Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA) на данный момент по-прежнему придерживаются ранее поставленной цели – с декабря 2022 года больше не принимать на архивное хранение бумажные документы от федеральных органов исполнительной власти. В то же время архивное ведомство продолжает обрабатывать полученные от государственных органов отзывы о том, как пандемия Covid-19 влияет на их способность соблюсти этот крайний срок.
Данный крайний срок, установленный в 2019 году в совместном меморандуме (это меморандум M-19-21 от 28 июня 2019 года, см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/m-19-21-transition-to-federal-records.pdf ) NARA и Административно-бюджетного управления президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB) должен ознаменовать завершение десятилетнего процесса перевода федеральных органов исполнительной власти на использование и управление электронными документами. Меморандум также запрещает этим органам по истечении данного крайнего срока использовать их собственные центры хранения документации.
В меморандуме ясно говорится, что после 31 декабря 2022 года Национальные Архивы США больше не будет принимать от органов исполнительной власти документы как временного, так и постоянного сроков хранения в неэлектронном формате.
Из-за пандемии, однако, значительная часть соответствующей подготовительной работы в государственных органах была приостановлена более чем на год. Сейчас меньшее количество сотрудников имеет возможность приходить в офисы и заниматься переводом бумажных документов в электронные форматы, а сами государственные органы имеют меньший доступ к службам поддержки ввиду закрытия 18 федеральных центров хранения документации NARA в период пандемии (см. https://www.archives.gov/frc/temporary-closure-faq ).
На данный момент остаются закрытыми четыре федеральных центра хранения документации ( https://www.archives.gov/frc/operating-status ), а остальные находятся либо в первой, либо во второй фазе своих планов возобновления деятельности.
Директор по управлению документами в федеральном правительстве США (Chief Records Officer for the U.S. Government – должность в составе высшего руководства Национальных Архивов США – Н.Х.) Лоренс Брюер (Laurence Brewer) сказал, что пандемия создала для государственных органов дополнительные проблемы в плане соблюдения крайнего срока, отметив при этом, что еще слишком рано говорить о том, даст ли администрация Байдена этим органам больше времени для перехода на электронные документы.
«Мы понимаем, что нужно провести обсуждения, касающиеся целей на 2022 год, и я ожидаю, что такие дискуссии состоятся - они уже идут в рамках Национальных Архивов. Но нам также необходимо обсудить данный вопрос с OMB, поскольку меморандум был выпущен совместно с OMB, - а этого пока не произошло», - сообщил Брюер на прошлой неделе на конференции, организованной Институтом цифрового правительства (Digital Government Institute).
Тем временем Национальные Архивы наращивают свои возможности для поддержки большего объёма электронных документов. Ведомство находится в процессе создания «Электронного архива документов 2.0» (Electronic Records Archives 2.0, ERA 2.0) - своей программы для установления сроков хранения, передачи на архивное хранение и хранения электронных документов, которые оно получает от органов исполнительной власти (речь идёт о новой версии программно-аппаратного решения для государственного электронного архива – Н.Х.).
Брюер сообщил, что эта система позволит передавать электронные документы между государственными органами и NARA «из облака в облако» (cloud-to-cloud – ввиду того, что как государственные органы, так и Национальные Архивы в последнее время активно внедряли облачные технологии для работы с документами – Н.Х.); что она создается с использованием технологий гибкой разработки (agile), и что Национальные Архивы будет постоянно совершенствовать это решения. Национальные Архивы начали работу над ERA 2.0 осенью 2014 года ( https://www.archives.gov/files/preservation/electronic-records/nara-era-2.0-2016.pdf - это презентация 2016 года объёмом 12 слайдов; следует отметить, что серьёзного целевого финансирования на эту работу пока что не выделялось – Н.Х.), и работает над реализацией данного проекта совместно с компанией IBM.
Мой комментарий: Приведу один слайд из презентации о проекте ERA 2.0, где сказаны важные слова:
«ERA 2.0 не может быть решением в виде единой системы, пригодной для всех операций; вместо этого должен быть создан модульный набор инструментов – включающий коммерческие инструменты, инструменты с открытым исходным кодом и собственные разработки, - которые будут взаимозаменяемы с новыми инструментами, позволяя таким образом реагировать на технологические изменения и новые деловые потребности, а также обеспечивая возможность обработки новых форматов документов, которые появятся в будущем.»
«Это позволит улучшить процессы взаимодействия федеральных органов исполнительной власти с Национальными Архивами, позволяя убедиться, что эти органы способны передавать документы на архивное хранение, делая это защищённым и безопасным образом, - а также обеспечить защиту информации», - сказал Брюер.
Брюер сообщил, что NARA планирует представить обновленную информацию о статусе проекта ERA 2.0 в конце этого или в начале следующего года.
Электронные документы: «не опция, а жизненная необходимость»
Хотя пандемия затрудняет соблюдение федеральными органами исполнительной власти установленного крайнего срока перехода на электронные документы, она, как отметил Брюер, также показывает, что электронные документы и полностью электронное правительство - «не опция, а жизненная необходимость».
«За последний год стало более очевидным то, что мы больше не можем перекладывать бумажки. В государственных органах, как я полагаю, произошло осознание этого высшим руководством и людьми, которые контролируют и определяют стратегические направления программ управления документами в этих органах», - сказал Брюер.
Национальные Архивы скоро получат более ясную картину продвижения государственных органов в плане соблюдения крайнего срока перехода на электронные документы. Старшие должностные лица государственных органов по вопросам управления документами (Senior Agency Officials for Records Management, SAORM) недавно представили в Национальные Архивы свои годовые отчеты. Брюер сообщил, что архивное ведомство пока ещё обрабатывает отзывы, собранные в масштабе всего федерального правительства.
«Достижение поставленных целей и уверенность в их достижении - это одна сторона вопроса. Мы хотим знать, насколько уверены государственные органы; но, как я полагаю, нам даже более важно посмотреть на данные, понять положение дел в государственные органы, а затем увидеть, на чём мы можем сосредоточить свои усилия», - отметил он.
Национальные Архивы также предоставляют федеральным органам исполнительной власти дополнительную поддержку в управлении электронными документами. По словам Брюера, Национальные Архивы скоро выпустит новое руководство, в центре внимания которого будет документирование постов государственных органов в социальных сетях, управлении документами в Интернете, а также управление иными документами, подпадающих под Закон о сохранении электронных сообщений (Electronic Messaging Preservation Act), принятый Конгрессом США в декабре прошлого года.
Национальные Архивы также бьются над решение задачи по обеспечению способности государственных органов сохранять документы из использующих шифрование приложений для обмена сообщениями, таких как Signal и WhatsApp, которые федеральные служащие используют в своей повседневной работе.
«Если Вы создаёте документы, подлежащие постоянному хранению, и они зашифрованы, то это настоящая проблема. В зашифрованном виде эти документы не могут быть переданы в архивы NARA на постоянное хранение. Об этом мы много говорили», - сказал Брюер.
Национальные Архивы также взаимодействуют с «Советом директоров по данным», в котором представлены все структуры федерального правительства, с целью координации передовых методов управления данными.
Благодаря партнерству с Управлением общих служб правительства США (General Services Administration, GSA), Национальные Архивы также предоставляет федеральным органам доступ к рынку инструментов автоматизации и искусственного интеллекта для управления документами, делая это через свою Федеральную инициативу по модернизации управления электронными документами (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI).
Мой комментарий: Об инициативе FERMI см. посты на моём блоге: https://rusrim.blogspot.com/2018/06/fermi.html и http://rusrim.blogspot.com/2019/05/federal-electronic-records.html
Брюер сообщил, что Национальны Архивы работают с общегосударственными общими службами, - включая службы управления финансами, кибербезопасности, управления недвижимостью и поездками, - чтобы «встроить» управление документами в эти общие службы.
Джори Хекман (Jory Heckman)
Источник: сайт FederalNewsNetwork.com
https://federalnewsnetwork.com/it-modernization/2021/03/nara-gauging-agencies-confidence-to-meet-2022-e-records-deadline-after-covid-19-delays/
Комментариев нет:
Отправить комментарий