Что такое по сути дела «цифровизация», «цифровые технологии»? Это автоматизация.
Когда дело доходит до информации и технологий, автоматизация приводит к одному из двух возможных результатов: либо благодаря ей в больших масштабах выполняются правильные действия, либо в тех же масштабах совершаются ошибки.
Одна из вещей, в которой люди очень хороши от природы, - это выявление ошибок контекста. Мы знаем, что что-то не так, при просмотре личного дела Джона Смита обнаруживаем в нём документы, касающиеся Джилл Джонс и Фреда Блоггса. Однако автоматизация не всегда чувствительна к этому. Если вы создаете клиентский портал для того, чтобы предоставить клиентам доступ ко всем их документам на основе содержимого их досье, - система весьма радостно автоматизирует создание утечек персональных данных, показывая Джону Смиту документы Джилл Джонс и Фреда Блоггса.
Если Вы используете метаданные объекта для предоставления информации людям, принимающим решения, и совершите ошибку - автоматическая поддержка принятия решений также с радостью доставит неверную информацию как можно большему количеству людей.
Два приведенных выше примера относятся к точности содержимого дела / досье, но это лишь небольшой срез чего-то гораздо большего.
Если мы начнем определять качество как доступность содержащейся в документе информации, у нас появится совершенно новый спектр возможностей, и мы сможем поддерживать совершенно новый набор вариантов использования.
Управление формами – значимый пример качественного аспекта. Если мы вообще принимаем информацию в каком-либо неструктурированном формате (например, сообщения электронной почты), то надёжная автоматизация практически невозможна - Вам либо нужен человек в контуре, либо придётся вкладывать большие инвестиции в технологии, которые могут понимать и обрабатывать естественный язык.
Если Вы переходите на электронные формы, то качество представляемой информации и возможности для автоматизации резко возрастают. Цифровые формы также обеспечивают более высокое качество, потому что в этом случае нет ошибок распознавания текста.
Прежде чем наши документы станут пригодными для цифрового использования, нам нужно будет понять, каким образом резко повысить уровень качества с тем, чтобы нужная информация была надежно доступна для технологий автоматизации. Если Вы хотите получить место за столом, где принимаются решения о цифровизации, Вам должны иметь представление о качестве и о том, каким образом Вы сможете повысить его в своей организации, потому что автоматизация может очень быстро добавить масштаб – в результате чего даже небольшая проблемка с зашитой персональных данных или обеспечением конфиденциальности может очень быстро стать намного большей проблемой.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/03/26/why-you-have-to-be-focused-on-record-quality-if-you-want-a-seat-at-the-digital-table/
Комментариев нет:
Отправить комментарий