понедельник, 4 апреля 2011 г.

Арбитражная практика: Из-за уничтожения документов организации пришлось в судебном порядке устанавливать факт владения движимым имуществом

Регулярно занимаясь вопросам установления сроков хранения различных видов документов, я неоднократно говорила о том, что при проведении уничтожения документов, сроки хранения которых, установленные законодательно-нормативными актами, уже истекли, необходимо учитывать не только требования государства, но и собственные интересы организации.

В марте 2011 года организации через суд пришлось устанавливать факт владения своим же движимым имуществом. Арбитражному суду Пермского края пришлось заниматься этим вопросом (решение от 14  марта 2011 года по делу № А50-27724/2010) вследствие того, что ОАО не сохранило договора и первичную документацию, подтверждающие приобретение им данного имущества.

Суть дела

ОАО «Метафракс» обратилось в арбитражный суд с заявлением об установлении имеющего юридическое значение факта владения и пользования движимым имуществом – вагонами (цистернами) в количестве 269 штук –  как своим собственным с момента первичного пономерного учета каждого из вагонов в уполномоченном органе. Организации это было необходимо для документального подтверждения права владения железнодорожным подвижным составом в органах Федерального агентства железнодорожного транспорта (Росжелдора).

Административным регламентом Росжелдора по исполнению государственной функции по осуществлению пономерного учета железнодорожного подвижного состава и контейнеров, утвержденным Приказом Министерства транспорта РФ № 178 от 27.12.2006, установлено, что  к заявлению о присвоении номеров прилагаются, в том числе, документы, подтверждающие право владении железнодорожным подвижным составом. В качестве таких документов Уральское территориальное управление Росжелдора требовало предоставления хозяйственных договоров и первичных документов о приобретении указанных объектов.

У ОАО «Метафракс» необходимых документов (и возможности восстановить их) не оказалось. Отсутствие документов ОАО объяснило истечением сроков хранения хозяйственных договоров (поставки, купли-продажи) и первичных документов и приложений к ним, установленных в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 года.

Заявитель обращался с запросами в Уральское территориальное управление Росжелдора и в Главный вычислительный центр ОАО «РЖД» по поводу предоставлении информации об имеющихся первичных документах по регистрации этих грузовых вагонов и возможности получения заверенных копий представленных предприятием при их первичной регистрации документов, подтверждающих право владения ОАО «Метафракс» железнодорожным подвижным составом.

Уральское территориальное управление Росжелдора сообщило, что не имеет возможности представить испрашиваемые документы, поскольку при подаче заявителем заявления о присвоении номеров железнодорожному подвижному составу не прилагались подлинники документов, подтверждающие право владения.

В результате у ОАО «Метафракс» «на руках» оказались только технические паспорта на спорное движимое имущество.

ОАО «Российские железные дороги» представило в суд справки, согласно которым  вагоны (цистерны) зарегистрированы в их автоматизированной базе данных за ОАО «Метафракс».

Решением суда был установлен факт владения и пользования как своим собственным движимым имуществом, вагонов (цистерн), с момента первичного пономерного учета каждого из вагонов в уполномоченном органе.

Мой комментарий: Вывод из данного судебного разбирательства достаточно очевиден – пока организация владеет недвижимым или движимым имуществом, уничтожать какие-либо документы, подтверждающие факт его приобретения, значит идти на существенный риск.

Не следует забывать, что в Перечнях обычно указаны сроки, в течение которых документы (в своей основной функции) нужны государственным органам. Потребности организации могут быть иными, и документы могут использоваться для выполнения иных функций – в данном случае, для регистрации прав на имущество. Поэтому сроки из Перечня использовать нужно с осторожностью, учитывая собственные потребности организации в документах.

В данном случае я бы рекомендовала в номенклатуре дел для таких документов устанавливать срок хранения 5 лет после выбытия/списания движимого имущества.

Источник: Официальный сайт Высшего Арбитражного Суда РФ
http://ras.arbitr.ru/

1 комментарий:

  1. Спасибо, Наталья, за очередное интересное судебное решение, перетащу к себе на блог.

    ОтветитьУдалить