Мой комментарий: Предыдущий пост серии см. здесь: http://rusrim.blogspot.com/2021/04/blog-post_116.html
Много лет назад, когда я был ещё в какой-то степени новичком в управлении документами и изо всех сил пытался сформировать собственное понимание жизненного цикла информации, - я работал консультантом и техническим торговым представителем у небольшого поставщика программного обеспечения, который разработал и продавал «приложение для управления корпоративными документами». Основную часть нашей клиентской базы составляли органы федерального правительства США, и я неукоснительно следовал задокументированной философии правительства, согласно которой некоторые элементы документированной информации (recorded information) могут быть отнесены к категории «документов» (records), а некоторые другие следует относить к категории «не-документов» (non-records).
При демонстрации возможностей нашего приложения для управления документами электронной почты, я часто использовал электронное приглашение пообедать в качестве примера «не-документа», который, исходя из федеральных правил управления документами, не требует сохранения в нашем решении. Со временем электронное письмо «Пойдем на обед» стало чем-то вроде стандартного отраслевого примера, помогающего понять концепцию того, какой тип информации федерального органа исполнительной власти считается «не-документом».
Мой комментарий: Я прочитала немало американской литературы по данному вопросу. Действительно, данный пример в ней использовался часто – но при этом обычно излагался не столь примитивно. Всегда оговаривалось, что подобное письмо можно считать не-документом при условии, что приглашение пообедать и, соответственно, встреча с пригласившим человеком никак не повлияли ни на деловую деятельность, ни на взаимоотношения с работодателем. Если же обстоятельства складывались или потенциально могли сложиться так, что подобное приглашение становилось существенным доказательством (например, факта переписки с определенным лицом, факта встречи) – или хотя бы основанием отпроситься с работы – то относиться к подобному письму следовало уже иначе.
Но по мере того, как я начал больше узнавать о дисциплине управления документами, меня всё больше беспокоила идея называть какую бы то ни было документированную информацию «не-документами». Отнесение чего-либо к не-документам означает, что эта информация не имеет ценности и не заслуживает применения к ней строгих деловых правил, необходимых для эффективного управления жизненным циклом информации. Но информация всегда документируется по какой-либо причине, и кто может с уверенностью сказать, что конкретный элемент информации никогда не будет иметь ценности?
Возьмём опять же в качестве примера электронное письмо «Пойдем на обед». Конечно, на первый взгляд в нём нет никакого особого смысла, - но что, если приглашение было отправлено корпоративным вице-президентом-мужчиной одной из его подчиненных-женщин? Что, если это было двадцатое электронное письмо, которое он отправил ей за последние несколько месяцев с просьбой пойти пообедать вместе? Что, если эта сотрудница в конце концов подаст иск, в котором вице-президент будет обвинён в длительной истории сексуальных домогательств? Разве это считающееся не-документом электронное письмо не будет иметь огромной ценности для этой женщины, и разве не следует его хранить в течение какого-то общепринятого периода времени?
Мой комментарий: Вот такие сегодня реалии американской жизни – если мужчина проявит по отношению к женщине какую-либо галантность, куда-либо её пригласит – всё нужно документировать на случай, если захочется в будущем засадить этого гада в тюрьму или хотя бы сломать ему карьеру!
Однако, если говорить серьёзно, данный вопрос давно уже анализировался теоретиками отрасли. Любой объект может стать доказательством или вещественным доказательством; это зависит от того, что доказывается – а доказываться может бесчисленное множество фактов и обстоятельств. К числу деловых документов обычно относят не всё подряд, а либо инструменты деловой деятельности, либо документированную информацию, которая была создана или получена в качестве побочного продукта деловой деятельности, либо непосредственно поддерживала такую деятельность. Всё прочее, что к деловой деятельности прямого отношения не имеет, является не-документами с этой точки зрения, и обычно не подпадает ни под определение государственных документов, ни под требования в отношении сроков хранения (но может в США подпадать под требования к э-раскрытию сохраняемой электронным образом информации в случае судебных споров и расследований – и этот момент приходится отдельно отслеживать).
С юридической точки зрения, нет никакой разницы, назовете ли Вы документированную информацию «документом» или «не-документом», потому что она всегда является свидетельством / доказательством, и она всегда подлежит раскрытию в гражданских спорах. Однако те люди, что стремятся уничтожить управление документами, хотят, чтобы Вы поверили, что отнесение информации к «не-документам» освобождает их от ответственности за сохранение этой информации и управление ею. Таким образом, они могут защитить себя от судебного преследования, заявив - в случае если потенциальные доказательства их неправомерного поведения были «утрачены» или «удалены» - что это были «не-документы», и поэтому они не сделали ничего плохого, не сохранив их.
Мой комментарий: Здесь уважаемый автор очень сильно лукавит, поскольку
- Во многих юрисдикциях обоснованное отнесение информации к не-документам освобождает от ответственности за её несохранение и уничтожение; и до определенного момента в начале 21-го века такая практика господствовала и в США – при этом решения организаций об отнесении той или иной информации к не-документам практически не оспаривались;
- Во многих юрисдикциях (практически во всех странах континетального права) нет э-раскрытия американского типа (и бумажного раскрытия тоже нет), и вводить его не предполагается;
- Сохранять вечно «на всякий случай» каждую бумажку, каждый байт, каждый забор или камень с какой-либо надписью – дорогое безумие; и повсеместно интерес деловых организаций и их руководства к надлежащему управлению документами в первую очередь связан с тем, что благодаря этому можно – абсолютно законно! – как избавиться от загромождающего системы информационного «мусора», так и воспользоваться фактически предоставляемой законодательством амнистией за прошлые грешки, уничтожив документы по истечении установленных сроков хранения. А в чем вообще смысл сроков хранения, если хранить всё подряд постоянно?
- В США, как и в других странах, проведение уничтожения документов по истечении сроков их хранения (с определенными разумными оговорками) является законным и не нарушает требований к раскрытию информации в случае судебных споров и расследований;
- Установление и отслеживание сроков хранения – это «высший пилотаж» в управлении документами; иными словами, это то, что позволяет специалистам зарабатывать и повышать свой статус. Переход на постоянное хранение всей информации уничтожил бы значительную часть «кормовой базы» для отраслевой элиты, что вряд ли пошло бы на пользу профессии в целом.
Как я отмечал в предыдущих постах, федеральное правительство определяет понятие «документы» как «любую документированную информацию». Это было небольшое изменение определения, внесённое в 2014 году, которое имело серьезные последствия для управления документами в федеральных органах исполнительной власти.
Мой комментарий: Это неправда, см. мой перевод ( https://rusrim.blogspot.com/2018/10/saacosanagara-2018-204-2.html ) определения понятия «документы», данного в Своде законов США, 44 USC 3301, http://www.law.cornell.edu/uscode/text/44/3301 . На само деле «документами» считается «любая документированная информация, независимо от её формы и характеристик, которая создана или получена федеральным органом исполнительной власти в соответствии с федеральным законодательством или в связи с ведением государственной деятельности, и которая сохранена или подлежит сохранению данным органом исполнительной власти или его законным правопреемником в качестве свидетельства организации, функций, политики, решений, процедур, операций и иной деятельности Правительства США, либо ввиду информационной ценности содержащихся в ней данных».
Как же можно теперь продолжать разделять информацию федеральных органов исполнительной власти на «документы» и «не-документы» на основе этого нового определения? По правде говоря, Вы не можете это делать. Но, к сожалению, такая практика сохраняется во многих органах власти (и в очень многих организациях в частном секторе). Если какая-либо организация собирается когда-либо эффективно управлять своей документированной информацией, то её следует прекратить такую политику.
Мой комментарий: Не правда ли, очень похоже на классическое: «вся рота шагает не в ногу, и только один господин поручик марширует правильно»?
Но, - возможно, к удивлению, - на самом деле это хорошая новость для специалистов по управлению документами. Это связано с тем, что управление жизненным циклом всей документированной информации организации является более безопасным, более эффективным и менее затратным, чем разделение этой информации на «записи», которыми нужно надлежащим образом управлять, и «не-документы», которые можно игнорировать.
Это верно по целому ряду причин. Вот одна из них. На рисунке приведено «дерево» принятия решений, которое в течение многих лет используется в ряде федеральных органов исполнительной власти и предназначено для того, чтобы помочь работающему с информацией сотруднику государственного органа определить, является ли конкретная документированная информация «документом» или «не-документом» (часть текста вымарана мною для того, чтобы предотвратить идентификацию соответствующего федерального органа).
На удивление, работающих с информацией сотрудников государственных органов обучали «пропускать» через этот сложный рабочий процесс буквально каждый элемент документированной информации, который они создали или получили - просто для того, чтобы определить, является ли эта информация «документом» или «не-документом». Сюда попадали электронная почта, мгновенные сообщения, текстовые сообщения, неструктурированный контент и даже голосовая почта.
Мой комментарий: Сложность нарисованной схемы не означает сложность фактического процесса. Раз разобравшись, что относится, а что не относится к государственным документам, сотрудник может принимать решения по большей части мгновенно и без каких-то особых умственных усилий.
Подумайте об объеме информации, которую Вы производите в рамках своей работы. Какая часть Вашего рабочего дня уйдёт у Вас на то, чтобы обработать каждый из этих фрагментов информации и пропустить их через этот рабочий процесс? Все это время будет потрачено зря, учитывая то, что нет никакой реальной ценности в том, чтобы пометить часть информации как «документы» или «не-документы». Устраните это требование, и у работающего с информацией специалиста будет гораздо больше времени для выполнения важной работы, за которую ему или ей платят.
Классификация документированной информации в качестве «документов» или «не-документов» является одним из многих реликтов программ управления бумажными документами, который не имеет реальной ценности в среде цифровой информации. Прекращение этой практики значительно улучшило бы возможности любой организации для управления жизненным циклом информации, и это повсеместно должно стать стандартной политикой.
Дон Людерс (Don Lueders)
Мой комментарий: Данный пост Дона Людерса – несомненно, самый спорный в серии. Можно привести серьёзные аргументы как «за», так и «против». С моей точки зрения, главное - не забывать о данном вопросе, прорабатывая теоретические основы и правила управления документами в новых условиях; и пост Людерса ценен именно тем, что он привлекает внимание к этой теме.
Источник: блог «Управление документами следующего поколения» (Next Generation Records Management)
https://nextgenrm.com/2021/04/10/the-four-lies-destroying-records-management-lie-4-records-vs-non-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий