К проведению недавнего мероприятия «Круглого стола по вопросам управления документами» дискуссионную группу побудила статья Джеймса Лепена (James Lappin) «Конкурирующие модели управления документами в эпоху частичной автоматизации» (Rival records management models in an era of partial automation, https://link.springer.com/article/10.1007/s10502-020-09354-9 ).
Мой комментарий: Я давала на блоге информацию о проведении этого мероприятия здесь: http://rusrim.blogspot.com/2021/03/blog-post_61.html и здесь: http://rusrim.blogspot.com/2021/04/1_0228890162.html
Статья Лепена появилась очень своевременно, отчасти потому, что столь большая часть текущих обсуждений по вопросам управления документами фокусируется на том, как внедрить меры и средства контроля и управления документами в средах, которые активно враждебны внедрению наших профессиональных стандартов и практик. С появлением такого гиганта, как Microsoft 365, практика управления документами перешла в что-то вроде штопора. Наши тщательно продуманные меры и средства управления документами практически невозможно реализовать сколько-нибудь жизнеспособным образом. Практики борются с предопределенным подходом, который приложение навязывает в ходе операций, в то время, когда альтернативные методы могут быть предпочтительными. В этих условиях нам практически обязательно поставить под вопрос свои методы и определить, какие из них можно отбросить как ставшие неадекватными.
Да, эти монстрообразные технологии можно настроить для отдельных рабочих мест, однако подобные конфигурации хрупки. Постоянно обновляющаяся философия программного обеспечения «как услуги» непрерывно «ломает» такие индивидуально сформированные конфигурации. Встроенные в технологию информационные структуры по своей сути основаны на организационной структуре – и, как специалисты по управлению документами, мы знаем, насколько та подвержена изменениям. Документы обычно рассматриваются изолированно, а не представляются в виде цепочек или совокупности взаимосвязанных доказательств-«следов». Да, имеются дополнительные продукты, которые перемещают документы из их «родной» среды создания [в централизованные системы хранения документов – Н.Х.], но являются ли такие решения более жизнестойкими в долгосрочной перспективе, чем постоянная «вечнозелёность» [т.е. сохранение документов в их родных приложениях, благодаря чему сохраняется возможность их активного использования – Н.Х.]? Многие многообещающие подходы, воплощенные в дополнительных приложениях, поддерживающих функциональные возможности для управления документами, уже отошли на второй план.
Продукты Microsoft, как и того же Google, - это продукты, в основном созданные в расчёте на рабочие места в Америке. Можно утверждать, что американский подход к управлению документами в основном реактивный, «после события», оставляющий очень многие касающиеся документированию своей работы решения на усмотрение отдельного сотрудника и вводящий меры контроля и управления только после того, как соответствующие деловые операции перестали быть активными. Эта модель подходит не для всех традиций управления документами различных культур. Тем не менее, мы все вынуждены придерживаться данной модели из-за рыночной власти Microsoft, Google и других технологических гигантов. В некоторых юрисдикциях (в частности, в Великобритании) предпринимаются усилия по налаживанию взаимодействия с Microsoft, в частности, для внесения некоторых модификаций - но зачем, на самом деле, Майкрософту заморачиваться с небольшими нишевыми игроками, такими, как специалисты по управлению документами, если организации обычно не так уж обеспокоены…
Ясно, что нам нужно подумать о том, как управление документами осуществляется в настоящее время и как оно будет выглядеть в будущем. Если мы не можем применять наши отработанные методы управления, - какие возможны альтернативные варианты, и насколько актуальны наши текущие теории и стратегии в условиях современной рабочей среды? Именно эти вопросы послужили толчком для проведения очередного «Круглый стол по вопросам управления документами». Где взять замечательные новые идеи о том, как управлять документами в этой изначально недружественной к документам среде? И являются ли наши принципы и стратегии все ещё актуальными?
В отсутствие готовых выводов, мне остается поделиться следующими задающими определенные направления размышлениями:
- Сформированные в последние десятилетия принципы управления документами в основном остаются верными и будут служить в качестве руководящих принципов для будущих деловых информационных систем, в которых концентрируется оперативная работа, - и наши усилия должны быть сосредоточены на тех системах, что используются для выполнения связанных с высоким риском процессов в течение длительного времени;
- Поведение в средах, отличающихся высоким риском, строгим законодательно-нормативным регулированием или строгим мониторингом, будет следовать словам, сказанным Крисом Хёрли (Chris Hurley) - вслед за Сью МакКеммиш (Sue McKemmish) – о том, что люди пол своей сути являются документирующими млекопитающими;
- Управление документами не является изолированным видом деятельности, но существует в тесном сотрудничестве и взаимодействии с коллегами из других профессий (ИТ, специалисты по управлению данными, по защите персональных данных, по управлению рисками и т.д.), которых, возможно, коллективно можно назвать «практиками стратегического/полномасштабного управления информацией»;
- Если всё, что мы в состоянии сделать, это собрать все материалы подряд, а затем «просеять» их, используя методы искусственного интеллекта / машинного обучения, что ж, значит, такова жизнь (это проблемный, ретроспективный подход, влекущий за собой необходимость уделять внимание проблемам подотчётности, предвзятости и масштабируемости алгоритмов. И, кстати говоря, наши навыки в области проведения функционального анализа здесь тоже будут иметь решающее значение);
- Наши навыки в области проведения стратегического функционального анализа имеют решающее значение для выработки основанного на оценке рисков подхода, помогая определить, на чем следует сделать акцент в ходе оперативной деятельности;
- Новое, повышенное значение для организаций приобретут навыки электронной архивации и обеспечения электронной сохранности;
- Корпоративные электронные хранилища (не привязанные жёстко к местоположению) могут быть одним из способов продвижения на пути решения проблем жизнестойкости и устойчивого развития (они могут быть разные, менее оперативные, более «ретроспективные», но потенциально жизнестойкие).
Очевидно, что сообщество специалистов по управлению документами продолжает искать способы выживания в условиях этой новой среды, которая будет продолжать изменяться. Некоторые технологии могут оказаться более привлекательными, чем другие, - однако попытка коллективными усилиями строить замки на песке, скорее всего, не будет стратегически разумным решением. Пока мы «крутим свои колёса», занимаясь этим, одновременно идёт целый ряд других масштабных дискуссий, на которые нам следует обратить внимание.
Нам нужно освободиться от власти определённых слов. Как специалисты по управлению документами, мы приносим с собой способ мышления о мире, который по-прежнему остаётся жизненно важным. Эти представления сфокусированы на документировании контекста создания (работы), - но также и на обеспечении жизнестойкости надёжной информации за пределами непосредственной деловой среды, в интересах обеспечения корпоративной и социальной подотчётности в более длительной перспективе. Независимо от того, используются ли слова «данные», «информация», «информационный ресурс», - на всё на это распространяется дисциплина управления документами. Эта дисциплина опирается на хорошо установленные и сохраняющие свою актуальность принципы, методы анализа и гибкость при их внедрении. Если вы хотите сохранить «нечто», понять и повторно использовать это «нечто, Вам необходимо применять дисциплину управления документами независимо от того, какое слово Вы используете для классификации соответствующего ресурса.
Мой краткий (и не являющийся закрытым) перечень вопросов, на которые следует обратить внимание, следующий:
- Предоставление возможности отдельным людям отстаивать свои права на документы, которые ранее считались документами организации;
- Протоколы обмена данными между организациями;
- Движение за «суверенитет данных» (data sovereignty) – ну почему мне на память сразу приходит пресловутый «парад суверенитетов»? – Н.Х.
- Происхождение данных (так называемая родословная данных - data lineage);
- Подотчетность алгоритмов.
Дискуссионная группа «Круглый стол по вопросам управления документами» призвана переосмыслить настоящее и создать предпосылки для яркого будущего. Поделитесь с нами своими мыслями и идеями!
Барбара Рид (Barbara Reed)
Источник: сайт «Recordkeeping Roundtable»
https://rkroundtable.org/2021/04/18/reflection-on-recordkeeping-theory-models-strategies-and-todays-workplace-march-2021/
Комментариев нет:
Отправить комментарий