебной практики), то ответственность будет целиком и полностью на нём. В ряде случаев мне удалось получить согласие на уничтожение :)
Проблема заключается в том, что 5-летний срок хранения бухгалтерских документов – условный, и, в зависимости от обстоятельств, может растянуться лет эдак на 25? Некоторые бухгалтерские документы, выполнив свою первичную функцию (для которой 5-летний срок как раз и установлен), могут выполнять и другие функции, с иными сроками хранения.
Вот несколько судебных примеров:
- Арбитражная практика: Хранить некоторые первичные учетные документы придется до 15 лет!, http://rusrim.blogspot.com/2012/08/15.html
- Хранение первичных документов налогового учета: Как четыре года могут превратиться в тридцать четыре, http://rusrim.blogspot.com/2011/05/blog-post_12.html
- Арбитражная практика: Из-за уничтожения документов организации пришлось в судебном порядке устанавливать факт владения движимым имуществом, http://rusrim.blogspot.com/2011/04/blog-post_04.html
Вопрос: Архивохранилища не бесконечны, места заканчиваются. Насколько оправдан страх бухгалтерии перед налоговыми проверками? Ведь если уничтожить эти документы (срок хранения которых истек в соответствии с Перечнем!), то какие могут быть претензии?
Ответ: Иногда бухгалтерия боится собственной тени и склонна сохранять всё; однако риски могут быть вполне реальными – не нужно недооценивать опыт и знания коллег. Если чувствуете, что бухгалтерия перестраховывается, постарайтесь заполучить себе в союзники юриста.
Ссылка на Перечень не оправдывает несоблюдение прямых требований законодательства, и тем более не помогает, если из-за отсутствия документов организация впоследствии лишится собственности, или люди потеряют пенсионные права и т.д. Я это говорю Вам не «по теории», а на основе 15-летнего опыта изучения реальной судебной практики.
Именно для того, чтобы избежать крайностей, и была придумана экспертная комиссии. А комиссия – это место, где люди договариваются :)
Комментариев нет:
Отправить комментарий