вторник, 25 мая 2021 г.

Управление документами: Веб-сайты, часть 1

Сегодня я хочу предложить вниманию читателей перевод рекомендаций по управлению государственными документами на веб-сайтах органов исполнительной власти австралийского штата Виктория. Рекомендации (их последнее обновление было 10 июня 2020 года) размещены на веб-сайте Управления государственных документов штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV, см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/website .

О веб-сайтах

Практически все органы исполнительной власти (агентства) штата Виктория представлены в Интернете, и объёмы и темпы оказания государственных услуг в онлайн-режиме с каждым годом увеличиваются.

Для агентств веб-сайты являются платформой для:

  • Публикации информации об органах государственного управления и оказываемых ими услугах;

  • Сбора информации, которую государственные органы впоследствии используют для предоставления услуг;

  • Выполнения транзакций;

  • Предложения клиентам динамичных и, в некоторых случаях, персонализированных услуг.

Управление веб-сайтами и их контентом как документами

Если веб-сайты государственных органов выполняют функции, предоставляют услуги или содержат информацию, которая не дублируется вне онлайн-среды, то они являются основными источниками сведений о деловой деятельности.

Органы исполнительной власти штата обязаны создавать и надлежащим образом сохранять документы о деятельности на веб-сайтах в соответствии со стандартами PROV (в Австралии стандарты, публикуемые архивно-документационными службами центрального правительства и штатов, как правило, обязательны для всех государственных органов и организаций соответствующей юрисдикции – Н.Х.) и всеми иными применимыми законодательными требованиями и требованиями политик. Они должны:

  • Обеспечить, чтобы весь персонал и все руководители, которые играют роль в создании, обслуживании и функционировании веб-сайтов, понимали, что веб-сайты создают государственные документы и, следовательно, к ним относится рад законодательно-нормативных требований и требований к управлению документами.

  • Определить, какой контент веб-сайтов должен быть и будет захвачен в качестве документов (включая проведение функциональной оценки и анализа рисков), и как часто такой захват будет происходить;

  • Обеспечить надлежащее установление и отслеживание сроков хранения документов;

  • Позаботиться о том, чтобы устройство и характер оперативного использования их веб-сайтов способствовали управлению документами;

  • Выбрать соответствующий технический подход к осуществлению захвата веб-документов.
Как управлять документами на веб-сайтах

Какие документы на веб-сайтах следует захватывать и сколь долго они должны храниться?

Чтобы определить, какие веб-документы необходимо захватывать и в течение каких сроков их следует хранить, органам исполнительной власти необходимо провести их экспертизу ценности, с учётом:

  • Функций и действий, выполняемых или документированных документами на веб-сайтах;

  • Менеджмента риска;

  • Формата и контекста веб-контента.

Функции и действия

Органам исполнительной власти необходимо знать, какую деловую деятельность выполняет или документирует их веб-сайт (или его части), с тем, чтобы определить, какие документы следует захватывать и сохранять в течение соответствующего периода времени.

Этот процесс может быть сложным, поскольку веб-сайты обычно охватывают не одну сферу деятельности организации, иногда поддерживая функции с очень разными степенями важности.

Органам исполнительной власти следует опираться [при установлении сроков хранения документов – Н.Х.] на указания Управления государственных документов штата (PROV) по срокам хранения документов и действиям по их истечении (Retention and Disposal Authorities, RDA – аналог наших Перечней – Н.Х.), в которых выделены функции и виды деятельности, выполняемые государственными органами и учреждениями, и установлены соответствующие сроки, в течение которых должны храниться документы.

Дополнительную информацию по этому вопросу см. в разделе «Указания по срокам хранения и действиям по их истечении» (Retention and Disposal Authorities, RDAs, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/how-long-should-records-be-kept/retention-and-disposal-authorities-rdas ). Полный список действующих указаний RDA см. в нашей библиотеке документов по адресу https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/standards-policies-rdas .

Менеджмент риска

Органы исполнительной власти должны проводить оценку рисков в отношении документов на своих веб-сайтах, вовлекая в этот процесс:

  • Владельцев видов деловой деятельности / создателей контента, которые могут предоставить информацию о типе контента и ценности веб-документов;

  • Менеджера сайта, который может предоставить информацию об инфраструктуре сайта, серверных базах данных, журналах аудита и процессе публикации;

  • Специалиста по управлению документами, который понимает деловые и нормативно-правовые требования к документам и может сказать, как существующих системы и процессы документирования выглядят с точки зрения организации в целом и её интересов.

При оценке риска следует принимать во внимание:

  • Судебные и юридические споры (и необходимость доказывать, какая информация была опубликована в определенное время);

  • Политические последствия («тест Herald-Sun» - как влекущая за собой негативные последствия утечка информации будет смотреться на первых полосах ежедневных газет? – речь идёт об издаваемой в Мельбурне газете Herald Sun, которая частенько распространяет «слитые» сведения, что нередко приводит к судебным процессам – Н.Х.);

  • Возможность приостановки деловой деятельности или увеличения затрат, если важная информация на веб-сайте окажется недоступна.

При проведении оценки риска можно также изучить следующие вопросы:

  • Какие функциональные области охватывает контент веб-сайта?

  • Какую часть деловой деятельности организации документирует или поддерживает этот контент?

  • Какие риски связаны с этой информацией? (так, например, с разделом, в котором сообщается о часах работы офиса, будет связан меньший риск, чем с разделом, содержащим информацию для участников тендера);

  • Какова вероятность реализации этих рисков?

  • Каковы могут быть последствия в случае реализации рисков?

Формат и контекст веб-контента

Также важно учитывать, является ли веб-сайт единственным, главным или же второстепенным средством доставки информации или средством выполнения функции или вида деятельности. Если контент веб-сайта повторяет контент, имеющийся вне онлайн-среды, то возможна ситуация, когда контент веб-сайт с точки зрения управления документами будет рассматриваться как копия, которая может не требовать длительного хранения даже в случаях, когда соответствующая деловая функция, к которой он относится, является долгосрочной.

Управление PROV рекомендует органам исполнительной власти использовать подход, который обеспечит наиболее полное документирование и наилучшую защиту от любых рисков.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2021/05/2.html )

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/website

2 комментария:

  1. Наталья, а что у нас с этим? Очень не хватает вашего комментария

    ОтветитьУдалить
  2. К сожалению здесь комментровать нечего :( Росархиив этими вопросами не занимается. Организации должны решать эти вопросы самостоятельно.

    ОтветитьУдалить