Истории являются одним из самых мощных среди существующих инструментов, способных заставить людей поверить в идею – если, конечно, мы расскажем «правильные» истории.
У меня есть рабочая гипотеза, согласно которой большинство историй, которые мы рассказываем о документах, это
- либо «неправильные» истории,
- либо истории не для тех людей.
По моим наблюдениям, рассказываемые нами истории почти всегда можно разделить на три категории:
- «Что, если нам это понадобится для…» (ответа на запросы на основании закона о свободе доступа к государственной информации; при обязательном раскрытии документов в ходе судебного процесса или расследования);
- Непрерывная прилежная практика позволит избежать разного рода негативных явлений (таких, как коррупция, плохие результаты деятельности и т.д.);
- Эти документы понадобятся историкам.
Конечно, все эти истории правдивы. Но кого они мотивируют?
Ответственный за исполнение запросов на основании закона о свободе доступа к государственной информации (FOI) будет заниматься FOI-запросами, - но он не выполняет остальную работу.
Печальная реальность борьбы с негативными явлениями и ущербом заключается в том, что она будет профинансирована только после очередной Королевской комиссии или расследования случаев коррупции (поэтому упор на эту историю не предотвращает повторения её снова и снова).
И мы не знаем, кто такие эти историки и каковы будут их приоритеты - мы просто знаем, что прямо сейчас их приоритеты не совпадают с нашими.
Какие истории мы рассказываем работающем на добыче угля людям о том, как документы облегчают жизнь людей из забоя?
Какие истории мы рассказываем руководителям о том, как документы делают их жизнь проще?
Какие истории мы рассказываем высшему руководству о том, как документы помогли другим представителям высшего руководства достичь стратегических результатов?
Чего не хватает нашим рассказам, так это злободневности. Специалисты по управлению медицинскими документами в клиниках понимают это правильно. Истории, которые они рассказывают, убедительны и идут «вверх по цепочке».
- Сделайте ошибку в этом документе или потеряйте его, и велика вероятность, что человек, к которому этот документ относится, умрёт;
- Врачи, непосредственно работающие с пациентами, не хотят убивать людей;
- Руководители не хотят оказаться в положении людей, чья команда кого-то убила;
- Руководители старшего звена знают, что если управляемое ими подразделение будет убивать людей, то это лишит их всяких шансов на достижение каких-либо стратегических целей.
Истории о документах в большинстве других мест не столь экстремальны, но они могут быть столь же злободневными и даже более неотвратимыми:
- Практически каждый исполнитель полагается на документы, и их производительность повысится, если эти документы будут у них под рукой;
- Практически любой руководитель сделает абсолютно всё для того, кто сможет повысить продуктивность своей команды на 10% - и документы на это способны;
В прошлом мы давали людям фамилии ради того, чтобы вести качественный учёт населения, надежно облагать его налогами и эффективно им управлять. Так что документы тоже могут быть стратегическим оружием, достойным титула – но это если мы будем рассказывать правильные истории.
Так какие истории являются любимыми у Вас?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: Карл всё сказал правильно. Могу подвершить, что я своей профессиональной практике много лет использую – как он назвал их – «истории» в качестве эффективного оружия убеждения в первую очередь высшего руководства, но также и руководителей среднего звена и рядовых сотрудников.
Единственная, пожалуй, слабость его поста связана с тем, что он работает в государственном органе, поэтому делает основной упор на соблюдение установленных требований, предотвращение ущерба и сравнительно мелкую экономию в самом делопроизводстве. В коммерческой среде этого часто недостаточно, - и в любом случае более убедительными являются истории о том, как, благодаря эффективной работе с документами, у организации появились совершенно новые возможности для выгодной деловой деятельности и/или она смогла существенно увеличить свою прибыль. Иными словами, рассказывать нужно не только о «суме и тюрьме», но и о поддержке зарабатывания денег.
Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/03/31/what-stories-do-we-need-to-tell-about-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий