Поскольку я являюсь сопредседателем Экспертной группы Международного совета архивов (МСА) по управлению электронными и физическими документами (ICA Expert Group on Managing Digital and Physical Records, EG-MDPR), передо мной постоянно стоит вопрос о том, как профессионально реагировать на проблемы и вызовы цифровой эпохи.
Само название экспертной группы побуждает задать вопрос: есть ли какая-то разница, когда мы имеем дело с электронно-цифровыми технологиями? С одной стороны, традиционный ответ заключается в том, что наши ключевые профессиональные знания и навыки всегда применялись в различных технических, социальных и юридических условиях. Этот ответ неудовлетворителен для специалистов, имеющих дело с растущими объемами электронных архивов, и работающих в условиях, в которых электронный формат часто является доминирующим способом обмена информацией между физическими лицами и организациями и хранения документов. Помимо очевидной необходимости понимать язык новых технологии и укреплять уверенность в своих действиях при применении наших традиционных навыков и опыта, - я бы выделил три ключевые области, на которых сегодняшним архивистам и специалистам по управлению документами необходимо сосредоточить внимание в ходе обучении и профессиональной подготовки.
Обеспечение долговременной сохранности электронных материалов (электронная сохранность - digital preservation): Потребность обеспечить эффективное управление электронными документами втягивает нас в детальное изучение структуры, формата и способов представления документов. Дисциплина электронной сохранности, порожденная коллективным страхом по поводу хрупкости и непостоянства электронной информации, возможно, является наиболее зрелой подобластью практики электронного архивного дела. Без хорошего понимания технологий, используемых для хранения, передачи и представления данных, мы не можем принимать решения о техническом управлении электронными документами. Экспертные знания в области электронной сохранности, в основу которых легла практика ХХ века работы с машиночитаемыми документами, имеют фундаментальное значение для обеспечения постоянной доступности и целостности электронных архивных документов.
Цифровое курирование (digital curation): Само собой разумеется, что профессиональные обязанности архивистов и специалистов по управлению документами выходят далеко за рамки обеспечения сохранности отдельных массивов документов. Из-за отсутствия лучшего термина, я назову вторую ключевую область «цифровое курирование» - кстати говоря, непоследовательная и постоянно изменяющаяся терминология является ещё одной проблемой, с которой мы сталкиваемся в мире электронных документов. Навыки и знания в этой области уводят нас от технического уровня в сторону контекста / условий создания документов и стратегического управления ими. В настоящее время считается общепризнанным, что для эффективного управления электронными документами в длительной перспективе требуется целенаправленно проектировать системы хранения документов, а не просто ограничиваться сохранением избранных цифровых артефактов. Для архивистов и специалистов по управлению документами это означает потребность в освоении навыков установления функциональных требований, налаживания стратегического управления системами и разработки политик управления данными. Нам необходимо понимать синергии с корпоративными архитекторами информационных систем, со специалистами в сфере кибербезопасности и с аудиторами систем.
Цифровая наука и аналитика (digital scholarship and analytics): Тот факт, что электронные документы могут быть интерпретированы и проанализированы компьютером, создает новые возможности для научных исследований. Чтобы понимать, какая отдача может быть получена от электронных документов - либо самой организацией, либо сторонними исследователями, - нам необходимо осознать, каким образом аналитика данных, цифровые гуманитарные науки, журналистика данных и другие практики создают новые способы исследования. Для поддержки эффективного исследования электронных документов требуется нечто большее, чем просто автоматизация существующих практик и методов доступа, и электронный архивист должен взять на себя лидерство в переосмыслении этой области.
Завершающая группа вопросов, возникающих у нашей экспертной группы, связана с тем, каким образом архивные программные решения и архивные системы учитывают в своих политиках и практиках результаты изучения последствий перехода на электронные документы. Почему результаты столь многих усилий в этой области остаются лишь в отчетах по проектам, не переходя в общепринятую практику? Как мы могли бы расширить методы и практики управления электронными документами так, чтобы обеспечить их актуальность и практичность за пределами относительно хорошо финансируемых и технически зрелых организаций? В век сетевой соединенности и социальных сетей, в условиях повсеместного распространения смартфонов, - как нам научиться выходить за рамки традиционных текстовых и/или представленных в виде файлов документов, чтобы в полной мере реализовать потенциал наших профессиональных знаний и опыта?
Эти важные вопросы рассматриваются в образовательных программах по всему миру, с тем, чтобы дать архивистам и специалистам по управлению документами инструменты, позволяющие им эффективно работать в цифровом мире, - и Международный совет архивов играет ведущую роль в поддержке усилий своих членов по аналогичному повышению своих знаний и навыков. Для Экспертной группы по управлению электронными и физическими документами проблема заключается в том, чтобы знать, с чего начать!
Джон Робертс (John Roberts)
Источник: сайт МСА / сайт канадской ассоциации сертифицированных профессиональных бухгалтеров CPA
https://www.ica.org/en/flash-april-2021-ndeg41
https://www.ica.org/en/expert-group-on-managing-digital-and-physical-records-eg-mdpr
https://www.cpacanada.ca/en/career-and-professional-development/event-biographies/john-roberts
Комментариев нет:
Отправить комментарий