Арбитражная практика: Копия с копии не считается

Не так часто встречаются судебные решения, в которых судам приходится разбираться в существующем понятийном аппарате в области управления документами. На этот раз Арбитражному суду Новосибирской области, принимая решение по делу №А45-11585/2010, пришлось разбираться с понятием «копии документа».

Суть спора

В мае 2010 года ООО «Дом Люкс» было отказано в допуске к участию в открытом аукционе (цена контракта 8,8 млн. рублей) в связи с тем, что в составе заявки организации была представлена копия с копии устава Общества, а не копия подлинного документа, которая требуется по законодательству.

ООО «Дом Люкс» обратилось с жалобой в УФАС по Новосибирской области на действия Единой комиссии департамента транспорта и дорожно-благоустроительного комплекса мэрии города Новосибирска по размещению муниципального заказа. УФАС по Новосибирской области сочло жалобу обоснованной и предписало устранить нарушения, в том числе и «повторно провести процедуру рассмотрения заявок на участие в аукционе».

Не согласившись с этим, Единая комиссия Департамента обратилась в суд.

Позиция УФАС

По мнению УФАС, ксерокопию Устава, представленную Обществом, можно признать копией документа; соответственно, её копию с копии учредительного документа допустимо было представить в составе заявки.

Позиция суда

Суд установил, что в соответствии со ст. 35 Закона № 94-ФЗ, заявка на участие в аукционе должна содержать копии учредительных документов участника размещения заказа. Участники ООО «Дом Люкс» и ООО «АСК» представили в составе своих заявок копии с копий уставов обществ, не заверенные и не прошитые надлежащим образом.

Суд отметил, что термина «копия с копии документа» в делопроизводстве не существует, и привел существующие определения термина «копия»:

• копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющей юридической силы; а подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа (Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»)
  
  
• копией документа является документ полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

На этом основании суд сделал вывод о том, что «копия с копии документа и копия документа не являются равнозначными документами», и счел действия Единой комиссии правомочными. Копию, по мнению суда, копию можно снимать только с подлинника документа.

Эту позицию поддержали Седьмой арбитражный апелляционный суд (постановление от 23 ноября 2010 г.) и ФАС Западно-Сибирского округа (постановление от 25 февраля 2011 года).

Мой комментарий: Суд всё же изучил вопрос не до конца – хотя и редко, но заверение копий с копий существует в отечественной практике делопроизводства, что отражено и в нормативных документах. Например, согласно ст. 79 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариус может, при выполнении определенных условий, засвидетельствовать верность копии с копии документа:

«Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» (утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1)

Статья 79. Свидетельство верности копии с копии документа

Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Федеральная нотариальная палата в своих методических рекомендациях уточнила, что продолжать этот процесс до бесконечности нельзя:

«Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них» (утв. Решением Правления ФНП от 26 - 27.03.2003, Протокол № 03/03)

3. Свидетельствование верности копии с копии документа. Свидетельствование верности выписки из документа

3.1. Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. Нотариальное свидетельствование копии с копии документа, исходящего от организации, допускается, если копия документа изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и имеет отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

3.2. Количество последовательных свидетельствований верности копии с копии документа ограничено ст. 79 Основ. Согласно ст. 51 Основ формы удостоверительных надписей на свидетельствуемых документах устанавливаются Министерством юстиции РФ. Действующими формами удостоверительных надписей предусмотрено лишь одно последовательное свидетельствование верности копии с копии документа.

Ещё одним примером может служить согласованная с Росархивом «Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении» (утв. приказом Минобразования РФ от 24.07.2000 №2286)

3.7. Порядок снятия и выдачи копий с документов

3.7.1. Копии с документов выдаются с разрешения начальников структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в вузе и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.

3.7.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк вуза, номер, дата, содержание и т.д.).
В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия".
При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии".

Источник: официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://kad.arbitr.ru/