Список нелепых и выбешивающих высказываний, которые «выдают» вновь назначенные руководители, когда они оценивают деятельность групп по управлению документами, возглавляет этот: «У вас слишком много сотрудников».
Возникает очевидный вопрос: «Слишком много для чего?»
Вот как выглядит хороший ответ на подобное высказывание: «Вот услуги, которые мы оказываем. Вот наши контрольные показатели качества услуг, в сравнении с внешними организациями, которые могли бы предоставить подобные услуги – бы даём больщую отдачу, чем все они (поэтому использовать аутсорсинг было бы глупо). Какие услуги Вы бы хотели, чтобы мы прекратили предоставлять?»
Службы управления документами в большинстве организаций не слишком дорого обходятся; напротив, они ужасно недофинансированы. Чего не удается сделать многим таким группам и службам, так это сгруппировать связанные с документами задачи в сервисы таким образом, чтобы это было понятно для организации и для поставщиков услуг.
Если вы изучали ITIL или менеджмент услуг (service management), то наверняка поняли, что моя мысль заключается в том, что службы управления документами нуждаются в каталоге услуг. Каталог услуг описывает все услуги и сервисы, которые Вы предоставляете организации, и предоставляет ключевую информацию о них.
Мой комментарий: ITIL (от Information Technology Infrastructure Library – «библиотека методов организации ИТ-инфраструктуры», см. https://www.axelos.com/best-practice-solutions/itil ) – известная концепция управления информационными технологиями. ITIL выступает за то, чтобы ИТ-услуги и сервисы соответствовали потребностям деловой деятельности и поддерживали её основные процессы. ITIL предлагает организациям и частным лицам рекомендации по использованию информационных технологий в качестве инструмента, упрощающего изменения в деловой деятельности и способствующего трансформации и росту.
Хорошо проработанный каталог услуг позволяет Вам очень быстро объяснить своей организации, что Вы для неё делаете, а чего не делаете, и какой уровень качества они могут ожидать от этих услуг. Хорошо сделанный каталог также может использоваться в качестве инструмента, который Вы можете показать внешним поставщикам услуг для того, чтобы сравнить себя с ними и получить возможность доказать, что Вы работаете эффективно и даете хорошую отдачу (или же нет, и тогда этот инструмент поможет Вам понять, почему).
После того, как Вы создали каталог услуг и использовали его для самооценки, Вы сможете быстро прекратить 3 типа бессмысленных разговоров:
- «У вас слишком много сотрудников»
- «Почему Вы не сделали xyz?»
- «Почему это обходится так дорого?»
Деятельность служб управления документами не является чересчур затратной, напротив, она обычно страшно недофинансируется. Однако многим людям, которые не вложили в такую работу сил и времени, это трудно понять. Каталог услуг - это простой способ сделать данный вопрос более понятным - и избежать глупых разговоров с людьми, которым следовало бы получше разобраться в данной теме.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/03/29/service-management-of-records-to-avoid-questions-about-why-records-is-so-expensive/
Комментариев нет:
Отправить комментарий