На сайте Росархива для публичного ознакомления выложен проект приказа Федерального архивного агентства «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности», см. http://archives.ru/projects/prik_recom_el_doc.shtml . Свои предложения предлагается посылать по адресу malygina_nv@gov.ru
Уникальное ноу-хау или ИБД?
Забудьте про Сколково и адронные коллайдеры – на наших глазах рождается уникальное отечественное ноу-хау, поскольку за полтора десятилетия внедрения ИКТ в делопроизводстве и государственном управлении до сих пор никому в мире ещё не приходило в голову (в том числе и нашим передовым ведомствам, уже ряд лет успешно внедряющим электронные документы), что нужно составлять подобные перечни.
О деловом назначении этих документов скромно умалчивается, но, на мой взгляд, мы имеем дело с ИБД (имитацией бурной деятельности), затеянной только для того, чтобы Росархиву было чем отчитаться перед Правительством.
Те, кто следит за развитием событий, помнит, что ещё не столь давно Росархив и ВНИИДАД обещали своими силами составить такой перечень. В 2005 году ВНИИДАД подготовил проект «Примерного перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, которые могут вестись в электронном виде». Теперь же решено переложить эту работу на подразделения ДОУ министерств и ведомств, причем из Рекомендаций следует, что ведомства должны составить не просто список документов, но перечень с указанием сроков хранения!
В проекте Рекомендаций четко указано, на чью голову свалилось «счастье»:
Авторы этой затеи, видимо, считают, что в ведомствах полным-полно недогруженных специалистов ДОУ высшей квалификации, способных быстренько, за месяц-другой, сделать то, с чем не справился ВНИИДАД. Посмотрим, что выйдет из этой затеи – во всяком случае, попытка заставить ведомства создать свои ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения пока что особых результатов не дала (и это несмотря на то, что требования к составлению ведомственных перечней содержатся в законодательстве).
Рекомендации по формированию перечней электронных документов
В проекте рекомендаций не приведены основные принципы, на основе которых должно приниматься решение о включении или невключении конкретных видов документов в перечни документов, создаваемых, используемых и хранимых в электронном виде. Я бы предложила следующие критерии:
Любопытно, что из списка документов, которые предлагается использовать при составлении перечней электронных документов (ст.2.2), выпал действующий и являющийся нормативным документом «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры от 31 июля 2007 г. № 1182). К чему бы это?
Базовые рекомендации по отбору документов для включения в перечни электронных документов, на мой взгляд, вполне разумные:
Что же касается электронных образов бумажных документов, то эти образы могут иметь совершенно различный статус – вплоть до статуса подлинника (дубликата), если электронный образ подписан усиленной электронной подписью лица, подписавшего бумажный оригинал. Стоило бы дать государственным органам возможность проявлять гибкость в этом вопросе.
Да и документы длительного срока хранения (более 5 лет) я бы тоже не рекомендовала включать в перечни – по крайней мере, до тех пор, пока Росархив и другие заинтересованные ведомства не выпустят нормативные документы, четко регламентирующие порядок их хранения в электронной форме.
Источник: сайт Росархива
http://archives.ru/projects/prik_recom_el_doc.shtml
Уникальное ноу-хау или ИБД?
Забудьте про Сколково и адронные коллайдеры – на наших глазах рождается уникальное отечественное ноу-хау, поскольку за полтора десятилетия внедрения ИКТ в делопроизводстве и государственном управлении до сих пор никому в мире ещё не приходило в голову (в том числе и нашим передовым ведомствам, уже ряд лет успешно внедряющим электронные документы), что нужно составлять подобные перечни.
О деловом назначении этих документов скромно умалчивается, но, на мой взгляд, мы имеем дело с ИБД (имитацией бурной деятельности), затеянной только для того, чтобы Росархиву было чем отчитаться перед Правительством.
Те, кто следит за развитием событий, помнит, что ещё не столь давно Росархив и ВНИИДАД обещали своими силами составить такой перечень. В 2005 году ВНИИДАД подготовил проект «Примерного перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, которые могут вестись в электронном виде». Теперь же решено переложить эту работу на подразделения ДОУ министерств и ведомств, причем из Рекомендаций следует, что ведомства должны составить не просто список документов, но перечень с указанием сроков хранения!
3.1. Оформление Перечней ЭД федеральных органов исполнительной власти соответствует оформлению перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения.Хотелось бы подчеркнуть, что в п. 5 «Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р, ни о каких сроках хранения документов речи вообще не шло.
В проекте Рекомендаций четко указано, на чью голову свалилось «счастье»:
2.1. Работа по подготовке перечней документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов (далее Перечни ЭД) осуществляется в рамках ведомственных планов по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности.Несомненно, архивисты и делопроизводители ФОИВ будут благодарны Росархиву за то, что тот не даёт им заскучать.
Разработка Перечней ЭД в федеральных органах исполнительной власти осуществляется службами делопроизводства и архивов при участии специалистов структурных подразделений.
Авторы этой затеи, видимо, считают, что в ведомствах полным-полно недогруженных специалистов ДОУ высшей квалификации, способных быстренько, за месяц-другой, сделать то, с чем не справился ВНИИДАД. Посмотрим, что выйдет из этой затеи – во всяком случае, попытка заставить ведомства создать свои ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения пока что особых результатов не дала (и это несмотря на то, что требования к составлению ведомственных перечней содержатся в законодательстве).
Рекомендации по формированию перечней электронных документов
В проекте рекомендаций не приведены основные принципы, на основе которых должно приниматься решение о включении или невключении конкретных видов документов в перечни документов, создаваемых, используемых и хранимых в электронном виде. Я бы предложила следующие критерии:
- Документ в электронной форме выполняет все необходимые деловые функции, принимается всеми заинтересованными сторонами и может быть использован (где это нужно) в качестве полноценного доказательства в случае судебных споров и расследований.
- Ведомство способно обеспечить сохранность документа в электронной форме в течение установленных сроков хранения, с сохранением его юридической значимости, доказательной силы и возможности использования (читаемости). В частности, ведомство знает, как решать проблемы с проверкой исторических электронных подписей, как проводить конверсию/миграцию электронных документов длительного срока хранения в новые форматы с целью сохранения их читаемости – не теряя при этом юридической значимости документов.
- Исключено (не требуется) поступление/создание документов данного вида на бумажных носителях – например, по причине неготовности контрагента к электронному обмену, либо с целью обеспечения непрерывности деловой деятельности в чрезвычайных ситуациях; или же существует регламентированная процедура перевода таких документов из бумажного в электронный вид.
Любопытно, что из списка документов, которые предлагается использовать при составлении перечней электронных документов (ст.2.2), выпал действующий и являющийся нормативным документом «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры от 31 июля 2007 г. № 1182). К чему бы это?
Базовые рекомендации по отбору документов для включения в перечни электронных документов, на мой взгляд, вполне разумные:
2.3. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях [...]Я бы, правда, рекомендовала бы сформулировать ст.ст. 2.3 и 2.6 в менее категорической форме. Известно, например, что большой массив электронных документов, каждый из которых имеет относительно небольшую ценность, снабжённый к тому же хорошими средствами классификации и поиска, может иногда оказаться существенно более ценным ресурсом, чем отдельные его составные части. Этот факт нашёл отражение, например, в соответствующих рекомендациях Национальных Архивов США.
2.4. В Перечни ЭД рекомендуется включать:
2.4.1. Документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения (проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутренняя переписка; документы по регистрации, учету и контролю и др.);
2.4.2. Документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения.
2.5. В Перечни ЭД не включаются:
2.5.1. Документы постоянного срока хранения, за исключением указанных в пункте 2.4.2 настоящих Рекомендаций;
2.5.2. Документы, срок хранения которых не установлен.
2.6. Электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни ЭД не включаются
Что же касается электронных образов бумажных документов, то эти образы могут иметь совершенно различный статус – вплоть до статуса подлинника (дубликата), если электронный образ подписан усиленной электронной подписью лица, подписавшего бумажный оригинал. Стоило бы дать государственным органам возможность проявлять гибкость в этом вопросе.
Да и документы длительного срока хранения (более 5 лет) я бы тоже не рекомендовала включать в перечни – по крайней мере, до тех пор, пока Росархив и другие заинтересованные ведомства не выпустят нормативные документы, четко регламентирующие порядок их хранения в электронной форме.
Источник: сайт Росархива
http://archives.ru/projects/prik_recom_el_doc.shtml
Комментариев нет:
Отправить комментарий